在企业信息化管理飞速发展的过程里，费用管理往往成为一个盲点，甚至可能成为“木桶效应”中那块最短的板，在医药企业中体现的尤为明显。医改政策的落实与激烈的竞争环境都给医药企业带来了前所未有的压力，传统的人工、线下、纸质的费用管理手段已经远远不能满足当今医药企业的费控需求。
费用合规要求对药企的业务开展带来很大的影响，不断攀升的营销费用、不完善的费用管理体系不但给企业的财务人员带来了巨大的工作量，单据审批滞后、报销速度慢，销售代表更是抱怨不断，企业资金被大量占用，药企管理者却束手无策。
硕科费用管理系统通过对费用填报、审批、单据审核、入账付款等涉及费用报销的各个环节进行分析，了解影响报销速度的因素有哪些，并提供有效的解决方案，逐个击破，帮助药企提升报销速度。
单据创建环节：规范费用填报，降低退单几率，营销人员可快速完成费用填报，进入审批流程。原本的费用填报方式是通过线下、手工填报，经常会出现填报不规范、填写信息出错的问题，由于填报信息不合格、证明资料不全等原因而被退单的情况常有发生，这不仅大量占用了营销人员的工作时间，也影响了费用报销的速度。
硕科费用管理系统帮助企业规范营销人员的费用填报行为，在填报过程中，可以通过系统获取填报要求、帮助和提示等信息，如选择报销科目时，代表可以看到相应科目填报人资格、活动类型定义、各费用子项的控制标准及附件要求等内容。代表如果没有按照系统要求进行填报，系统会自动检查并报错提示，代表则无法进行下一步操作，必须根据系统提示进行填报内容修改，直至提交符合要求的单据。有效减少代表填报错误及被退单的几率，加快填报速度，进入审批流程。
单据审批环节：审批人可以在PC端或者手机端进行审批操作，这就解决了由于药企领导工作繁忙或者出差在外无法及时审批导致审批滞后的问题。在单据审批的过程中，如果出现单据审批不过需退回修改的情况，系统提供自动短信通知功能，同时，如果代表有需要紧急报销的单据，也可以通过自动短信通知功能告知审批人。代表还可通过系统随时查看单据审批和报销的进展情况，及时、快速的处理审批、报销中的问题。另外，系统还具有限时审批功能，对各级审批人的审批时限进行约束，提高审批效率。单据完成线上审批后，代表在系统中打印相应单据，按要求粘贴发票并邮寄至企业财务部。线上审批线下审单，将分管领导业务审批和财务人员单据审核合理分开，先审批再审单，减少退单、丢单情况，缩短审批周期。
入账和付款环节：财务人员的审单、入账和付款的速度对药企实现快速报销有很大的影响，硕科费用管理系统与条码技术向结合，财务人员可以通过扫描条码对单据进行快速定位，并根据系统中的单据明细信息对发票进行审核，若发现不合规情况，可在系统中进行金额修改、不予报销等特殊处理。审单完成后，财务人员可在系统中选择相关的单据，快速锁定入账批次，同一入账批次可供多名财务人员使用，不同区域的报销单据可同时入账，实现快速入账。系统还可自动导出付款明细清单，分管会计可以直接提供给付款部门或银行，有效缩短付款时间。对于实施商务卡的药企，可以通过系统实现银企对接快速报销。
由此可见，药企报销慢虽是顽疾，但并不是不治之症。企业需深入分析与报销相关的各个环节，找出影响报销速度的因素，以硕科的信息化、数字化解决方案为基础，建设专业、有效的费用管理系统，通过规范和优化报销流程，缩短报销周期。报销最快在一周之内完成，有效提升营销人员满意度。