(Kleines Theater: eines Tages Mittagszeit)
„Warum gibt es in letzter Zeit so viele Meetings? Ich hatte morgens ein zweistündiges Meeting und es gibt endlose Anforderungen.“ „
Vergiss es, ich habe heute drei Meetings geplant, und das tue ich nicht.“ „Ich habe keine Zeit, mich um irgendetwas anderes zu kümmern. Arbeit, ich weiß nicht, wann ich Feierabend machen kann ...“
Laut einer Microsoft-Umfrage unter 31.000 Mitarbeitern weltweit sind ineffektive Besprechungen die Ablenkung Nummer eins, die sich auf die Arbeitsproduktivität auswirkt, gefolgt von zu vielen Besprechungen .
Große und kleine Synchronisierungsbesprechungen, Diskussionen, Überprüfungsbesprechungen und Überprüfungsbesprechungen unterbrechen nicht nur die Arbeitszeit, sondern führen auch dazu, dass Mitglieder aufgrund des „Meeting-Recovery-Syndroms“ nicht in der Lage sind, sich sofort von ineffektiven Besprechungen zu erholen und ihre Aufmerksamkeit wieder auf die Arbeit zu richten. Die Unfähigkeit, immersive Arbeitszeiten zu schaffen und einen Zustand tiefer Konzentration aufrechtzuerhalten, wirkt sich stark auf die Arbeitseffizienz von Einzelpersonen und Teams aus.
Um der Besprechungsmüdigkeit entgegenzuwirken, kündigte Shopify im Januar an, alle regelmäßig geplanten Besprechungen mit drei oder mehr Personen abzusagen und alle Besprechungen mittwochs zu verbieten. Die Initiative umfasste rund 12.000 Termine und Veranstaltungen, was einer Einsparung von 322.000 Mitarbeiterstunden entspricht.
Ist die Reduzierung von Meetings ein Allheilmittel für die Teamproduktivität? Vielleicht müssen wir zunächst einmal herausfinden: „Warum haben wir Treffen?“
Warum haben wir ein Treffen?
Warum haben wir ein Treffen?
Diese Frage scheint einfach, aber es lohnt sich, darüber nachzudenken. Für mich geht es bei Meetings darum, Dinge voranzutreiben, Arbeit zu erledigen, und obwohl das nicht immer der Fall ist (oder in den meisten Fällen nicht der Fall ist), geht es bei Meetings vorgeblich darum, Ziele voranzutreiben, Arbeit zu erledigen und Informationen auszutauschen , Entscheidungen zu treffen oder zumindest Fortschritte auf eine Weise zu erzielen, die bei asynchroner Kommunikation nicht möglich ist .
Das ist schließlich das Besondere an Meetings: Alle kommen im selben physischen oder virtuellen Raum zusammen und können Gespräche in Echtzeit führen. Dies sollte sehr effizient sein – keine Dokumente oder E-Mails, kein verzögertes Feedback, nur Fortschritt.
Wir entscheiden uns für Meetings, weil es eine bessere Möglichkeit zur Zusammenarbeit ist.
Dies sind die Ziele, die Meetings erreichen sollten, aber sie sind nicht die wahren Gründe, warum wir Meetings abhalten. Fühlten Sie sich jemals frustriert und hilflos in Bezug auf Ihren Zeitplan? Denn Sie sind sich völlig darüber im Klaren, dass Sie in einem äußerst ineffizienten Zustand beschäftigt sein werden, aber Sie können nichts dagegen tun. Das habe ich, und es war wirklich schlimm!
Diese scheinbar unlösbare „Begegnungsmissbrauchsstörung“ ist in Wirklichkeit ein Symptom für andere, schlimmere Probleme.
Problem 1: Kollaborationsprozesse sind fragmentiert
Häufige Meetings sind ein Zeichen für gestörte Prozesse. Wir nutzen Meetings als Ausweichlösung und als Ausweichlösung und vereinbaren ein Meeting immer dann, wenn wir nicht wissen, wie wir unsere Arbeit erledigen sollen, oder nicht bereit sind, uns auf einen Prozess einzulassen, der unsere Ziele tatsächlich voranbringt . Ich wette, dass Manager, die den Prozess verachten oder sich nicht darauf einlassen wollen, für die Überlastung von Meetings verantwortlich sind.
Problem 2: Ich weiß nichts über den Jobinhalt
Auch häufige Besprechungen sind ein Zeichen für Unkenntnis der Arbeitsinhalte. Dies liegt in der Regel daran, dass sich niemand die Zeit nehmen möchte, das Problem herauszufinden und zu beheben.
Wir verwechseln „Besprechungen“ mit „Produktivität“ und wenn wir keine Besprechungen haben, wissen wir nicht, was wir tun sollen (oder wie wir den Wert unserer Arbeit nachweisen können). Also reden wir uns ein, dass „Besprechungen zu meinem Job gehören“ oder „Ich kann meine Arbeitseffizienz nicht verbessern, weil ich nicht an Besprechungen teilgenommen habe.“ Selbst wenn das der Fall wäre, wäre das eher eine Anklage gegen das Treffen als eine Rechtfertigung für die verrückten Treffen.
Frage 3: Das unvermeidliche Ergebnis von Machtkämpfen am Arbeitsplatz
Auch häufige Treffen können ein Zeichen für einen Machtkampf sein. „Bedeuten die ständigen Einladungen zu Meetings nicht ‚Ich bin wichtig‘? Das wird jeder denken, wenn er meinen vollen Terminkalender sieht.“
In diesem Fall wird Ihre Position am Konferenztisch ab dem Moment, in dem Sie den Konferenzraum betreten, wichtiger als die tatsächlichen Ergebnisse der Aufgabenerledigung.
Es ist Zeit, Widerstand zu leisten!
Vor ein paar Jahren begann ich meine „Meeting Wars“-Reise, nachdem mir klar wurde, warum ich mich traf (und an so vielen Meetings teilnahm).
Ich weigerte mich, an Besprechungen teilzunehmen, die meiner Meinung nach unnötig oder Zeitverschwendung waren; ich sagte alle Besprechungen ab, die lediglich Statuszwecken dienten. Ich bin mir des Privilegs, das ich habe, zutiefst bewusst – die meisten Menschen können nicht einfach absagen oder die Teilnahme an einem Meeting verweigern.
Ich teile diese Erfahrung, weil mir dadurch bewusst wurde, welchen Einfluss Konferenzen auf uns haben. Es dauerte sechs Monate, aber ich reduzierte die Treffen nach und nach auf fast die Hälfte ihrer ursprünglichen Zahl. Als Teamleiter sollte ich häufig an Besprechungen teilnehmen, aber das tue ich nicht.
Ich nehme an deutlich weniger Besprechungen teil als meine Kollegen und die meisten meiner direkt unterstellten Mitarbeiter. Ehrlich gesagt fühlte ich mich am Anfang nicht gut. Ich hatte den ganzen Tag über das Gefühl, nichts erreicht zu haben, und ich hatte immer Angst, etwas zu verpassen; ich hatte Angst, dass ich meinen Job verlieren würde, wenn ich Besprechungen absagen würde . Aber langsam wurde mir klar, dass all die Zeit, die ich mir selbst geschaffen habe, ein Geschenk war. Das Abbrechen von Besprechungen bedeutet nicht, dass Sie vom Team getrennt werden, sondern ist ein Ansporn, mit der Lösung potenzieller Probleme zu beginnen. Ich habe mehr Zeit zum Nachdenken, Entwerfen, Mitwirken und Arbeiten an den Problemen, die mich brauchen.
Ich verbringe immer noch mehr als die Hälfte meiner Zeit damit, zwischen Besprechungsräumen zu reisen, aber bei diesen Besprechungen bin ich konzentrierter und besser vorbereitet. Ich konnte mehr Zeit mit effektiver Kommunikation verbringen, mit weniger Besprechungen und produktiveren Sofortanrufen.
Ich musste einige Dinge neu lernen, um dieses Ziel zu erreichen, aber mir wurde klar, dass die Halbierung von Besprechungen eine Strategie zur Verbesserung der Managementeffizienz war.
Das Heilmittel gegen „Meeting-Missbrauchsstörung“
Ich habe eine gewisse Kontrolle über meinen Zeitplan, aber das hat nicht jeder, und der Zeitplan einer einzelnen Person löst nicht das eigentliche Problem. Eine strukturelle Frage, die dringend geklärt werden muss, lautet: Was sollten Manager tun?
Die meisten verwiesen auf eine bessere Erfüllung der Spezifikationen als Lösung. Der Schlüssel zum Problem sind nicht zu viele Meetings, sondern zu viele „ineffektive Meetings“, also eine geringe Meeting-Effizienz. Alle Besprechungen können äußerst effizient sein, wenn Tagesordnungen und Lesematerialien im Voraus verschickt werden und Tempo und Ablauf der Besprechung streng kontrolliert werden.
Die Idee gefällt mir wirklich gut, aber ich habe noch nie gesehen, dass sie tatsächlich funktioniert – wahrscheinlich, weil es so ist, als würde man versuchen, einen komplizierten Bruch mit einem Pflaster und entzündungshemmenden Mitteln zu behandeln. Wenn Sie es jedoch ernst nehmen und die wirklichen versteckten Probleme verstehen, können Sie vielleicht einer Missbrauchsstörung entkommen.
Im Folgenden sind die spezifischen Methoden aufgeführt, die ich praktiziert habe.
Das wichtigste Heilmittel ist der Aufbau hervorragender Prozesse.
Egal, was Sie tun – Produkt, Marketing, Forschung, Richtlinie oder Dienstleistung – Sie benötigen einen klaren, vollständigen und durchgängigen Prozesspfad, um dies zu erreichen. Andernfalls stecken Sie möglicherweise in Besprechungen fest, bevor dies geschieht.
Meetings sind so, als würde man mit dem einzigen Hammer, den man hat, auf Dinge schlagen – benutze ihn, weil du kein anderes Werkzeug hast. Ein guter Prozess sollte leichtgewichtig, effizient und anpassungsfähig sein. Sie benötigen einen klaren Projektplanungsprozess und einen organisierten, umfassenden Produktentwicklungs- und Designprozess; Sie benötigen außerdem einen Projektmanager, der sich um diese Angelegenheiten kümmert. Ein guter Projektmanager kann seinen Wert durch die Reduzierung von Besprechungen unter Beweis stellen.
Sie müssen auch die Art und Weise verbessern, wie Sie Besprechungen durchführen. In Meetings gibt es viele Zeitfresser. Hier sind drei Tipps, um die Zeitverschwendung in Meetings zu reduzieren.
1. Konzentrieren Sie sich auf Diskussionen in Echtzeit und verbessern Sie die Besprechungsqualität
Erledigen Sie alles, was nicht auf andere Weise mit einem qualitativ hochwertigen Meeting zu tun hat. Der einzigartige Vorteil von Meetings besteht darin, dass sie in Echtzeit Diskussionen durchführen können. Alle Teile, die hierfür irrelevant sind und nichts mit dem Meeting zu tun haben, wie z. B. Aktualisierungen, Synchronisierung von Referenzinformationen, Dokumentenorganisation, Folienaktualisierungen usw., sollten dies tun entfernt werden (allgemeine Versammlungen und kulturelle Zusammenkünfte wie Feiern ausgenommen).
Gespräche und Diskussionen in Echtzeit sind für den Projektfortschritt effektiver als jede andere Methode.
2. Direkt auf den Punkt zu kommen ist der Anfang der Effizienz
Lösen Sie die schwierigsten Probleme sofort. Beginnen Sie nach den ersten 5 Minuten des Meetings mit der Diskussion der schwierigsten Themen. Ich habe an vielen einstündigen Meetings teilgenommen, von denen die meisten in den ersten 55 Minuten Zeitverschwendung waren und erst in den letzten 5 Minuten zum Hauptevent kamen. Warum also nicht einfach dort anfangen?
3. Effektive Meetings sind untrennbar mit Informationstransparenz verbunden
In Bezug auf die Erfüllungsstandards stimme ich einer Sache voll und ganz zu: Zusammenfassung und Weitergabe der Besprechungen. Sie müssen Besprechungsprotokolle aufzeichnen und diese mit allen synchronisieren. Wenn eine Besprechung zu einer Entscheidung führt, diese aber nicht jeder weiß, der davon erfahren muss, ist es dann trotzdem eine effektive Besprechung?
In der Vergangenheit habe ich Meetings gezielt abgehalten, um herauszufinden, was bei anderen Meetings los ist … Das kann ich wirklich nicht noch einmal machen!
schreibe am Ende
Auch wenn Sie nicht alle Meetings kontrollieren können, ist es hilfreich, die Ursachen und Lösungen für die Verbreitung und den Missbrauch von Meetings zu verstehen. Sie können die Voraussetzungen für eine Lösung der „Meetingflut“ schaffen, Maßnahmen ergreifen, um Meetings überflüssig zu machen, alle Beteiligten zu informieren und mehr Kontrolle über Ihren Zeitplan zu erlangen.
Denken Sie daran, dass Ihre Aufgabe bis auf wenige Ausnahmen nicht darin besteht, an Besprechungen teilzunehmen, sondern darin, Fortschritte zu machen und Ihre Ziele zu erreichen . Wenn Sie wissen, wie Sie dies nur durch ein Treffen erreichen können, müssen Sie ein Treffen vereinbaren, um das Problem zu besprechen.
(Der ursprüngliche Autor ist Judd Antin und der Inhalt wurde von LigaAI übersetzt und zusammengestellt.)
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