Como gerente que trabalha em projetos há mais de dez anos, tenho um profundo conhecimento das dificuldades e pontos problemáticos do gerenciamento de projetos, por isso falarei sobre isso com base em minha própria experiência.
Na minha opinião, as dificuldades e pontos problemáticos na implementação do gerenciamento de projetos podem ser classificados em duas categorias: uma é para a própria tarefa do projeto e a outra está relacionada ao gerenciamento dentro da equipe .
Para a própria tarefa do projeto -
- Liberação de tarefa difícil e colaboração interdepartamental: liberação de tarefa difícil, sincronização de informações entre membros e departamentos envolvidos não é oportuna, resultando em confusão na colaboração do projeto.
- O processo de formulação de tarefas é trabalhoso: usar formulários tradicionais para formular as tarefas do projeto é demorado e trabalhoso.Quando há muitas tarefas, é impossível priorizar as tarefas, dificultando o gerenciamento do projeto.
- Difícil de controlar o progresso da tarefa: falta de quadro de status da tarefa, o progresso da tarefa não é fácil de controlar, por isso é impossível compreender com precisão o status geral de conclusão do projeto e fazer ajustes direcionados. Há também uma falta de gráficos visuais para os funcionários status de tarefa pessoal e aumenta o risco de atrasos no projeto.
Para a gestão interna da equipa——
- Dificuldade na comunicação da tarefa: O processo de execução e revisão da tarefa é complicado, o feedback durante a execução da tarefa não pode ser comunicado em tempo hábil e o custo de comunicação é muito alto, o que dificulta o bom andamento da tarefa.
- Dificuldade na contagem de horas de trabalho: O registro manual de horas de trabalho pode levar a erros ou dados imprecisos, o que afeta não apenas as estatísticas de desempenho de cada membro, mas também a coesão entre as equipes.
Esses problemas tiveram muitos impactos negativos na qualidade do gerenciamento de projetos e comecei a pensar: quais são as maneiras de resolver esses problemas?
Depois de uma exploração constante, finalmente encontrei a resposta.Um é pensar em gerenciamento de projetos e o outro é usar ferramentas para auxiliar o gerenciamento de projetos .
1. Pensamento em gerenciamento de projetos
1. Pensamento sistêmico
O gerenciamento de projetos requer uma compreensão completa de todos os aspectos de um projeto, incluindo objetivos do projeto, marcos, cronogramas, recursos e riscos. As habilidades de pensamento sistêmico ajudam os gerentes a entender o projeto como um todo, ajudando-os a alocar melhor os recursos e a tomar decisões.
2. Pensamento inovador
O gerenciamento de projetos requer habilidades de pensamento inovadoras para resolver problemas de maneiras criativas. No gerenciamento de projetos, podem ser encontrados vários desafios e obstáculos que exigem habilidades de pensamento inovador para resolver problemas e encontrar novas soluções.
3. Pensamento de comunicação
O gerenciamento de projetos requer habilidades de pensamento comunicativo para se comunicar de forma eficaz com os membros da equipe, partes interessadas e outras organizações do projeto. Os gerentes precisam saber como se comunicar de forma eficaz para garantir que os membros da equipe tenham tarefas e objetivos claros e possam colaborar para realizar as tarefas.
4. Pensamento analítico
As habilidades de pensamento analítico também são necessárias para os gerentes de projeto, a fim de analisar dados e informações para tomar decisões e ajustar os planos do projeto quando necessário.
5. Pensamento de liderança
O gerenciamento de projetos requer habilidades de pensamento de liderança para que os gerentes possam liderar equipes para realizar tarefas. Os gerentes precisam entender como motivar os membros da equipe, criar confiança e impulsionar o progresso.
2. Ferramentas de gerenciamento de projetos
Claro, não basta ter esses pensamentos, mas também praticá-los.
Se um trabalhador quer fazer um bom trabalho, ele deve primeiro afiar suas ferramentas. Como gerente de projetos, também é necessário aprender a usar ferramentas adequadas de gerenciamento de projetos para auxiliar seu trabalho. Principalmente na era digital, fazer bom uso das ferramentas pode alcançar o dobro do resultado com metade do esforço.
Eu recomendo usar o modelo "Project Task Management" lançado pela Jiandao Cloud Platform para resolver problemas. Isso é o que eu mesmo tenho usado e vou compartilhar com você:
Orientação: http://s.fanruan.com/794bn
Suas funções são muito completas , incluindo formulação de projetos , divisão de tarefas em vários níveis , revisão do resultado da execução , análise Kanban , consulta de atrasos , controle de andamento e custos , etc.
Aqui estão alguns dos meus recursos favoritos:
1. Formulação de tarefas de projeto com um clique
Independentemente de a tarefa do projeto ser simples ou complexa, você pode criar uma nova com um clique . Esta função não apenas permite que você crie projetos rapidamente, mas também atribui de forma flexível a pessoa responsável e os participantes conforme necessário.
Depois de criar um projeto, você também pode formular e visualizar nele tarefas de vários níveis , que podem ser categorizadas de acordo com sua prioridade, para ajudá-lo a entender o andamento do projeto com mais clareza.
2. As informações da tarefa são sincronizadas a qualquer momento
Depois que o processo da tarefa é iniciado, ele será enviado automaticamente para a pessoa responsável pelo processo, e o feedback pode ser adicionado a qualquer momento na área de comentários da tarefa e os membros cooperantes podem ser lembrados de realizar a visualização síncrona em tempo real das informações da tarefa por todos os funcionários, e o problema da má comunicação pode ser perfeitamente resolvido.
Tomando como exemplo os membros internos do modo público, o efeito lembrete é o seguinte:
3. Um processo para concluir a aprovação da execução da tarefa
A execução da tarefa pode ser iniciada a qualquer momento, e o status da execução da tarefa é enviado automaticamente ao aprovador da tarefa, formando um ciclo fechado de revisão da execução da tarefa.
Além disso, o status de execução pode ser preenchido de acordo com o andamento específico da tarefa, não sendo necessário que a tarefa seja enviada para execução somente após a conclusão da tarefa, podendo também ser colocada em espera ou encerrada.
4. Gráficos Kanban e Gantt para controlar o andamento das tarefas
O gerenciamento do progresso das tarefas do projeto pode ser considerado um elo fundamental no gerenciamento de projetos. A falha em controlar o progresso pode levar a atrasos e outros riscos.
Eu costumo usar o painel de dados de tarefas de Jiandaoyun e o gráfico de Gantt para visualizar os atrasos do projeto. Eles podem exibir visualmente o andamento das tarefas, e o progresso geral do projeto pode ser visto rapidamente, e quaisquer problemas podem ser conhecidos a tempo, de modo a tomar melhores decisões.
Você também pode compartilhar o progresso do projeto com os membros da equipe e discutir e resolver problemas de forma colaborativa.
5. Use o formulário para registrar rapidamente o horário de trabalho
Em termos de gestão de horas de trabalho, suporta registo de horas de trabalho, aprovação de horas de trabalho, estatísticas resumidas, etc. Para os colaboradores, podem registar as suas horas de trabalho de forma mais cómoda e rápida, reduzindo os custos de comunicação; para os gestores, podem apreender os dados das horas de trabalho dos membros da equipa em tempo útil, de forma a coordenar os recursos e controlar os custos.
O acima, espero ajudá-lo!