A diferencia de las grandes corporaciones, las PYMES a menudo tienen que operar con recursos más limitados cuando se trata de la gestión de compras y no tienen el mismo nivel de profesionales de compras con experiencia o técnicas de compras avanzadas. Esto puede hacer que sea más difícil optimizar los procesos de adquisición y lograr el mismo nivel de ahorro de costos y gestión de riesgos que las empresas más grandes. Sin embargo, en las circunstancias adecuadas, las pymes también pueden obtener los mismos beneficios de la contratación que las empresas más grandes.
Por lo general, las PYME gastarán entre el 45 % y el 65 % de los ingresos por ventas en la compra de inversiones. Por lo tanto, la contratación es una oportunidad importante para reducir costos y aumentar la eficiencia. Aquí hay cinco estrategias que pueden ayudar a las PYMES a tener éxito en casi cualquier etapa de adquisición.
1. Aprovechar la tecnología de adquisiciones
Las mejoras tecnológicas en las adquisiciones brindan a las empresas más tiempo e información al tiempo que permiten una integración más sencilla. Por ejemplo, los propietarios de pymes utilizan cada vez más los servicios de software basados en la nube, y el gasto en esta tecnología aumentó un 7 % con respecto al año pasado, y el 85 % de las pymes planea aumentar el gasto en software durante los próximos cinco años.
La investigación muestra que la tecnología adecuada puede tener un impacto positivo en el abastecimiento estratégico, la integración logística y el rendimiento empresarial de una empresa. Sin embargo, ante las nuevas tecnologías, las PYMES pueden vacilar a la hora de adoptar nuevos procesos y herramientas, dificultando el aprendizaje y enfrentando mayores desafíos y riesgos financieros.
2. Mejorar los procesos internos de contratación
Las pymes pueden realizar un seguimiento del desempeño de los proveedores en términos de flexibilidad, entrega a tiempo, costo y calidad a través de una evaluación sistemática estandarizada de los proveedores. Este proceso puede resaltar las ineficiencias de los proveedores y crear calendarios de pedidos para cada categoría individual. Los datos recopilados se pueden utilizar para evaluar la cadena de suministro general de una empresa e identificar oportunidades para acortarla.
Las adquisiciones también deben incluir un análisis anual del gasto y la demanda, así como una revisión semestral o trimestral de los precios de los proveedores. Un análisis de gastos detalla todos los costos y términos relacionados con la adquisición, y un análisis de necesidades identifica los requisitos básicos con un enfoque en mejorar el costo y el volumen.
En general, el proceso de contratación interna debe intentar seguir las normas de contratación de las grandes empresas y la formación estructurada del personal. La adquisición estandarizada ayuda a controlar los costos, aclarar la rendición de cuentas, permitir el seguimiento y la supervisión de los gastos, simplificar los informes y preparar el escenario para el crecimiento.
3. Cultivar alianzas estratégicas
Las pymes deben establecer alianzas estratégicas con proveedores clave para ahorrar tiempo y recursos y generar confianza. Como propietario de una pequeña empresa, tener conversaciones sinceras con socios estratégicos puede ayudar a garantizar que su empresa no gaste de más con costos innecesarios.
Además, si existen costos evitables, es probable que el proveedor ayude activamente a eliminar estos costos, mejorando así la eficiencia de las operaciones comerciales. Por ejemplo, ninguna de las partes se beneficia de una personalización innecesaria si un producto estándar puede lograr el mismo objetivo. Construir relaciones sólidas con los proveedores puede ayudar a aumentar el poder de negociación en las negociaciones, ya que estas discusiones deben girar en torno a resultados mutuamente beneficiosos para ambas partes.
4. Compra conjunta con otros
Incluso con la última y mejor tecnología, procesos de adquisición mejorados y alianzas estratégicas sólidas con proveedores, las pymes aún no pueden lograr ahorros óptimos en adquisiciones debido a su tamaño relativamente pequeño. Esto se debe a que pueden perder poder adquisitivo debido a las menores ventas.
Para hacer frente a este desafío, las PYME pueden asociarse con otras empresas a través de compras conjuntas, obteniendo así descuentos por volumen y realizando ahorros. La adquisición conjunta permite que las pequeñas empresas disfruten de los beneficios de las economías de escala que, de lo contrario, tendrían que pagar más en costos de transacción.
5. Necesidades de subcontratación de adquisiciones
Debido a la naturaleza ocupada del trabajo de las PYMES, y el tiempo y la experiencia necesarios para completar con éxito un plan de adquisiciones, los dueños de negocios pueden considerar subcontratar el trabajo a expertos, lo que en última instancia puede ahorrar dinero a la empresa y generar mayores ahorros. .
Invierta en el software de gestión de adquisiciones
adecuado El software de gestión de adquisiciones es una herramienta esencial para cualquier empresa, sin importar su tamaño. Las pequeñas y medianas empresas pueden sentir el mayor impacto al implementar este software. 8Manage SRM es un software integral de gestión de compras, que incluye compras electrónicas, licitaciones electrónicas, portal y gestión de proveedores, gestión de inventario, integración personalizada, etc., apoya la toma de decisiones con datos y promueve de manera efectiva la implementación de las estrategias de compras anteriores.
- Proceso de adquisición simplificado:
8Manage SRM automatiza tareas como órdenes de compra, procesamiento de facturas y gestión de proveedores, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar las actividades de adquisición. Las PYMES pueden optimizar todo su proceso de compras al adoptar este software.
-Control de presupuesto mejorado:
8Manage SRM brinda información valiosa sobre los patrones de gasto, lo que le permite mantener un control estricto sobre su presupuesto. Las pymes a menudo trabajan con recursos limitados, y con 8Manage SRM, pueden realizar un seguimiento de los costos y tomar decisiones informadas sobre adquisiciones.
- Mejorar la gestión de proveedores:
las pymes pueden utilizar 8Manage SRM para evaluar el rendimiento de sus proveedores, mejorar su ciclo de compras, identificar a los proveedores más estratégicos y establecer relaciones a largo plazo con ellos.
-aumentar la productividad:
8Manage SRM automatiza las tareas rutinarias, como las órdenes de compra, la gestión de proveedores y el procesamiento de facturas, para que los miembros del equipo puedan concentrarse en tareas más importantes.
- Informes precisos:
el sistema integrado de gestión de adquisiciones 8Manage SRM proporciona análisis e informes de datos en tiempo real para las empresas. Como resultado, las pymes pueden mantenerse al día con las últimas tendencias, identificar posibles problemas y solucionarlos inmediatamente antes de que se conviertan en problemas importantes.
Finalmente,
las recomendaciones anteriores deben ser consideradas en conjunto. Para obtener una mayor ventaja competitiva en el mercado, es necesario que las pequeñas y medianas empresas formulen decisiones de gestión de compras que estén en línea con las propias, fortaleciendo las decisiones de gestión de proveedores e integrando recursos externos a la empresa. Y para maximizar el impacto de su estrategia de compras, usar el software de gestión de compras adecuado es una inversión que vale la pena.