Verbessern Sie die Produktivität mit der Zeitblockierung in Tracup (vollständige Anleitung)

Wenn der Arbeitstag zu Ende geht und so viele Aufgaben zu erledigen sind, denken Sie dann: „Ich brauche jeden Tag mehr Zeit …“ oder „Häh? Es ist schon 17 Uhr?!“

Egal, ob Sie an einem Projekt arbeiten und sich durch soziale Medien abgelenkt fühlen, oder ob Sie einige persönliche Projekte haben, die Ihre Aufmerksamkeit außerhalb der Arbeitszeit erfordern, es kann Sie während der Arbeitszeit leicht aus der Bahn werfen.

Durch die Vermischung unterschiedlicher Situationen im Büroalltag ist der Wunsch, die Arbeit rechtzeitig erledigen zu können, zu einem häufigen Problem am Arbeitsplatz geworden.

Auch wenn Sie unsere Ablenkungen nicht vorhersagen können, können Sie sich vorbereiten, indem Sie sich Zeit nehmen, um sich auf Ihre wichtigsten und dringendsten Aufgaben zu konzentrieren.

Das nennt man Zeitblockierung!

Dieser Artikel zeigt Ihnen die Vorteile der Zeitblockierung. Kommen Sie und sehen Sie mit Tracup , wie Sie Ihre Zeit optimal nutzen und Ihr Arbeitsleben meistern können.

Was ist Zeitblockierung?

Zeitblockierung ist eine Zeitmanagementtechnik, die Ihnen hilft, Ihren Tag in kleinere Zeitabschnitte aufzuteilen. Jeder Zeitblock ist einer einzelnen Aufgabe oder einer Gruppe ähnlicher Aufgaben gewidmet, und im Gegensatz zu einer To-Do-Liste geben Zeitblöcke Struktur und eine zugeteilte Zeit vor, zu der Aufgaben erledigt werden sollen.

Eine zeitliche Begrenzung kann hilfreich sein für:

Schlechte Planungsfähigkeiten
Keine Priorisierung möglich (dringend vs. nicht dringend)
kein klares Ziel
schlecht darin, die Zeit einzuschätzen
Sich unmotiviert oder desinteressiert an der anstehenden Aufgabe fühlen

Vorteile der Zeitblockierung

Für viele Menschen ist Zeitmanagement ein großes Problem. Es gibt immer zu viel zu tun und zu wenig Zeit am Tag. Dies kann zu Stress, Burnout, Angstzuständen und sogar Depressionen führen.

Aber durch die Einführung effektiver Zeitlimits können Sie Ihre Produktivität steigern und mehr Kontrolle über Ihr Leben haben! Ganz gleich, ob Sie mit unzähligen Aufgaben auf Ihrer Liste überfordert sind, sich nicht auf eine Aufgabe konzentrieren können oder einfach nur über schlechte Zeitmanagementfähigkeiten verfügen: Time Block gibt Ihnen garantiert die Grenzen, die Sie brauchen, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Zeitblockierung hilft nicht nur dabei, Ihr Gehirn darin zu trainieren, mit der Zeit gesunde Grenzen zu setzen und gesunde Gewohnheiten zu entwickeln, sondern hat auch eine Reihe von Vorteilen, darunter:

Fördert eine bessere psychische Gesundheit (reduziert Stress und Ängste)
Ermöglicht eine bessere Aufgabenorganisation
Ermöglicht es, die Arbeitsbelastung im Voraus zu erkennen und entsprechend zu priorisieren, um Überlastung und Burnout zu vermeiden
Ermöglichen Sie Ihrem Team, den richtigen Zeitplan festzulegen und Fristen einzuhalten
Verbessern Sie Konzentration und Produktivität
Ermöglicht es Ihnen, in einen Flow-Zustand zu gelangen und tiefe Arbeit zu leisten

Apropos Flow-Zustand: Lassen Sie uns darüber sprechen, was er ist und wie er bei der Tiefenarbeit helfen kann.

Tiefe Arbeits- und Flow-Zustände

Haben Sie jemals eine Situation erlebt, in der Sie den Überblick über die Zeit verlieren, weil Sie völlig in die Aktivität oder Aufgabe vertieft sind, die Sie gerade erledigen?

Denken Sie an eine Zeit bei der Arbeit, in der Sie sich sehr konzentriert und kreativ fühlen und die Dinge für Sie ganz natürlich fließen.

Vielleicht passiert das, wenn Sie Ihrem Lieblingssport oder Hobby nachgehen. Was auch immer es für Sie ist, das Gefühl und die Einstellung sind es, die Ihnen so viel Spaß machen und das Beste aus Ihnen herausholen, das gute Gründe für gute Leistungen ist.

In der positiven Psychologie ermöglicht es einem, sich in einem Zustand des Flusses zu befinden, intensiv zu arbeiten und sich voll und ganz auf die anstehende Aufgabe oder Aktivität zu konzentrieren.

Aber Zeitblockierungen helfen Ihnen nicht nur dabei, tiefgreifende Arbeit zu leisten, sondern ermöglichen Ihnen auch, Ihr Gehirn zu trainieren, oberflächliche Arbeit zu leisten.

Deep Work vs. Shallow Work

Aufgaben, die intensive Arbeit erfordern, erfordern Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Deep-Work-Aktivitäten sind geistig anspruchsvoll und werden in einer ablenkungsfreien Umgebung empfohlen, um Ihnen zu helfen, in den Flow-Zustand zu gelangen.

Hier sind einige Beispiele für tiefe Arbeit:

Schreiben Sie kreative und informative Inhalte
Bremsstrategie
Daten analysieren
Bericht erstellen
Codierung

Andererseits erfordern oberflächliche Arbeitstätigkeiten nicht viel Gehirnleistung. Diese kleinen Aufgaben erfordern nicht Ihre volle Aufmerksamkeit, da sie kognitiv nicht anspruchsvoll sind.

Hier sind einige Beispiele für oberflächliche Arbeit:

E-Mails anzeigen und beantworten
Organisieren Sie Ihren Zeitplan, Ihre Dateien und Aufgaben
Suchen Sie nach Updates und Benachrichtigungen
Auf Kommentar antworten
Verwaltungsaufgaben

Unabhängig von Ihrer Rolle oder Branche werden Sie höchstwahrscheinlich beide Arten von Aktivitäten im Laufe Ihres Tages unter einen Hut bringen.

Der Schlüssel ist der Zeitblock.

Zeitblockierungen können Ihnen dabei helfen, Ihre Gehirnleistung zu maximieren, tiefe und oberflächliche Arbeit effektiv in Einklang zu bringen und einem Burnout vorzubeugen.

Arten der Zeitblockierung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Zeitblockierung zu nutzen. Zu wissen, was Ihre Aufgaben sind und welche Art von Zeitblockierungsansatz den Anforderungen dieser Aufgaben entspricht, wird der Schlüssel zu Ihrem Erfolg sein.

Aufgabenstapelung: Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen und erledigen Sie sie alle auf einmal, anstatt sie sporadisch über den Tag verteilt auszuführen.
Tägliche Planung: Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben für einen Tag und konzentrieren Sie sich auf jede Aufgabe.
Zeitlimits: Begrenzen Sie die Zeit, die Sie für Aufgaben aufwenden.

Diese drei Arten der Zeitblockierung können Ihnen dabei helfen, die Zeit effizienter zu nutzen und sich weiterhin auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

So verwenden Sie Tracup zur effizienten Zeitblockierung

Sie können Ihren Zeitplan planen und organisieren, aber der beste und effizienteste Weg, Ihren Kalender einzurichten, ist mit einem Projektmanagement-Tool, mit dem Sie ganz einfach Zeitblöcke hinzufügen, bearbeiten und anzeigen können, wie z. B. Tracup .

Tracup ist ein Aufgabenverwaltungstool, das eine Vielzahl anpassbarer Funktionen bietet, mit denen Sie solide Zeitpläne erstellen, Zeit verwalten und die Produktivität steigern können.

Registrieren Sie sich kostenlos für ein Tracup- Konto, um die folgenden Hauptfunktionen zu entdecken:

Mehrere Ansichtsoptionen – wählen Sie Ihre bevorzugte Art, Ihre Aufgaben anzuzeigen (Board, Liste, Kalender usw.)
Gantt-Ansicht – sehen Sie alle Aufgaben im gesamten Arbeitsbereich
Workload-Ansicht – Planen, überwachen und verwalten Sie Ihre Arbeitslast
Benutzerdefinierter Status – sehen Sie, in welcher Phase sich jede Aufgabe befindet
Prioritätsflags – Weisen Sie Flags zu, um dringende Aufgaben zu priorisieren
Aufgabenliste : Aufgabenliste zu Aufgaben hinzufügen
Zeitschätzungen – Fügen Sie Schätzungen zu Aufgaben hinzu, um die Arbeitsbelastung zu verwalten (Tipp: Verwenden Sie diese Funktion bei Zeitbeschränkungen!)
Native Time Tracker – Verfolgen Sie ganz einfach die für Aufgaben aufgewendete Zeit und konzentrieren Sie sich auf intensive Arbeit
Start- und Fälligkeitstermine: Erstellen Sie einen klaren Zeitplan, indem Sie festlegen, wann Aufgaben beginnen und enden sollen
Abhängigkeiten : Verknüpfen Sie verwandte Aufgaben und sehen Sie, welche Aufgaben andere Aufgaben blockieren oder auf sie warten (Hinweis: Diese Funktionen eignen sich hervorragend für die Aufgabenstapelung und tägliche Themen!)
Aufgaben-Tags – Fügen Sie benutzerdefinierte Tags hinzu, um Ihre Aufgaben zu kategorisieren und zu organisieren (noch ein Tipp: Dies ist auch für Aufgabenstapel und tägliche Themen hilfreich!)
und mehr; die vollständige Funktionsliste finden Sie hier !

Nächster Schritt: Zeitblöcke in Tracup einplanen

Nachdem Sie nun einige der wichtigsten Funktionen von Tracup zur Zeitblockierung kennen, zeigen wir Ihnen, wie Sie sie verwenden! Erstellen Sie zunächst Ihre Aufgaben in Tracup und fügen Sie jeder Aufgabe Folgendes hinzu:

Aufgabenbeschreibung hinzufügen
Fügen Sie Beauftragte und Beobachter hinzu
Prioritätsflagge hinzufügen
Zeitschätzung hinzufügen
Fügen Sie Start- und Fälligkeitstermine hinzu
Fügen Sie Aufgaben-Tags hinzu
Beziehungen und Abhängigkeiten hinzufügen (falls zutreffend)
To-Do-Liste hinzufügen (falls zutreffend)

Sobald Sie eine Aufgabe erstellt und alle wichtigen Details hinzugefügt haben, wählen Sie Ihre Lieblingsansicht und klicken Sie darauf, um Ihren Zeitplan aus der Vogelperspektive zu betrachten!

Übernehmen Sie mit Tracup die Kontrolle über Ihre Zeit

Die meisten von uns leiden unter Schlafmangel und sind ständig unterwegs ... Wenn Sie produktiver und weniger gestresst sein möchten, ist es Zeit für eine Veränderung!

Zeitlimits können eine effektive Möglichkeit sein, Ihre Tage zu organisieren, Aufgaben zu priorisieren und Ihre Zeit effizienter zu verwalten.

So können Sie sicherstellen, dass Sie den ganzen Tag über über genügend Energie verfügen, um produktiv zu sein, und sich während der Arbeit einige Pausen gönnen.

Effektive Zeitmanagementtechniken wie diese sind großartig für die psychische Gesundheit! Sie können Burnout reduzieren, indem Sie gesunde Gewohnheiten entwickeln.

Mithilfe eines Aufgabenverwaltungstools wie Tracup können Sie Ihre Arbeitszeiten besser verwalten!

Probieren Sie es aus, probieren Sie es jetzt kostenlos aus ! Fangen Sie an, Ihre Zeit besser zu verwalten!