Les documents, au sens large, désignent des documents officiels ou des lettres ou des articles liés à des politiques et à des théories. La catégorie des fichiers est très large et les logiciels ou programmes tels que les antivirus et les jeux exécutés sur l'ordinateur peuvent être appelés fichiers.
« Document » au sens étroit désigne généralement des documents ou des documents officiels. Les documents sont des enregistrements produits par des personnes dans diverses activités sociales. Les « documents » au sens étroit ne peuvent être assimilés à des « archives ». La principale différence entre eux est de savoir s'ils ont une valeur de conservation et s'ils ont la nature de documents originaux. Si les deux sont disponibles, il peut être appelé un "fichier", sinon il ne peut être compté que comme un document. Bien que les deux se chevauchent beaucoup, ils ne doivent pas être assimilés.
1. Règles de nommage des fichiers
En raison du large éventail de fichiers, la dénomination standard est très importante. De manière générale, un fichier se compose de deux parties, le nom du fichier et le suffixe du fichier, et le suffixe est également communément appelé l'extension. Généralement, le nom du suffixe est composé de 3 à 4 lettres. Par exemple, si vous écrivez un article sur la spécification du format de nommage des fichiers sur Word, vous pouvez nommer le fichier devant le nom de fichier lié à la spécification du format de nommage des fichiers. le suffixe est au format doc. Le nom de fichier de ce fichier correspond au format de dénomination de fichier spécification.doc. La règle de nommage des fichiers est que le nom du fichier ne peut pas dépasser 255 caractères anglais et les caractères chinois ne peuvent pas dépasser 127. Les lettres anglaises, les symboles, les espaces, etc. saisis au clavier peuvent être utilisés comme caractères du nom de fichier. Cependant, il reste encore quelques caractères spéciaux réservés par le système qui ne peuvent pas être utilisés. Pour les fichiers de bureau généraux, la norme les noms de fichiers et de dossiers sont les suivants :
(1) Structure de dénomination du fichier : nom du projet (ou numéro de projet)_nom du fichier_date_numéro de version V. Suffixe de fichier tel que : Doc_PCPIS Proposal_20101112_V1.0.doc (2) Le nom du fichier se compose de quatre parties : la première partie est le nom
ou le numéro du projet , la deuxième partie est la description du fichier, la troisième partie est la date du fichier actuel et la quatrième partie est l'identification de l'étape du fichier plus le suffixe du fichier.
(3) Si le fichier d'une même version et d'une même étape a été modifié plus de deux fois, un numéro doit être ajouté après le numéro de version, et le numéro de chaque modification doit être augmenté de 1 ; Ajouter des noms ou des initiales pour différencier .
2. Convention de nommage des dossiers 1. Structure standard de nommage des dossiers : nom du projet (ou numéro de projet) – nom du dossier – date.
(1) Tout d'abord, organisez et classez les fichiers en créant des dossiers pour une recherche et une utilisation faciles ;
(2) Lorsque vous utilisez la recherche Windows ou d'autres outils de recherche (tels que Tout) pour effectuer une recherche, il sera plus pratique et facile de trouver ce que vous voulez
(3) Cultivez une bonne habitude d'organiser les fichiers ; (
4) Vous pouvez connaître la date d'exploitation du fichier, qui peut être la date de création ou la date de modification.
2. Afin de mieux organiser vos propres fichiers, vous pouvez ajouter plusieurs symboles spéciaux pour identifier les fichiers dans différents états :
(1) ! (Point d'exclamation) - marque les fichiers ou dossiers importants ;
(2), # (signe dièse) - marque les fichiers ou dossiers en attente de traitement ;
(3) @ (@ signe) - marque les fichiers ou fichiers en cours de traitement Pour ces fichiers qui ont été traités, ils doivent être placés dans un dossier approprié, de sorte qu'aucun symbole spécial ne soit marqué. L'utilisation de ces symboles est utilisée comme premier mot du nom de fichier. Dans un tel dossier, les fichiers marqués de symboles spéciaux seront organisés ensemble, ce qui sera plus pratique à trouver et à utiliser.