A comunicação interna determina o sucesso ou fracasso da empresa. Aprenda a usar a maior gestora de ferramentas de comunicação, ou seja, um reuniões.
relacionamento Niubi entre gestores e colaboradores é a pedra angular da cultura organizacional. Um reuniões é o caminho para estabelecer essas relações.
Estudos têm demonstrado que os funcionários e gerentes se reúnem regularmente para sentir a possibilidade de participação no trabalho a ser três vezes maior. Ainda assim, a maioria dos gestores ainda não se reúnem regularmente com funcionários individuais. Como resultado, excelente equipe renúncia, o declínio experiência do cliente em perdas de negócios.
Um reuniões, fornecendo um de criação de confiança, resolução de problemas, a partilha de feedback e apoio para ajudar os funcionários a se sentir maneira simples de resolver estes problemas. Adobe acredita que um reuniões podem ajudar a reduzir 30 por cento de demissão voluntária, enquanto a GE irá melhorar a sua produtividade graças a cinco vezes.
Um reuniões possíveis para mudar completamente sua organização. No entanto, se não existe um quadro bom e modo de pensar, eles podem tornar-se o seu calendário é a mais terrível, a reunião mais embaraçoso. Este artigo irá mostrar-lhe os benefícios reais de um para um reuniões e como executar essas reuniões corretamente, ele irá ajudá-lo.
O que é um para uma reunião?
Um reuniões é especificamente recorrentes nomeações para o diálogo pessoal entre gerentes e funcionários. E reuniões de negócios (atualizações de projetos, reuniões de plano, etc.) diferentes, um para uma reunião sobre o suporte e desenvolvimento de pessoal. tópicos da conferência flexível, geralmente incluindo orientação, orientação, resolução de conflitos, esclarecendo expectativas e até mesmo assuntos pessoais.
Sou a favor da convocação últimos 30 minutos da reunião, que está programada para ser realizada semanalmente no mesmo tempo e lugar. 15 minutos antes da agenda para os funcionários depois de 15 minutos para a agenda do gestor. Se o diálogo levando mais tempo do que o esperado, de modo que você tiver uma emergência ou encurtar a sua duração, você pode obter a partir do gestor em vez do tempo dos funcionários. A conferência é sobre a construção de confiança e pessoal de apoio, de modo que deve ser uma prioridade.
Reuniu-se várias vezes antes, seus funcionários podem não ter muito a dizer. Supõe-se que tanto de você não está familiarizado, eles podem não saber que eles deveriam ser mais abertos. Não levá-la a sério. Quando você tem que mostrar boa vontade e desejo sincero de conhecê-los, eles vão abrir seus corações.
Um dos benefícios da reunião
Acredita-se que uma boa reuniões pode melhorar empregado engajamento, retenção e desempenho. No entanto, uma simples discussão tão de como ele pode ser tão poderoso?
Um alinhamento reuniões alvo
Para os gestores, os benefícios de um a uma reunião pode ouvir o trabalho dos colaboradores eo trabalho da próxima semana. Isso permite que os gerentes para fornecer feedback e assegurar que o comportamento dos funcionários em linha com os objetivos maiores da organização.
Para os funcionários, eles podem obter expectativas claras, o que torna mais fácil para eles para saber se eles fazê-lo bem. Isso soa como uma brisa, mas 9/10 de gestores para evitar, por medo de respostas da equipe pobres dado feedback negativo, portanto, menos de 50% dos funcionários saber se eles estão fazendo bem.
Pense sobre a repetição de erros perda de produtividade dos funcionários (porque não dar-lhes feedback) causado. Ou, pior ainda, quando eles passam muito tempo em tarefas simples, porque eles têm medo de cometer erros. Um a um encontro pode resolver este problema.
construir a confiança
Alguns gerentes defendido trabalho completamente separado e vida doméstica. Eles preferem barreiras interpessoais, e espero que todos possam manter a sua vida privada. Esses gerentes se esforçam para fidelização de construção, e muitas vezes perdem os melhores funcionários.
A base da equipa de alto desempenho é a confiança, as pessoas não confiam em alguém que eles não conhecem. Isto é verdade entre os colegas, também é verdade entre os funcionários e gerentes.
Um reuniões para que os gestores e funcionários conhecem uns aos outros e estabelecer uma conexão. Isto irá evoluir para o respeito mútuo e compreensão, o que trará benefícios. Por exemplo, quando os funcionários se sentem como membros da mesma equipe, eles são mais propensos a sacrificar (por exemplo, durante a semana de férias ou ficar até tarde para completar o projeto). Eles se preocupam mais com as pessoas do que a empresa, você precisa dar-lhes uma razão para se preocupar com você.
Quando você manter um contacto estreito com a equipe, você pode determinar quaisquer mudanças em suas vidas em responder iminente e de forma proativa. Por exemplo, uma confiança em sua equipe pode dizer se eles estão considerando voltar para a escola e se mudou para fora da cidade ou à procura de um novo emprego. Isso lhe dá tempo para planejar sua partida e todo o caminho para apoiá-los. Curiosamente, quando eu queria mudar de emprego, gostaria de exortar o novo empregador para me dar tempo de um mês para ajudar a minha transição gerente. No entanto, se não estabelecemos contato, eu poderia informar-nos duas semanas de antecedência.
satisfação no trabalho melhorado e engajamento dos funcionários
Os empregados de hoje são educados, eles têm uma variedade de opções, incluindo a auto-emprego e trabalho. Como resultado, um emprego estável e um salário competitivo é insuficiente para satisfazer as exigências dos funcionários, não deve ser assim. os gerentes de hoje precisa criar incentivos e inspirando ambiente de trabalho.
Um reuniões permitem que os gerentes para encontrar objetivos pessoais e profissionais do pessoal, e encontrar maneiras de vincular-se com o trabalho atual. Por exemplo, você pode achar que Jane queria promoção, mas requer experiência em gerenciamento de projeto. Você pode deixar que Jane tem tempo para perseguir seu objetivo de apoio ao projecto, bem como as organizações para fornecer suporte para resolver o problema.
Um reuniões também mostra como a missão mais ampla de seu trabalho para apoiar o pessoal da organização. Saiba como contribuir para a causa maior empregados geralmente mais felizes e satisfeitos com o seu trabalho. Você pode ter ouvido o zelador, quando o presidente John F. Kennedy, quando perguntado o que ele fez na NASA, ele orgulhosamente declarou que estava "ajudando um homem na lua." Como gerente, não importa que tipo de trabalho o pessoal, você vai querer intimamente ligada com a tarefa. A conferência é criar uma conexão unidirecional.
Ajuda reter funcionários talentosos
Quando os funcionários se sentem valorizados, apoiados e ligados ao trabalho, eles são mais propensos a sair do seu lado. Isso é valioso para qualquer organização, pois pode melhorar a coesão da equipe, melhorar a cultura, melhorar o moral e evitar o custo de contratação e on-boarding novos funcionários.
Você nunca pode evitar o fluxo de aposentados e promoção traz, mas bem, quando isso acontece, você deve comemorar! Porque você não quer que os funcionários não querem trabalhar para você e licença. Um a um encontro para que os gestores possam identificar e resolvê-lo muito antes do surgimento de descontentamento.
Como eficaz um reuniões realizadas
Se feito corretamente, um em um reuniões podem ajudar os gestores a mudar a cultura da organização. Se bem feito, eles vão perder tempo e para aumentar seus problemas de confiança. Você pode seguir estas etapas para obter os benefícios da antiga e evitar o último:
1. reuniões individuais alinhadas, alinhe a prioridade, não cancelada
Para os gestores, este é você construir a confiança, apoio e tempo para provar o seu investimento em pessoal. Para seus funcionários, esta pode ser sua única oportunidade real para discutir o trabalho e compartilhar idéias com você.
O melhor seu um regulares reunião de um, de preferência uma vez por semana, e fazer o nosso melhor para cumprir o calendário de reuniões. Crise fará com que o fora ocasional de seu programa normal, o que é bom. Nestes casos, por favor não cancelar, você só precisa reagendar a semana pode ser.
Se você precisar reagendar, por favor não mudar no Outlook para enviar uma reunião na ausência de contexto. Vá falar com os funcionários para que eles saibam o que aconteceu. Isto significa que respeito, e você não apenas diminuir sua prioridade. Neste cautela, para não simplesmente diminuir sua prioridade. Poucas coisas são mais importantes do que as pessoas. Se você achar que deve ser remarcada uma reunião por semana, seria um "você" problema - pode estar relacionada com a comunicação prioridade ou limites. Resolvê-lo.
2. Faça uma Reunião personalizado
Seus funcionários são um indivíduo único, para estabelecer contato com eles, você precisa manter a flexibilidade. Diferentes funcionários vão querer falar sobre coisas diferentes, você vai ouvir sobre o trabalho, informações vida pessoal, objetivos, esportes e todos os tipos de coisas. Grato por tudo isso, porque a informação fornecida para você cada confiança expressa. Ouça com atenção, fazer perguntas, tomar notas no momento certo, para não trair a confiança. Acontece um em um reuniões permanecerá em uma sessão (a não ser, claro, em violação do código de conduta).
3. Escolha uma tranquila e confortável espaço
Existe uma ligação entre o espaço de encontro e qualidade da chamada. Se você se encontra no escritório, e que é o seu espaço, este é um bom show, não importa o quão bela decoração, são assustadores. Você tinha sala de reunião pública melhor, café ou a pé.
Seu escritório para reuniões de negócios, mas para um reuniões, por favor, permitir que os funcionários escolher o seu próprio espaço. Incentivá-los a escolher o que eles gostam, não o que eles acham que vai apaziguar a sua coisa. A única consideração que você deve fazer é, você não receberá a atenção de outros empregados, e você tem um certo grau de privacidade para outros transeuntes.
4. Eliminação de interferência
Este é um momento sagrado entre você e seus funcionários. Isso significa que você precisa para evitar perturbar os outros funcionários, os telefones celulares e laptops no lado, e depois ouvir. distrações manipulados poderia um sucesso da reunião.
Eu tenho um gerente, muitas vezes ele parou um reuniões para responder às nossas mensagens instantâneas e chamadas de telefone. Isto indica um alvo prioritário Eu não sou um para um reuniões. Pior, eles nem sequer respeitar o meu tempo para o final da reunião, para que eu possa voltar ao trabalho. Então, eu sempre compartilhar tão pouco quanto possível, para que possamos acabar e sair.
Por outro lado, meus gerentes oferecem um bom apoio, aconselhamento e resposta, e eu estou realmente ansioso para o nosso uma em uma reunião. Eu sou uma dessas reuniões para torná-lo possível construir suas habilidades e desenvolver suas carreiras. Como resultado, eu tenho cada vez mais difícil do que na organização de lealdade, estou muito feliz em trabalhar para eles novamente.
Fazer o último, não o primeiro.
5. fechados até ouvir
Um reuniões é seu apoio necessidades de pessoal tempo para crescer e ocupação exclusiva. Este é o seu tempo para ajudá-los a resolver quaisquer problemas encontrados, e assegurar-lhes que eles estão no caminho certo. Para fazer isso, você precisa ouvir as suas opiniões. Às vezes, eles compartilhar publicamente, às vezes é preciso pronta. Por exemplo, "como você se sente .." "Diga-me mais sobre .." e "O que posso fazer para ajudar .." tipo de problemas.
Muitas vezes share lascado sua sabedoria é muito natural. Uma boa regra de ouro é para dizer mais do que o dobro do que ouvi-lo. Se precisar de ajuda para melhorar suas habilidades de escuta, lê Dale Carnegie de "Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas", um livro.
6. prestação de contas
Na parte da conferência, para que seus funcionários definiu seu compromisso entre agora e a primeira em uma reunião para o próximo pode ser feito. Você vai precisar para apoiar o seu desenvolvimento e comprometimento associado a um trabalho particular. Você também pode fazer um compromisso com eles, então eles serão todos registrados em um notebook.
Após a reunião, digite o resumo da discussão e, em seguida, enviá-lo para os funcionários. Isso garante que tanto de você não vai esquecer os compromissos assumidos e criar uma espécie de "pista de papel" para referência.
7. Peça feedback sobre si mesmo
Quando você fala isso, perguntar o que poderia ser melhor suporte, gerenciar e comunicar com eles. Você está procurando uma ênfase específica no feedback operacional, em vez de reclamar. Se isso não é algo que você pode controlar, seria inútil.
Você quer que seus funcionários para ser capaz de ter reservas, e teria vergonha de fazê-lo mais cedo. Você precisa construir confiança, então eles vão se sentir em sua presença criticar seu chefe muito confortável, é preciso tempo, portanto, não ser muito impulsivo.
Um reuniões Tema
Seu tempo é relativamente curto, então não espere uma dúzia de temas. Selecione 3 ou 4, mas com antecedência. Considere o seu status de relacionamento e sua relação com a organização. Por exemplo, não pergunte novo gabarito funcionários em suas habilidades de gestão, e não pedir o pessoal de saída como ajudá-los a desenvolver carreiras.
Eu quero decidir antes do tempo para fazer a pergunta, então pelo menos algumas horas de antecedência para informar os funcionários, para que eles tenham tempo para se preparar. Por exemplo, eu costumo enviar este e-mail:
"Hey, Jane,
Em um de hoje em uma reunião, eu gostaria de rever seus objetivos, e para ouvir o seu progresso no projeto x (por favor me envie o projecto antes de 12 horas, então eu olhar para frente).
Você me perguntou na semana passada sobre essas coisas, eu tenho desde que com as últimas informações, de que outra forma eu deveria fazer para prepará-lo?
- Chris. "
Com o tempo, essas reuniões se tornará natural e harmoniosa. No entanto, numa fase inicial, pode ser necessário para promover o diálogo. A lista a seguir fornece algumas boas dicas de discussão:
- Qual é a sua próxima meta da semana? Como posso fazer para apoiar seus objetivos?
- No mês passado, você está feliz com o que? O que você mais feliz?
- Você quer gastar mais / menos tempo para fazer o que? Como você fazer este trabalho tem alguma idéia?
- Na semana passada, o que você mais se orgulha disso? Você vai fazer algo diferente?
- Você quer fazer melhor em termos de quê?
- Quais são os obstáculos que encontrar?
- Você ainda precisa de mim? Você pode reduzir o uso?
- Você tem algum comentário sobre a minha maneira de comunicá-lo? Como posso comunicar melhor com você?
- Se você fosse eu, o que você faria?
Introduzir um reuniões
Os funcionários geralmente são céticos do processo de mudança, então você precisa para se comunicar suas intenções e motivos. Por exemplo, se uma das conferências de repente apareceu em seu calendário, e você nunca fez antes, eles podem pensar-se em apuros. Você pode resolver esse problema por demais evidente na introdução. Quando eu estava conhecendo um a um com uma nova equipe, vou começar com um reuniões em um reuniões regulares da equipe: uma em uma reunião eu disse à equipe que, por que uma em uma reunião, o formulário será utilizado enfatizar meu compromisso com eles, e para esclarecer todos terão eles - não prefere nenhuma exceção. Após a reunião, eu vou continuar a enviar e-mail da seguinte forma:
"Ei,
Na reunião de hoje, eu introduziu o conceito de um para um encontro, pretendemos começar na próxima semana. Se você tem dúvidas sobre essas questões não resolvidas, sinta-se livre para fazer perguntas, podemos discutir com antecedência.
Além disso, por favor me diga sua data / hora / local preferido. Reunião pode ser o escritório, fazer uma caminhada, café, ou mesmo em qualquer lugar, desde que dentro de 5 minutos, eu estou feliz. Se mais tarde você achar que a sua escolha inadequada, pode alterar sua seleção a qualquer momento, por isso não há necessidade de preocupação. Por favor, envie informações para mim, para que eu possa organizá-los em nosso calendário.
Obrigado por aceitar este novo processo, eu não posso esperar para começar!
Regards, Chris. "
Considerações finais
Embora você fazer tantos esforços, alguns funcionários ainda tê-los se sentir estranho por um tempo. Não desanime. As pessoas têm sua própria personalidade e experiência, então eles vão fazer estas reuniões diferentes interpretações. Você pode fazer é demonstração consistente de boa vontade, e comportamento digno de confiança, eles aparecerão.
Baseado na minha experiência como um empregado, um bom encontros são a principal força motriz da minha carreira, eu não tenho um bom no trabalho de conferência, eles são a principal razão para eu sair. Como um gerente, um a um reuniões para me ajudar a resolver o problema de retenção e desempenho, para treinar funcionários para gerentes, faz um trabalho interessante.
Obrigado pela leitura. Eu adoraria ouvir seus pensamentos: Como experimentar 1 a 1? Existem avanços significativos em TI? Há grandes erros que?