Offizielle Dokumente gelten als Dokumentenform mit langer Geschichte oft als starr und altmodisch. Aber können wir im heutigen sich schnell entwickelnden Informationszeitalter eine neue Denkweise ausprobieren, damit offizielle Dokumente nicht länger gleichbedeutend mit „langweilig“ sind, sondern ein Dokument voller Lebendigkeit und Lebendigkeit?
1. Klären Sie den Zweck und die Leser
Erstens muss bei allem, was Sie schreiben, der Zweck klar erkennbar sein. Bei offiziellen Dokumenten ist es am wichtigsten, sich darüber im Klaren zu sein, welche Botschaft Sie vermitteln möchten und wer Ihre Zielgruppe ist. Wenn Sie genau wissen, wer Ihre Zielgruppe ist, können Sie Inhalte verfassen, die gezielter auf die Bedürfnisse Ihrer Leser zugeschnitten sind.
2. Verwenden Sie eine moderne Sprache
Es besteht keine Notwendigkeit, sich an traditionelle, offizielle Formulierungen zu halten. Versuchen Sie, eine bodenständigere Alltagssprache zu verwenden. Dadurch wird Ihr Dokument nicht nur verständlicher, es erhöht auch seine Attraktivität.
3. Klare Struktur
Vermeiden Sie lange Artikel und versuchen Sie, Ihr Manuskript in mehrere kleine Teile oder Kapitel mit jeweils einem klaren Thema zu unterteilen. Diese Struktur erleichtert es den Lesern, Ihrem Gedankengang zu folgen und Ihren Standpunkt zu verstehen.
4. Instanz hinzufügen
Anstatt einen Punkt in langweiligen Worten zu beschreiben, ist es besser, ihn anhand eines Beispiels aus dem wirklichen Leben zu erklären. Beispiele können Ihre Dokumente überzeugender und vertiefender machen.
5. Vermeiden Sie übermäßigen Jargon
Vermeiden Sie zu viel Fachjargon, es sei denn, Ihre Zielleser sind Experten. Wenn Sie es verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Erklärung abgeben.
6. Mit der Zeit gehen
Mit dem Wandel der Zeit sollten sich auch Format und Stil offizieller Dokumente ändern. Verstehen Sie aktuelle Trends und Veränderungen und wenden Sie diese auf Ihre Dokumente an.
7. Haben Sie den Mut, neue Formate auszuprobieren
Zusätzlich zum herkömmlichen Text können Sie auch das Hinzufügen von Grafiken, Bildern oder sogar Links in Betracht ziehen. Diese Elemente können Ihre offiziellen Dokumente lebendiger und attraktiver machen.
Zusammenfassen
Bei der Umgestaltung offizieller Dokumente geht es nicht darum, der Zeit gerecht zu werden, sondern darum, Informationen besser zu vermitteln und den Bedürfnissen moderner Leser gerecht zu werden. Durch die Abschaffung alter Regeln können wir offiziellen Dokumenten neues Leben einhauchen und sie attraktiver machen. Ob im offiziellen Dienst, im Geschäftsleben oder im Alltag, Sie sollten diese neue Art, offizielle Dokumente zu verfassen, ausprobieren.