¿Cuáles son los sistemas oa gratuitos y fáciles de usar? ¡Haz un balance de estos modelos!
Office Automation (OA) , la abreviatura de Office Automation en inglés. Se puede vincular con los asuntos diarios a través de procesos específicos o enlaces específicos , para mejorar la eficiencia de los documentos oficiales en circulación, aprobación, publicación, etc., realizar la estandarización de la gestión e información de la oficina y reducir los costos operativos de las empresas.
Entonces, hay tantos sistemas OA, ¿ cómo puede una empresa elegir un sistema OA que se adapte a ellos ? A continuación, comparto brevemente los puntos clave para elegir un sistema OA y hago un balance de cuatro sistemas OA gratuitos y fáciles de usar . En primer lugar, antes de elegir un sistema OA, una empresa debe :
1. Identifica tus necesidades
Las empresas no deben estar ciegas al elegir un software, antes de hacer una selección, deben saber lo que necesitan. ¿El estado actual de la empresa es adecuado para el software de gestión? ¿El software de gestión es adecuado para su industria? En otras palabras, primero debemos comprender las vacantes o deficiencias en la gestión empresarial y luego comprender el software adecuado para la empresa .
2. Confirmar los objetivos de gestión
Si una empresa quiere comprar software OA, solo quiere administrar la empresa, por lo que debe tener claro en su corazón qué problemas quiere administrar en la empresa. ¿O dónde está el foco de la gestión?
3. Selección de programas
- Selección del fabricante : al elegir un fabricante de software de sistema OA, el fabricante generalmente necesita ofrecer a los clientes una demostración DEMO. La empresa no solo debe centrarse en la DEMO, sino también organizar una pequeña cantidad de empleados para experimentar el uso en persona, ingresar los datos, y úselo de acuerdo con el proceso comercial de la empresa, y finalmente evalúe el puntaje del software OA.
- Selección de funciones : el software se implementará en la empresa.Si desea elegir el software, incluso una pequeña empresa continuará desarrollándose, por lo que las funciones deben estar completas, y es mejor actualizarse continuamente, para que el software pueda continuar satisfacer las necesidades de la empresa.
- Servicio opcional : Se refiere al servicio posventa del fabricante del software. Después de comprar e implementar una pieza de software, habrá un período de aprendizaje, un período de exploración, un período de familiarización y un período de adaptación.Durante este proceso, el fabricante debe cooperar con él. El software OA que carece de servicios no se puede utilizar durante mucho tiempo.
- Elija el precio: la misma función compara el servicio, el mismo servicio compara el precio y el rendimiento del costo también es una de las condiciones de referencia importantes.
El software del sistema OA bien hecho en el mercado incluye Jiandaoyun , Netease Honeycomb, Teambition, Jinhe Synergy, OA Office, etc.
El siguiente artículo hará un balance de varios software de sistema OA gratuitos y fáciles de usar:
1. Jian Daoyun
Sitio web oficial: https://www.jiandaoyun.com
Jiandaoyun es un sistema de oficina en la nube que integra flujo de trabajo, CRM, ERP y otras funciones . Puede realizar el intercambio y la comunicación de información dentro de la empresa , y admite varios métodos de colaboración y asignación de tareas , como lista de tareas, orden de trabajo, programación, etc. Además, Jiandaoyun también proporciona una poderosa función de creación de informes, que puede realizar estadísticas y análisis de datos de varios negocios de la empresa y brindar apoyo para la toma de decisiones comerciales de la empresa.
La aplicación "Sistema de oficina de operaciones empresariales" de Jiandao Cloud Template Center incluye tres secciones principales: administración, finanzas y personal .
Módulo administrativo : ¡la solicitud de proceso es fácil de manejar!
Los diferentes tipos de formularios de solicitud pasan por diferentes procesos, por ejemplo, la solicitud de suministros de oficina debe ser aprobada por el liderazgo y la administración, mientras que la solicitud de la sala de conferencias solo debe notificar a los participantes. A través de la función de diseño de procesos de Jiandao Cloud, se pueden diseñar procesos únicos para diferentes formularios de solicitud (como se muestra en la figura a continuación):
Después de que el administrador diseñe la aplicación en la computadora, vincúlela a la empresa WeChat/DingTalk/WeChat y luego todos los empleados podrán administrar los datos en sus teléfonos móviles. Tome DingTalk como ejemplo para ver el efecto de visualización del módulo administrativo en el teléfono móvil:
Módulo financiero : ¡todas las consultas de reembolso se pueden manejar con una sola mano!
Con la plataforma de informes de Jiandaoyun, finanzas puede obtener los detalles de gastos e ingresos en tiempo real. Además, con docenas de fórmulas y funciones de Jiandaoyun, puede realizar cálculos automáticos de datos y ayudar efectivamente a finanzas a reducir la carga:
Módulo de personal : ¡es más conveniente administrar internamente y externamente!
El departamento de personal es bastante especial, gestiona transferencias de empleados, contratos, capacitación, asistencia, salario, etc., para necesidades internas, y recluta talentos para necesidades externas.
Todo esto puede ser realizado por Jiandaoyun:
ventaja:
1. Bajo costo : el proceso de aprobación digital ahorra tiempo de comunicación manual, y el tiempo de aprobación y los elementos de contenido son claros;
2. Alta eficiencia : a través de la oficina sin papel, reciba tareas para ser procesadas en cualquier momento y procese el trabajo en PC o terminales móviles ;
3. Alto grado de colaboración interdepartamental : el proceso comercial se entrelaza, lo que evita que cada departamento se convierta en una isla aislada.
4. Gran flexibilidad : admite el acceso de múltiples aplicaciones de terceros, que pueden satisfacer las diferentes necesidades comerciales de las empresas. Las empresas pueden elegir diferentes aplicaciones para la integración de acuerdo con sus propias necesidades comerciales , a fin de realizar mejor la optimización y colaboración de los procesos comerciales.
Plantilla de referencia: https://www.jiandaoyun.com
2. Panal NetEase
Sitio web oficial: https://c.163.com/index.html
NetEase Honeycomb es una plataforma única de oficina colaborativa en la nube, que rápidamente fue bien recibida por los usuarios de varias industrias después de su lanzamiento. Sus funciones principales incluyen, entre otras, soporte multiterminal, comunicación en tiempo real, gestión de flujo de trabajo, etc., que son adecuadas tanto para particulares como para empresas.
ventaja:
1. El método de colaboración es muy flexible y puede admitir que varias personas editen, comenten, aprueben, firmen y aprueben operaciones al mismo tiempo, lo que hace que la colaboración en equipo sea más conveniente;
2. Proporcionar varias medidas de garantía, como seguridad de datos, respaldo y recuperación, etc., que pueden garantizar de manera efectiva la seguridad de la información empresarial.
defecto:
1. La atención se centra principalmente en la gestión del correo electrónico, en lugar de la gestión del flujo de trabajo y la gestión de documentos, que pueden no satisfacer las necesidades de algunos usuarios profesionales;
2. La versión gratuita tiene funciones limitadas y debe comprar la versión premium para experimentar más funciones.
3. trabajo en equipo
Sitio web oficial: https://www.teambition.com/
teambition es un sistema de oficina en la nube muy práctico, que proporciona muchas herramientas de colaboración y herramientas de gestión de proyectos para ayudar a los equipos a completar tareas de manera eficiente y admite la asignación de tareas, la programación, el intercambio de archivos, los comentarios, las discusiones y otros métodos de colaboración.
ventaja:
1. Proporcionar una variedad de herramientas de gestión de proyectos, como diagramas de Gantt y Kanban, que pueden ayudar al equipo a comprender mejor el progreso y la finalización del proyecto;
2. La función de intercambio de archivos es conveniente para realizar un seguimiento de la finalización de las tareas y ajustar el progreso en el tiempo, lo que permite a los miembros del equipo compartir archivos rápidamente y colaborar en línea;
3. Puede comunicarse y discutir en tiempo real.
Contras: la versión gratuita tiene una funcionalidad limitada.
4. Oro y sinergia
Sitio web oficial: http://www.kinggrid.com/jinge_shouye/index.aspx
Jinhe Synergy es un software de sistema OA tradicional con funciones potentes y popular entre las empresas. Proporciona una variedad de funciones prácticas, incluida la gestión del flujo de trabajo, la gestión de documentos, la oficina colaborativa, la gestión del conocimiento, etc., para satisfacer las necesidades de las operaciones diarias de las empresas. Además, este software también proporciona funciones prácticas como informes de datos y búsquedas personalizadas.Los usuarios empresariales pueden comprender mejor varios datos comerciales, optimizar los procesos de gestión y mejorar la eficiencia del trabajo.
ventaja:
1. Admite una variedad de diseños de formularios, que se pueden adaptar de acuerdo con los diferentes requisitos de proceso de la empresa, lo cual es conveniente y fácil de usar.
defecto:
1. El diseño de la interfaz está relativamente desactualizado;
2. Las aplicaciones móviles son relativamente débiles y es difícil satisfacer las necesidades de las oficinas móviles de las empresas modernas;
3. El umbral de uso es alto y requiere cierto nivel técnico;
4. Las funciones de la versión gratuita son relativamente limitadas y debe comprar la versión premium para experimentar más funciones.
5. Feishu
Sitio web oficial: https://www.feishu.cn/
Feishu es un software de sistema de automatización de oficinas muy práctico, que incluye una variedad de funciones básicas como gestión de flujo de trabajo, gestión de documentos, oficina colaborativa y gestión de asistencia.
ventaja:
1. Proporciona muchas funciones avanzadas y opciones de personalización;
2. La función de gestión de autoridad puede garantizar que personal no autorizado no acceda a la información confidencial.
3. Tiene potentes funciones de gestión de reuniones, que incluyen reserva de reuniones, invitación a reuniones, registro de reuniones, etc.;
4. Puede realizar estadísticas y análisis de datos de varios negocios de la empresa y brindar apoyo para la toma de decisiones comerciales de la empresa.
defecto:
1. Más adecuado para medianas empresas.
4. Debe comprar la versión premium para experimentar más funciones.
Este software del sistema OA tiene sus propias ventajas y desventajas. Elegir el software del sistema OA que se adapte a su empresa puede ayudar a la empresa a estandarizar mejor los procesos internos, mejorar la eficiencia del trabajo y el nivel de gestión, y lograr un mayor valor comercial. Espero que este artículo le ayude a elegir un sistema OA gratuito adecuado.