Una mala gestión de contratos puede hacer que su proceso de contratación sea ineficiente y tenga un impacto negativo: -Pérdida de
ingresos
Los contratos ineficientes, como negociaciones lentas, aprobaciones retrasadas y la falta de hitos, son costosos. Sin una forma de realizar un seguimiento automático de los plazos y recibir notificaciones para realizar acciones urgentes, existe el riesgo de no cumplir con los plazos.
- Ineficiencias en la colaboración y la comunicación
La gestión eficaz de los contratos requiere un alto nivel de cooperación entre las partes interesadas internas y externas. El uso del correo electrónico como su principal método de comunicación puede conducir rápidamente a múltiples hilos confusos. Antes de que se dé cuenta, es posible que se encuentre con una situación en la que las personas utilicen diferentes versiones del contrato.
6 Mejores prácticas de gestión de contratos
El uso de las siguientes 6 mejores prácticas de administración de contratos ayudará a su equipo a administrar sus contratos:
1. Centralice y estandarice los acuerdos
La redacción de contratos desde cero ralentiza la creación de contratos. Los departamentos legales pueden ahorrar mucho tiempo al estandarizar y aprobar previamente el lenguaje y las cláusulas de los contratos. De esa manera, los contratos se crean más rápido y otros departamentos pueden crear algunos contratos sin participación legal. Cuando los contratos siguen una plantilla, son más fáciles de editar y revisar porque solo se centrará en los términos exclusivos de cada transacción.
Almacene sus contratos en un repositorio central con capacidad de búsqueda para que los contratos sean seguros y fáciles de encontrar. La importancia de los contratos de almacenamiento seguro es aún más evidente cuando hay litigios.
2. Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) razonables
El departamento legal está bajo presión para hacer más con menos y necesita demostrar su valor para la empresa. Para lograr este objetivo, los departamentos legales deben pasar de reactivos (amenazas a la ley) a proactivos (estrategias para impactar los ingresos y mitigar el riesgo). Esto requerirá establecer indicadores clave de desempeño.
Los KPI que se deben establecer y las métricas que se deben rastrear dependen de los objetivos. Por ejemplo, su objetivo es enviar contratos más rápido. Luego puede desglosarlo en KPI específicos, como crear contratos más rápido y reducir los tiempos de aprobación.
Una buena solución de gestión de contratos lo ayudará a realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento, brindándole información sobre su proceso de contratación y dónde puede mejorar para aumentar la eficiencia.
3. Obligación de rastrear
Muchas personas firman un contrato y lo olvidan hasta que algo sale mal. Sin embargo, el contrato se vuelve aún más importante después de su firma. Las empresas requieren que tenga la obligación de realizar un seguimiento de los contratos, y en una gran empresa puede haber miles de contratos activos.
Confiar en empleados individuales para realizar un seguimiento de las obligaciones es arriesgado porque los errores son inevitables. Un buen software de gestión de contratos puede ayudarlo a mantener sus obligaciones bajo control al enviarle recordatorios oportunos por correo electrónico antes de su vencimiento.
4. Colaboración y visibilidad del equipo
En la mayoría de las empresas, la gestión de contratos es principalmente responsabilidad del departamento legal. Sin embargo, para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo en toda la empresa, Legal necesita colaborar de manera efectiva con otros departamentos.
Delegar a otros departamentos con plantillas y flujos de trabajo estándar reduce su participación en todo. Puede usar el software de administración de contratos 8Manage para asegurarse de que el departamento legal apruebe los contratos antes de que se emitan.
Legal también necesita hacer que los contratos sean visibles sin sacrificar la seguridad de los datos. El software de gestión de contratos adecuado le permitirá equilibrar la visibilidad y el control, ayudándole a definir quién tiene acceso a cada flujo de trabajo y registro.
5. Automatización de las comunicaciones
Hay muchas lagunas en el uso del correo electrónico en la comunicación contractual porque el correo electrónico no está lo suficientemente centralizado. Al transmitir información, es posible que se olvide de incluir las direcciones de las partes involucradas o que se oculte información importante en los hilos de correo electrónico.
La mejor práctica es utilizar un software profesional de gestión de contratos que rastree cada actividad y envíe notificaciones en tiempo real a las partes interesadas relevantes. La automatización de la comunicación garantiza que ninguna parte interesada se quede fuera en todas las etapas del contrato.
6. Firma electrónica (o Click to Go)
La firma de contratos sin demora sigue siendo un desafío para muchos departamentos legales. Además de la tradicional firma con tinta húmeda, existen otras formas de firmar un contrato. Las firmas electrónicas y el clic para validar se han adoptado ampliamente como formas efectivas de firmar contratos en línea.
Las firmas electrónicas (o hacer clic para validar) brindan una experiencia de firma perfecta. Las firmas electrónicas hacen que la firma de contratos sea tan fácil como un clic y es ideal para contratos de gran volumen, como los términos y condiciones del sitio web.
Una buena solución de gestión de contratos le permite incorporar contratos en el flujo transaccional de sus usuarios, lo que reduce la fricción inherente a los contratos en PDF o en papel.
Mejores prácticas de gestión de contratos con 8Manage
El cumplimiento de las mejores prácticas de gestión de contratos es fundamental para la eficiencia de los contratos que coincida con el crecimiento de su negocio.
8Manage Contract Management proporciona a las empresas automatización de contratos, una única fuente de verdad auditable y una vista en tiempo real del progreso comercial y la actividad del contrato.
● Almacenamiento de archivos centralizado, el personal autorizado puede acceder y administrar contratos desde un solo lugar;
● Enviar automáticamente recordatorios de fechas importantes para garantizar que no se pierdan los plazos;
● Crear plantillas personalizadas para varios tipos de contratos para garantizar la coherencia y el cumplimiento;
● Permite múltiples usuarios para colaborar en un contrato, lo que garantiza un flujo de trabajo fluido
● Fácil de buscar y recuperar contratos rápidamente, lo que elimina las búsquedas manuales que consumen mucho tiempo
● Proporciona información sobre el rendimiento del contrato, el seguimiento de los costos del contrato, los riesgos, etc.
En conclusión, el uso de software de gestión de contratos garantiza un enfoque profesional de la gestión de contratos, facilita mejor la gestión de riesgos, mejora la rentabilidad y proporciona un claro retorno de la inversión (ROI) en términos de costes y beneficios de las actividades de gestión de contratos.