Nota del editor: Simplificar el proceso de trabajo, descubrir continuamente errores en el proceso de trabajo e integrarlos de manera efectiva, y mejorar la satisfacción de los miembros del equipo interno y los clientes son las responsabilidades comunes de todas las empresas, todos los gerentes e incluso todos los empleados en la actualidad. La optimización de procesos es interminable. Este artículo revisa el concepto de optimización de procesos, detalla los beneficios de la optimización de procesos para el negocio y 9 métodos de optimización de procesos comerciales, presenta 5 pasos para realizar la optimización y varios software de optimización de procesos.
A menudo pensamos que las personas seguras de sí mismas son fáciles de tener éxito, de hecho, es más probable que sean personas con herramientas avanzadas.
Un ejemplo de optimización de procesos (herramienta avanzada): Después de pasar una hora tratando de colgar una barra de cortina horizontalmente, he estado pensando mucho en ello. Estaba muy molesto, pensando en qué enlace salió mal. Estaba sosteniendo la barra de la cortina contra la pared con una mano, tratando de mantener la barra recta, encontrando el equilibrio con un pequeño nivel de plástico, luchando con un taladro barato y un taladro más barato para hacer agujeros en el yeso, pero no entres. en absoluto.
Para resumir, después de un intento fallido, compré un nivel láser, un controlador de impacto y mejores brocas, y ahora las cosas que estoy colgando, si no las miro de cerca, están bastante niveladas al 90%, completando una suspensión como esto es aproximadamente En una cuarta parte del tiempo que solía hacerlo.
La mejora del proceso de colgar barras de cortina arriba es el mejor ejemplo de optimización de procesos, y el concepto de optimización de procesos también se puede aplicar en nuestro negocio.
Los principales contenidos que se introducirán en este artículo son:
• Revisión de conceptos: ¿qué es la optimización de procesos?
• Beneficios de la optimización de procesos para el negocio
• 9 métodos de optimización de procesos comerciales
• 5 pasos para realizar la optimización
• Introducción a varios software de optimización de procesos
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Revisión de conceptos: ¿qué es la optimización de procesos?
Para las empresas, la optimización de procesos es descubrir las ineficiencias en los procesos de rutina y corregirlos para mejorar la eficiencia.
La optimización de procesos puede parecer simple, pero descubrir cómo optimizar un proceso en la práctica requiere mucho tiempo y dinero. Una vez encontrado, las recompensas son altas. Los marcos de optimización de procesos existentes pueden ayudarlo a encontrar los agujeros en sus operaciones comerciales y corregirlos, ahorrándole mucho tiempo y dinero para que pueda concentrarse en su trabajo más importante.
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Beneficios de la optimización de procesos para el negocio La
optimización de los procesos de negocio incluye la simplificación de los procesos de recursos humanos (HR, recursos humanos), el ahorro de dinero y la generación automática de clientes potenciales.Todo gerente de negocios necesita tener estas capacidades. Para tareas periódicas y negocios de procesos complejos, la optimización de los procesos comerciales traerá grandes beneficios:
(1) Hacer que los resultados sean más consistentes: el proceso optimizado es más simple y más fácil de replicar, lo que da como resultado resultados más consistentes y predecibles.
(2) Mejorar la eficiencia de la producción: los procesos optimizados reducen las redundancias, los obstáculos y los pasos en los procesos repetitivos, completando así todo el flujo de trabajo de principio a fin más rápido.
(3) Tendencia de los riesgos para que sean más pequeños: al optimizar los procesos, podemos identificar los pasos del proceso que representan riesgos innecesarios y eliminarlos a tiempo o tomar medidas de precaución adicionales.
(4) Menos oportunidades de errores: el proceso optimizado tiene menos pasos y menos complejidad, lo que reducirá la posibilidad de errores humanos.
(5) Facilite el cumplimiento: optimice los procesos Optimice el cumplimiento simplificando los procedimientos de supervisión y generación de informes.
(6) Hacer que la comunicación sea más fluida: la optimización de los procesos elimina las barreras de comunicación entre los equipos o crea procesos de colaboración efectivos en los flujos de trabajo.
(7) Hacer que los miembros del equipo se concentren en tareas más importantes: la optimización de procesos libera a los miembros del equipo para que se concentren en tareas que valen la pena al reducir las tareas repetitivas y de bajo impacto.
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9 Enfoques para la optimización de procesos de negocios
Si el proceso de "optimización" nos suena vago, es porque es intrínsecamente vago. En su lugar, puede utilizar estos marcos de optimización establecidos (no ambiguos) para identificar y corregir problemas de flujo de trabajo.
(1) Gestión de proyectos Lean
De ninguna manera estoy diciendo que mi marco sea útil. "Lean" es un enfoque general para la gestión de proyectos que mejora la eficiencia y el resultado final al reducir el desperdicio. Un marco Lean amplio puede abarcar técnicas de muchas industrias diferentes, pero específicamente, Lean Project Management puede ayudar a frenar:
• Pérdida de tiempo
• Sobreproducción
• Sobreprocesado
• Transbordo inútil
• Movimiento ineficiente
• Desperdicio de inventario
• Errores y productos defectuosos
Para lograr Lean, debemos seguir estos cinco pasos:
Paso 1: Crear valor del producto. Necesitamos entender qué esperan los clientes de nuestros productos. ¿Qué esperan los miembros de nuestro equipo interno de las operaciones de la empresa? Una vez que podemos definir el valor esperado de nuestro producto o proceso, podemos trabajar para mejorar la forma en que se entrega.
Paso dos: identifique los desperdicios en el flujo de trabajo. Comience en el nivel más básico, enumerando cada paso de cada proceso necesario desde el inicio hasta su finalización, buscando exhaustivamente cualquier desperdicio en cada paso. El mapeo del flujo de valor se convierte en una herramienta útil para detectar el desperdicio en esta etapa.
Paso 3: Reconfigure el flujo de trabajo. Una vez que identificamos un punto de desperdicio en el proceso, lo eliminamos y creamos un nuevo flujo de trabajo.
Paso 4: Satisfacer las necesidades. Ya sea que se trate de un proceso interno para los miembros del equipo o un proceso externo para los clientes, debe estar impulsado por las necesidades del usuario final. Crear un proceso más rápido con más obstáculos o exceso de inventario no es un proceso esbelto.
Paso 5: Sigue mejorando. Ningún proceso puede ser perfecto. Lean es simplemente un proceso dinámico continuo que promueve la mejora continua de los procesos a medida que cambian las personas, las tendencias y los mercados. Necesitamos buscar constantemente formas de reducir el desperdicio para que podamos continuar creando valor.
Un ejemplo de optimización de un proceso utilizando métodos Lean de gestión de proyectos: un editor de libros sobre la naturaleza buscaba formas de reducir los gastos generales. Sus libros más populares son las guías de senderismo, pero la demanda fluctúa enormemente con las estaciones y el mercado es sensible a los precios. A través del análisis del mapa de flujo de valor, se dieron cuenta de que podían ahorrar dinero al reducir los libros defectuosos y los costos de almacenamiento. Decidieron ofrecer libros electrónicos a todo color por el mismo precio, y cambiaron su producción de impresión de color a blanco y negro, y cambiaron la producción a bajo demanda, imprimiendo libros solo cuando alguien los ordenaba. se reducen sin aumentar los precios.
Los métodos de gestión de proyectos Lean se aplican a: Reducir el desperdicio en el flujo de trabajo, la producción y otros procesos.
(2) Diagrama de flujo de alto nivel de SIPOC
El diagrama de flujo de alto nivel de SIPOC crea una descripción visual más comprensible para los procesos comerciales. Puede ayudar a los tomadores de decisiones a tener una perspectiva más amplia y observar áreas que se pueden optimizar, de modo que los tomadores de decisiones puedan secuenciar mejor los procesos. Las letras de la abreviatura SIPOC representan los siguientes significados:
S (Proveedores) significa proveedores: fuentes de recursos ("entradas") que afectan los resultados clave ("salidas") en el proceso
I (Insumos) significa entrada: un solo elemento (ya sea un recurso o una operación) requerido para ejecutar un proceso
El significado de P (Procesos) es proceso: después de ejecutar el proceso de entrada, los pasos necesarios para ejecutar la tarea de principio a fin.
O (Salidas) significa salida: el resultado obtenido del proceso, como un producto, servicio o comportamiento
C (Clientes) significa clientes: aquellos que recibirán, usarán o participarán en el resultado, incluidos clientes, socios y miembros internos del equipo.
Un ejemplo de optimización de procesos usando el diagrama de flujo de alto nivel SIPOC: El dueño de la panadería y el carnicero cooperativo trabajan juntos para desarrollar un sándwich especial. Crean diagramas de flujo de alto nivel SIPOC para identificar proveedores (propietario de panadería, carnicero, proveedores de ingredientes), identificar entradas (nuevas recetas, carnes especiales, ingredientes complementarios), identificar procesos (adquisición de ingredientes, preparación de ingredientes, cocción), Salida (nuevo elemento de menú ) y cliente (dueño de la panadería, carnicero, cliente). Usan gráficos para ayudar a agilizar el proceso de preparación de coberturas y sándwiches, ajustar presupuestos y establecer puntos de precio.
El diagrama de flujo de alto nivel SIPOC es adecuado para: proceso de peinado en profundidad.
(3) Minería de procesos
De manera similar a la minería de datos, la minería de procesos utiliza datos existentes para descubrir patrones aplicables a procesos, dibuja diagramas de procesos comerciales actuales e ingresa números reales para respaldar este patrón.
Ejemplo de enfoque de minería de procesos para la optimización de procesos: un proveedor de atención médica utiliza software de minería de datos para analizar eventos de registro con marca de tiempo, incluidas llamadas, programación de citas, entrega de boletos y facturación. Revelar los puntos clave en los que se pueden mejorar la planificación y la facturación mediante la extracción de datos del mundo real, incluidos los datos actuales actualizados continuamente, para aumentar la retención de pacientes y reducir el tiempo de facturación.
El método de minería de procesos es adecuado para un análisis más profundo de los procesos comerciales existentes mediante la aplicación de datos históricos.
(4) Método Six Sigma
Six Sigma es un método de control de calidad de fabricación basado en un número específico. Fue diseñado originalmente para Motorola. También es una técnica útil que puede reducir el desperdicio, mejorar la precisión y la eficiencia general, y mejorar la confiabilidad. predictivo . Incluso se puede utilizar para la gestión ágil de proyectos. El nombre Six Sigma se refiere a mantener la tasa de error dentro de las 6 desviaciones estándar de la media.
De acuerdo con los dos requisitos diferentes de "mejorar un proceso existente" y "crear un nuevo proceso", se pueden usar dos acrónimos, a saber, DMAIC y DMADV, al aplicar Six Sigma.
Introducción al método de optimización de procesos DMAIC:
DMAIC es un método para mejorar el proceso existente, y sus letras representan los siguientes significados:
El significado de D (Definir) es definición: partir de definir problemas, metas, procesos, parámetros y clientes.
El significado de M (Medida) es medir: recopilar datos como control para comparar cambios en el futuro.
El significado de A (Analizar) es análisis: usar datos medibles para encontrar las razones de la ineficiencia o el fracaso de las metas que definimos al principio.
I (Mejorar) es mejora: Proponer y solucionar aquellos procesos ineficientes o fallidos, registrar el proceso de mejora concreto y compararlo con el proceso inicial.
El significado de C (Control) es control: integrar estos procesos en los procesos anteriores y poner en práctica los nuevos procesos.
Introducción al método de optimización de procesos DMADV:
Si está creando un nuevo proceso, la aplicación de Six Sigma se puede expresar como DMADV, y el significado de cada letra es el siguiente:
El significado de la primera letra D (Definir) en DMADV es definición: enumere claramente los objetivos de este proceso.
El significado de M (Medida) es medición: sobre cualquier cosa que sea crítica para la calidad (CTQ) de los clientes, productos o resultados del proceso, debemos asignarle un valor.
El significado de A (Analyze) es análisis: con base en la asignación y los resultados esperados, se propone un diseño que cumpla con los requisitos.
El significado de la cuarta letra D (Diseño) en DMADV es diseño: construir el proceso, probar el proceso antes de aplicarlo y verificar si cumple con nuestras expectativas.
El significado de V (Verificar) es verificar: ejecutar el proceso, asegurarse de que sea consistente con las expectativas y pueda cumplir con los objetivos, y asegurarse de que el proceso pueda ejecutarse bajo cualquier restricción.
Ejemplo de optimización de procesos utilizando un enfoque Six Sigma: una empresa de impresión tenía que encontrar una forma de hacer frente al aumento de los costes de material en un mercado sensible a los precios. Fue entonces cuando apareció DMAIC y descubrieron que podían ahorrar dinero y aumentar los ingresos actualizando su equipo para reducir los errores de impresión.
El método Six Sigma es adecuado para: aportar soluciones conceptuales para mejorar procesos o diseñar nuevos.
(5) Mapeo de flujo de valor (VSM, mapeo de flujo de valor)
Podemos usar el mapeo de flujo de valor para empaquetar el proceso que se está ejecutando actualmente en un diagrama de flujo conveniente. Al igual que el diagrama de flujo de alto nivel de SIPOC, esta visualización optimizada nos ayuda a ver las cosas por lo que son para que podamos identificar oportunidades de mejora. VSM transforma procesos complejos con costos y recursos abstractos en procesos concisos con valores claros.
Creamos un VSM enumerando cada paso en un proceso dado. Para cada paso, indique el tiempo requerido y los costos asociados, y si agrega valor al usuario final (y, de ser así, cuánto). Una vez que podemos ver el proceso identificado con un valor claro, podemos diseñar un mejor modelo que elimine los pasos que toman demasiado tiempo o son prohibitivamente costosos.
Ejemplo de optimización de procesos utilizando el enfoque de mapeo de flujo de valor: una empresa de marketing desea reducir los plazos de entrega para los clientes. Un gerente usó VSM para mapear la producción desde la producción hasta la entrega y descubrió que al realinear su fase de diseño preliminar, la comunicación entre departamentos se podía optimizar, ahorrando 10 horas no facturables por proyecto.
El mapeo de flujo de valor es útil para: Visualizar procesos complejos, descubrir pasos inútiles.
(6) 5 "por qué"
La idea central de "5 por qué" es usar la teoría para guiar hechos y finalmente lograr el objetivo de resolver problemas. Una vez que hemos identificado un problema, aplicar la técnica de los 5 "por qué" parece sencillo: preguntar "¿Por qué?" cinco veces, una estrategia familiar para los padres de Tengo dolor de cabeza.
Este enfoque funciona porque nos obliga a basarnos en hechos y evidencia: en lugar de reaccionar primero a lo que sucedió, pensamos en lo que sucedió para causar el problema.
Cada vez que respondemos un "por qué", nos acercamos al núcleo del problema. Una vez que tengamos una respuesta definitiva, preguntarnos por qué esa respuesta es verdadera. Este proceso se repite hasta que llegamos a la última respuesta matrioska. Con esa última pregunta resuelta, también podemos abordar los 4 "por qué" más amplios que se plantearon anteriormente.
Un ejemplo de optimización de procesos con el enfoque de los 5 "por qué": una aplicación de productividad no se vende mal en la parte posterior de la escuela. Los desarrolladores usaron este enfoque de 5 "por qué" para encontrar posibles razones por las que los estudiantes podrían no querer registrarse de forma gratuita. La razón encontrada después de preguntar el primer "por qué" es: pocos registros para la prueba gratuita. Después de preguntar el segundo "por qué", descubrí que la tasa de conversión de la página de destino es muy baja. La razón encontrada después de preguntar el 3er "por qué" es: Muchos usuarios abandonan el proceso de registro. Esta es la razón después de preguntar el cuarto "por qué": más del 60% de los usuarios se van después de ver la primera página de un formulario de registro. El motivo después de la quinta pregunta "por qué" es: La segunda página del formulario de registro requiere información de la tarjeta de crédito. Después de un análisis exhaustivo de los motivos, decidieron eliminar el requisito de entrada con tarjeta de crédito y reiniciar la actividad de registro más adelante en el semestre.
El enfoque de los 5 "por qué" funciona para: Llegar al corazón de los problemas complejos.
(7) 5S
No confundamos 5S con las 5 "Y" propuestas en la introducción del método anterior, 5s es un patrón práctico y esbelto que puede crear un espacio de trabajo físico más eficiente y ordenado. Cada "S" se basa en un término japonés que también comienza con una "S". Los significados de las 5 "S" en orden son:
Ordenar (Seiri): Separar elementos necesarios e innecesarios y eliminar todo lo que no sea necesario para el proceso actual.
Seiton: Una vez que nos quedamos solo con los artículos que necesitamos, los organizamos para que sean fáciles de encontrar y estén listos para usar.
Seiso: Dele a nuestro espacio recién ordenado (virtual o físico) una limpieza profunda para establecer un nuevo estándar.
Estandarización (Seiketsu): Continúe manteniendo el espacio limpio mediante la contratación de profesionales o la rotación interna de puestos específicos.
Sustain (Shitsuke): Cree un plan para mantener el nuevo estándar de nuestra nueva oficina brillante, reluciente y ordenada.
Ejemplo de optimización de procesos utilizando el enfoque 5s: después de mudarse a un nuevo lugar de trabajo, una empresa emergente en crecimiento actualiza rápidamente el lugar con nuevos equipos, nuevas estaciones de trabajo y nuevos empleados. Tiran los equipos obsoletos (desordenar), almacenan los suministros de oficina en armarios recién desocupados (clasificación), contratan a una empresa de limpieza para que haga una limpieza profunda los fines de semana (pulir), programan a los limpiadores para que hagan limpiezas semanales (estandarización), e implementan una bienal” revisión de elementos" para reducir el desorden (mantenimiento).
Los 5 se aplican a: Crear un ambiente de trabajo ordenado.
(8) Plan-Do-Study-Act
"Plan-Do-Study-Act (PDSA, Plan-Do-Study-Act)" a veces se llama PDCA (reemplazar "estudio" con "examen"), que es una metodología esbelta para medir la eficacia de los cambios. No nos ayuda a encontrar nuevas soluciones o identificar problemas, pero puede demostrar si nuestras soluciones de optimización de procesos están teniendo el efecto deseado. Los cuatro pasos de este enfoque son:
Plan: defina claramente un problema específico, metas medibles relacionadas con el problema, cambios específicos para abordar el problema e indicadores cuantificables que puedan demostrar la efectividad del cambio. Para fortalecer este paso, se puede definir en conjunto con 5 "por qué" (bloquear la pregunta) o un análisis DAFO (aclarar la meta).
Implementación: poner los planes en acción. Debido a que el propósito de este proceso es demostrar la efectividad del cambio, se marca una línea base de desempeño contra la cual se pueden comparar los resultados futuros. Luego, determine una línea de tiempo y continúe registrando datos hasta que vea resultados medibles de los cambios a lo largo del tiempo.
Investigación: al final de la línea de tiempo definida, el rendimiento modificado se compara con nuestra línea de base marcada. Revise los objetivos que establecimos desde el principio para ver si los cambios que hicimos tuvieron el efecto deseado.
Acción: Si el cambio que hicimos soluciona con éxito los problemas enumerados en el paso "Planificar", ¡entonces el cambio es válido! Integrar los cambios en nuestros procesos en curso. Si el cambio no soluciona el problema, vuelva a iniciar el proceso con la nueva solución.
Ejemplo de optimización de procesos utilizando el enfoque PDSA: una empresa de viajes cuyas tasas de visualización de correos electrónicos de marketing han disminuido desea aumentar la participación de los usuarios a medida que se acerca el verano. La empresa decidió acortar la línea de asunto y agregar emojis, lo que podría ayudar a aumentar las tasas de visualización, con el objetivo de al menos un aumento (planificado) del 15 % en las tasas de visualización. Durante un período de tres meses, dividieron aleatoriamente la mitad de sus contactos en los grupos A y B para recibir los mismos correos electrónicos, excepto que el correo electrónico del grupo A incluía una línea de asunto de texto sin formato más larga, y los correos electrónicos del grupo B incluían líneas de asunto cortas con emoji (implementado ). Después de tres meses, la compañía vio un aumento del 23 % en las tasas de visualización del grupo B (el estudio). En el futuro, establecieron un límite máximo de caracteres para las líneas de asunto y una política de que todos los correos electrónicos de marketing contengan al menos un emoji.
PDSA se aplica a: Demostrar la validez de un cambio específico.
(9) Gestión de la calidad total
Como sugiere su nombre, la Gestión de la calidad total (TQM) adopta una filosofía holística para mejorar el rendimiento, los resultados y la experiencia del cliente identificando y corrigiendo problemas y capacitando a los empleados. La gestión de calidad total es un proceso en evolución que reduce los errores, aumenta la eficiencia y garantiza que los empleados de todos los niveles tengan los recursos que necesitan para hacer su trabajo. Al implementar la gestión de la calidad total, se deben tener en cuenta algunos principios rectores generales:
La calidad mejora constantemente: el significado de "calidad" puede variar de un negocio a otro, pero podemos medirlo según las expectativas de nuestros clientes. En cualquier caso, la calidad determina si nuestro producto o servicio cumple con las expectativas de valor.
La mejora de la calidad es responsabilidad de todos: la gestión de calidad total hace que todos en la organización sean responsables del éxito. Para que el personal que no pertenece a la gerencia pueda realizar todas sus funciones esenciales, debe estar debidamente capacitado y equipado, y la gerencia es responsable de identificar las brechas de capacitación y recursos y luego abordarlas.
La mejora de la calidad es un proceso continuo: no podemos esperar que la mejora de la calidad sea perfecta, pero podemos esperar que mejore con el tiempo. La Gestión de la Calidad Total no es una solución única, sino una filosofía de mejora y perfeccionamiento continuos.
La mejora de la calidad debe ser demostrable: si queremos seguir mejorando, necesitamos ver un progreso cuantificable. Aplique indicadores cuantificables a atributos específicos de la calidad del producto, establezca objetivos y realice cambios específicos para ayudar a alcanzar los Indicadores clave de rendimiento (KPI, Indicadores clave de rendimiento).
Ejemplo de optimización de procesos con un enfoque TQM: el principal competidor de una empresa edtech tiene un software similar con características más potentes y un precio similar, y la empresa pierde gradualmente su ventaja competitiva. La empresa utiliza un proceso de gestión de calidad total que realiza una auditoría completa de cada departamento para identificar oportunidades de crecimiento interno. El equipo de gestión asiste a talleres de optimización de procesos, el equipo de ventas recibe capacitación mensual de profesionales externos, el equipo de marketing elabora un presupuesto para renovar el sitio web y el equipo de productos se reúne con profesores universitarios para aprender cómo satisfacer mejor las necesidades de los clientes y transformarse a sí mismos. El producto .
La Gestión de Calidad Total se aplica a: Establecer un marco para la mejora continua.
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5 pasos para ejecutar la optimización
Independientemente de cuál de estas técnicas de optimización de procesos elijamos explorar, generalmente existe una estructura general que esperamos resolver un problema y realizar la optimización de procesos:
Paso 1: Encuentra el problema. Si no sabemos lo que está mal, no podemos hacerlo mejor. La optimización de procesos primero debe aclarar los problemas que deben resolverse.
Paso 2: Definir nuestros objetivos. "Mejor" no es un objetivo final suficientemente específico. Incluso si no podemos esperar crear un proceso perfecto, podemos establecer objetivos alcanzables y cuantificables para demostrar nuestro progreso.
Paso tres: haga un cambio. Tome medidas para lograr los objetivos de optimización a través de cambios incrementales desde el descubrimiento del problema hasta la solución.
Paso cuatro: cuantificar el progreso. La aplicación de análisis a los cambios nos permite monitorear el progreso hacia nuestros objetivos y ver cuán efectivos (o ineficaces) son los esfuerzos de optimización.
Paso 5: Sigue mejorando. Si una estrategia no funciona, inténtalo de nuevo. Si funciona, intégrelo en el proceso y pase a la siguiente ineficiencia.
Escrito al final
Al igual que las mejoras para el hogar, la optimización de procesos es interminable. En una casa siempre hay una pared que pintar, un mueble que reponer, una grieta que reparar, un espejo que colgar. Con cualquier negocio u organización que se dirija, como esta casa, siempre hay algo que cambiar. El punto es que siempre nos esforzamos por lograr flujos de trabajo mejores y más eficientes a través de flujos de trabajo más inteligentes, análisis profundos, cambios bien pensados e, idealmente, automatización.