Buenos días, soy Lao Yuan.
Para un proyecto, a menudo hay tres "escalas" a considerar: una es la escala de los usuarios del proyecto, la segunda es el presupuesto del proyecto a cargo y la tercera es la cantidad de personas involucradas en el proyecto.
Si una persona es responsable de un producto con una gran cantidad de usuarios, gasta una gran cantidad de presupuesto y coordina un proyecto de alta complejidad y muchas personas involucradas, al menos se puede hacer un juicio preliminar de que al menos ha visto el mundo. .
De estas tres cosas, la que requiere más habilidades duras y soporte de herramientas es probablemente la última, que es lo que a menudo llamamos habilidades de gestión de proyectos.
Pero, de hecho, muchas personas que acaban de comenzar a probar la gestión de proyectos, incluido el propio Lao Yuan, se han encontrado con estos problemas:
▪ No tengo poder ni poder, entonces ¿por qué la gente me escucha?
▪ Los recursos son limitados, ¿cómo obtener más recursos del jefe?
▪ ¿Cómo se pueden avanzar las misiones de múltiples partes interesadas y ganarse la confianza interdepartamental?
▪ Obviamente todos en el equipo son muy buenos, ¿por qué no pueden trabajar juntos?
De hecho, para hacer un buen trabajo en la gestión de proyectos, debe aprender "tanto duro como blando". Hoy, compartiré con ustedes 2 habilidades de gestión de proyectos resumidas por Lao Yuan después de 7 años en la industria. Para obtener más detalles, consulte este mapa mental.
1. Aclarar los cinco grupos de procesos y dominar los consejos de gestión de proyectos
Si desea hacer un buen trabajo en la gestión de proyectos, la primera habilidad es aclarar los cinco grupos de procesos de la gestión de proyectos.
Se puede decir que el proceso de gestión de proyectos está compuesto por una serie de subprocesos, es un proceso gradual, por lo que el grupo de procesos intermedios de gestión no puede ser ignorado o comprimido en la búsqueda ciega de resultados.
En términos generales, la gestión de proyectos incluye cinco grupos de procesos: inicio, planificación, implementación, seguimiento y cierre .
El proceso de gestión de proyectos no es un evento independiente de una sola vez, se ejecutan en cada etapa del proyecto, ocurren en un orden determinado y tienen actividades superpuestas.
Las etapas del ciclo de vida del proyecto se pueden considerar como un gran proceso de gestión, y las diferentes etapas y procesos están interrelacionados y se restringen entre sí. Por lo general, la salida de un proceso suele ser la entrada del siguiente proceso o el entregable del proyecto.
Desde el comienzo del proyecto hasta la finalización de la entrega, hay múltiples grupos de procesos que interactúan, por lo que la gestión de proyectos es un proceso integral y es necesario coordinar la cooperación, la conexión y el papel de cada proceso con otros procesos.
2. Aprende a comunicar, tú eres el pionero
El núcleo de la gestión de gerentes de proyectos es cultivar a las personas a través de los problemas. Entre ellos, las "cosas" son proyectos, pero el punto final es potenciar el liderazgo de las personas. Para decirlo sin rodeos, las habilidades de gestión de proyectos son para ayudarlo a "hacer que todos lo hagan" y ayudarlo a lograr cosas.
Entre todas las habilidades de gestión de proyectos, la comunicación es la más importante.La comunicación es la transmisión y recepción efectiva de información. Si puede darse cuenta de esto antes que los demás, ya está por delante de muchas personas.
El trabajo principal de un gerente de proyecto es comunicarse con las partes interesadas del proyecto.Hasta cierto punto, el éxito o el fracaso de un proyecto depende de la efectividad de la comunicación entre las partes interesadas del proyecto.
En la gestión de proyectos actual, a menudo ocurre un fenómeno llamado "embudo de comunicación" en la transmisión de información.Debido a varios factores, la información efectiva final es muy poca.
Es casi imposible eliminar por completo el "embudo de comunicación" en la comunicación, por lo que las habilidades de comunicación son especialmente importantes para mantener la eficacia de la comunicación del proyecto.
Habilidad ① Aclarar el propósito de la comunicación.
Se utilizan diferentes medidas de comunicación para lograr diferentes objetivos de gestión de proyectos. Muchos gerentes piensan que solo la acción es lo más importante y rara vez definen cuidadosamente el propósito de la acción antes de emprender la acción.
Otro malentendido es equiparar acción con propósito. "Planifique lentamente, actúe rápido" es un mantra importante y a menudo olvidado.
Habilidad ② Objeto de comunicación claro.
Para dar la información adecuada a las personas adecuadas , es necesario saber quiénes son las personas adecuadas.
El valor de la información varía de persona a persona. La comunicación pierde su sentido si no podemos identificar y definir con quién nos estamos comunicando.
Habilidad ③ Determinar el contenido de la comunicación.
La determinación del contenido de la comunicación debe incluir los siguientes principios.
(1) La información debe ser concisa, clara en su enfoque y precisa en su expresión . En un proceso de comunicación, no debe contener demasiada información, y generalmente no involucra más de tres temas, de lo contrario será difícil que la persona que recibe la información capte la clave de la información, o la clave que cree que es inconsistente con la clave esperamos que él piensa.
(2) La información debe ser honesta . El contenido de la información debe ser lo suficientemente fiable.
(3) La información debe ser estandarizada. La información estandarizada no solo hace que las personas se vean claras y fáciles de entender, sino que también les da una buena sensación, porque el grado de estandarización es el reflejo del grado de gestión.
Habilidad ④ Determinar el método de comunicación y el tiempo.
Elegir una forma adecuada de comunicación, ya sea oral o escrita, puede ayudarlo a mejorar la eficiencia de la comunicación en un corto período de tiempo y mostrarla de la manera más adecuada para las características del rol y las características de personalidad de las partes interesadas del proyecto.
El tiempo y los nodos de comunicación son muy importantes. Para la información, la comunicación debe ser oportuna, porque la información desactualizada no tiene ningún valor.
En cuanto a los nodos de comunicación, en términos generales, es necesario fortalecer la comunicación del proyecto durante el período de transición de cada etapa del ciclo de vida del proyecto, los nodos de hitos y cuando el proyecto cambia.
Habilidad ⑤ Establecer un mecanismo de retroalimentación eficaz.
El mecanismo de retroalimentación es principalmente para resolver tres problemas: ¿Se ha recibido la información? ¿Se ha entendido el mensaje? ¿Ha logrado la comunicación su propósito?
Si no hay una retroalimentación efectiva, problemas como las inconsistencias en la comprensión de la información en la comunicación no se pueden corregir de manera oportuna y también se generará una "retroalimentación negativa", lo que exacerbará los malentendidos entre los interesados del proyecto.
Al comienzo del proyecto, se debe formular el método de comunicación del proyecto y debe ser confirmado por las partes interesadas en la reunión de lanzamiento del proyecto.
En muchos casos, la acumulación técnica por sí sola no puede hacer nada bien. Solo caminando sobre dos piernas podemos caminar rápido y de manera constante.
Acumular tecnología es como sumar, mientras que comprender la gestión de proyectos mientras se hace tecnología es como hacer una multiplicación .
Qué tan lejos puede llegar en este camino no depende de su punto de partida, ni de su posición actual, sino de si tiene entusiasmo continuo y suficiente enfoque para apoyarlo para realmente tomar acción.
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Soy Lao Yuan, bienvenido a seguir mi cuenta oficial [ Gerente de Proyecto Lao Yuan], todos los días se compartirán productos secos de casos de gestión de proyectos .