インターネット、ビッグデータ、クラウドコンピューティング、ブロックリンクなどの情報技術の応用と電子商取引の急速な発展に伴い、情報化と電子化は時代の発展の主要なトレンドとなっています。電子会計ファイルの導入により、情報管理レベルが大幅に向上し、ファイル情報の利用率・共有率が向上したことから、会計ファイルの電子化をいかに推進し、管理手法を継続的に革新していくかが特に重要となっています。
1. コンセプトと背景
会計ファイルのデジタル化とは、電子形式で生成、送信、保存される会計伝票、会計帳簿、財務諸表などの会計専門資料を指します。企業や機関の経済活動を記録、反映する重要な歴史資料および証拠であり、単位の重要な経済アーカイブであり、企業や機関の過去の経済活動を検証するための重要な基礎でもあり、重要な部分でもあります。国立公文書館の。電子会計データの使用は会計ソフトウェア システムと密接に関係しているため、紙の会計ファイルほど直観的ではなく、特定のコンピュータ オペレーティング システムで使用する必要があります。異なる財務ソフトウェアまたはその異なるバージョンによって生成された電子会計ファイルソフトウェアにはそれぞれ異なる特徴があるため、財務ソフトウェアおよび関連情報は会計ファイルとして管理する必要があります。
2014 年、国家発展改革委員会は財政部、国家税務総局、国家公文書管理局と協力して、チャイナテレコム、チャイナテレコム、 China Unicom、PICC と協力し、段階的な成果を達成しました。
2015年12月、財務省と国立公文書館は新たな「会計公文書管理措置」（財務省と国立公文書館命令第79号）を公布し、2016年1月1日に発効した。新しい「会計ファイルの管理のための措置」では、会計ファイルの取得、償還、会計、アーカイブ、保管はすべて電子的に管理できると指摘しています。新しい「行政措置」の開始により、電子会計ファイルの法的効率が確認されます。これにより、電子会計ファイルのネットワーク伝送やオンライン申請が大幅に促進され、企業会計ファイルの電子管理が急務となっている。
2. 電子会計ファイルの現状
会計ファイルの電子化は法制化され普及してきましたが、まだ普及してから日が浅く、企業の都合により会計ファイルの電子管理の経験が浅く、様子見の姿勢をとっている企業も少なくありません。そして、会計ファイルを紙でアーカイブするという以前の現象が継続されます。
会計ファイルの電子管理における技術環境の複雑さ、システム構築の遅れ、ソフトウェア環境とハードウェア機器の不安定性など、会計ファイルの電子管理には多くの問題があり、主な症状は次のとおりです。会計ファイルへのアクセスが不便; ② セキュリティが存在する 隠れた危険; ③ 信頼性が課題に直面している; ④ 会計ファイルの電子的完全性が不十分である。原本伝票と会計ファイル管理の二つの連携は依然として半紙・半電子状態にある、⑤会計情報の活用に課題がある、⑥システム構築が急務、⑦ファイル管理要員の質が求められる改善されるべきです。
3. 電子会計ファイルの意義
電子会計ファイルは、広範性、統一性、多様性、デジタル化、仮想化、電子化といった特徴を持っています。会計ファイルの電子化により、管理コストが削減され、リソースの無駄が削減され、財務管理の効率が向上し、財務担当者の労働集約性が軽減され、情報共有も可能になります。
1. 管理コストの節約、資源の無駄の削減、財務管理の効率の向上に貢献します。
たとえば、チャイナテレコム広東支社は、毎年 300 万元以上の紙と印刷用品を節約し、毎年約 400 万平方メートルの倉庫スペースを節約し、広東支社のコストを毎年 1,000 万元節約しています。会計ファイルのデジタル化は、事務用紙と事務消費量を大幅に節約し、コスト負担を軽減し、特に財務担当者が些細なファイル管理作業から手を引いて会計および財務管理作業に集中し、業務効率を向上させるのに役立ちます。
2. 便利なクエリとデータ共有
会計伝票から原本伝票、会計帳簿、財務報告書に至るまで、財務会計プロセス全体が統合され、元の分散ファイル情報が再処理され、必要な情報を直接読み取ることができるデータベース構造が確立されます。同時に、ファイルチェックの地理的制限を打ち破り、「インターネット +」方式による情報クエリを実装します。合理的な権限があれば、会計ファイル管理者または監督者は、コンピュータ機器上にアーカイブされた電子会計ファイルを柔軟かつ便利にレビューできます。
3. 会計ファイルの作成とアーカイブのプロセスを簡素化および標準化する
ERPなどの各種会計システムを介して伝票や帳票などの会計データを集計・照会・エクスポートする機能により、スキャナーなどの画像収集機器によるほとんどの紙原本伝票の電子収集技術の適用を実現します。以前は手動で編集または印刷する必要があった大量の会計データを、さまざまな会計システムで直接生成し、電子形式で保存できるようになり、電子会計ファイルの作成とアーカイブのプロセスがよりシンプルかつ効率的になりました。
4.金融
新たな「行政措置」では、会計ファイルの範囲に電子会計ファイルも含めることにより、電子会計データの深化と有効活用を促進し、政府の意思決定や管理に、より多くの次元と参考値情報を提供することができる。 、企業の発展のための情報も提供できます。ビッグデータの分析と処理を通じて、企業は新たなビジネスチャンスについての洞察を獲得し、企業の意思決定を最適化することができます。
5. 会計の監督と検査に資する
電子請求書会計ファイルは、会計業務の監督と検査を大幅に容易にし、会計管理の多層的かつ全面的な強化のための包括的かつ正確な情報を提供し、「レビュー監督」と「リアルタイム監督」を実現し、それによって適時性を向上させます。イベント後の監督を強化し、会計リスクを効果的に防止します。同時に、すべての会計情報は電子画像を介して送信され、システムの許可設定と組み合わせることで、関連する管理者やオペレーターが会計情報を手動で変更することを効果的に防止し、財務作業プロセスを強化し、会計処理の完全性と真剣さを確保することができます。会計組織システム。
4. 会計ファイルの電子管理において遵守すべき原則
1. セキュリティ: 会計ファイル管理の主なタスクは、会計ファイルのセキュリティを確保することであり、紙ファイルの場合は盗難防止、防火、防湿、防鼠などの観点から強化する必要があり、電子ファイルの場合は、会計ファイルのセキュリティを確保する必要があります。ウイルス対策や記録媒体の保管などに一層の注意を払うとともに、ネットワークセキュリティなどのリスクを厳重に管理し、安全性を確保します。
2. 機密保持：会計ファイル情報の漏洩は、企業に多大な潜在的経済リスクをもたらし、計り知れない損失を引き起こす可能性があるため、職員の専門的資質を向上させ、民間防衛、技術的防衛、物理的防衛などのさまざまな側面で機密保持作業を強化します。 。
3. 標準化: 会計ファイルの保存と管理は、その真剣さと標準化を保証し、財務部門の規定に準拠する必要があります。
4. 信頼性: 会計ファイル、特に電子ファイルの機密性管理は、その真正性と信頼性を確保する必要があり、暗号化とバックアップをタイムリーに実行し、重要なデータや重要な情報が漏えいしないように、対応するアクセスおよび変更権限を設定する必要があります。改ざんされました。
5. 互換性: 会計ファイルの管理もオープンマインドかつ包括的でなければなりません。従来の紙ファイルの必要な存在を維持するだけでなく、電子ファイルや情報データベースを選択的に開発する必要があります。デジタル テキストや仮想ファイルも存在する場合があります。今後の開発は、化アーカイブ、シミュレーション可視化技術アーカイブなど。
6. インテリジェンス:まず、会計ファイルの倉庫管理がインテリジェント化され、インテリジェントなデータ保存メディア、高速スキャン、自動データ アーカイブとストレージなどの先進テクノロジーが積極的に使用され、日常の事務作業で実用的な価値が実現されます。2つ目は、会計ファイルのインテリジェントなチェックと借用を実現することであり、インターネット技術と最新の電子伝送技術の助けを借りて、権限のある権限内で内部リソースの共有と外部クエリの機能を実現できます。
5. 会計ファイルの電子管理に関する対策と提案
1. 会計ファイル管理システムの改善
企業は自らの現実から進み、企業のアーカイブ管理に存在する問題を分析し、詳細な実施計画を策定し、企業の会計アーカイブ管理システムを確立および統合し、完全な解決策を形成する必要があります。必要に応じて、関連部門を訪問して、高度な管理経験から学び、学ぶことができます。「会計ファイル管理措置」に定める会計ファイルの収集・保管範囲に加え、部門が生成する会計ファイルについても規制する。焦点は、情報ベースの会計ファイルアーカイブシステム、保管システム、借入システム、およびサービス利用システムの改善、明確な賞罰を伴う評価メカニズムの改善、開発および開発のための文書とソフトウェアプログラムの完全なセットの明確化に置かれるべきである。コンピュータ化された会計システムの使用。
2. リーダーの注意を強化し、組織のリーダーシップを強化する
リーダーの注意力は重要な前提条件であり、企業の会計ファイル管理を適切に行うための鍵です。あらゆるレベルのリーダーは、会計ファイル管理を制度的、科学的、日常的なものにするために、人的、財政的、物的資源への投資を増やす必要があります。すべてのレベルで会計ファイル管理責任システムを確立および実装し、会計ファイルの収集、アーカイブ、保管を実行できるように責任を明確にします。
3. 複合的な才能の育成に注意を払う
会計ファイルのデジタル化には、財務記録管理者に新たな管理知識とスキルが求められ、対応する会計の専門知識だけでなく、アーカイブの専門知識や最新のさまざまな管理ソフトウェア システムの使用法についても理解する必要があります。情報技術の急速な発展と科学技術的手段の継続的な改善に伴い、アーカイブ管理者にとってタイムリーな課金は不可欠なタスクです。企業は、年次ローテーショントレーニング、継続教育、ビジネストレーニング、他の企業との定期的なコミュニケーションを通じて、有能な会計ファイル管理担当者を育成するために多面的なアプローチを取ることができます。
4. 会計ファイル情報ネットワーク設備の構築強化
安全で効率的なアーカイブ情報システムを確立し、ハードウェア施設の構築を強化し、現代のアーカイブ管理に必要なコンピューター、スキャナー、インターネット機器およびその他の最新機器を迅速に装備し、財務システムとアーカイブ保管場所を有機的に統合し、会計をより効率的に使用します。電子ファイルをすぐに作成できます。例えば、企業はファイル管理のための補助機能を備えたコンピュータ化されたソフトウェアを選択し、ユーザーが自宅にいながらにしてファイルを参照して利用できるように会計ファイル情報システムを構築します。
5. セキュリティシステムの構築
(1) ファイルの安全な利用
① すべての会計ファイルのセキュリティ レベルを確立し、対応するアクセス許可を設定します。企業は、電子会計ファイルに対して 3 ～ 5 レベルの機密性を確立し、関連する担当者が自分の身元と一致するレベルの権限のみを使用できることを規定できます。権限を設定するときに、ユーザーの変更権限を制御する場合 (改ざんを防止するため)、ユーザーがレビューのために開くときに、システムはさまざまな電子会計ファイルを SWF ファイルに自動的に変換できます。この設定により、ユーザーは参照のみが可能になり、変更はできなくなります. 電子会計ファイル。また、外部ソースファイルには改ざん防止を設定し、チェックコードを定期的に確認・変更することでソースファイルの安全性を確保する必要があります。
② ソースからのアーカイブデータの安全性を確保する。企業は、画像電子技術 (ORC アプリケーション技術など) を使用して、外部から取得した関連する伝票をスキャンして検証し、ソースでアーカイブされた会計電子ファイルの信頼性を確保するために多層管理を実行できます。
③会計電子ファイルの長期有効性を確保する。
(2) ITシステムのセキュリティ
① コンピュータのハードウェアのセキュリティの確保とバックアップの管理。たとえば、デュアル ホット デバイス、負荷分散、セキュリティ制御リスト、冗長ストレージ、結合データ バックアップなど、現在一般的なコンピュータ システムのセキュリティおよび機密性テクノロジを使用して、システム セキュリティを確保できます。
② システムのビジネスセキュリティとアプリケーションセキュリティを確保します。ビジネスセキュリティの観点からは、システム上で徹底した管理基準を設け、各業務プロセスをシステム上で綿密に計画・確認し、後戻りできない部分については厳格に管理する必要があります。アプリケーションのセキュリティ面では、ERPシステムの設計思想を参考に、ユーザー管理や認証管理などの権限を一元化することができ、ログイン面では、リアルタイムの統一シングルサインオンを実現し、権限のあるユーザーの運用を標準化することができます。ユーザー。
(3) イントラネットの情報セキュリティ
企業は、強力なイントラネット情報セキュリティ管理システムと技術システムを確立し、会計ファイルの電子作業に優れた情報セキュリティ基盤を構築し、会計ファイルの電子作業に強力なネットワーク情報セキュリティ基盤を提供する必要があります。
会計ファイルの電子化は今後の会計ファイル管理のトレンドであり、会計ファイル情報のリアルタイム更新、リアルタイム照会、情報共有などの機能を実現し、企業の情報化と新制度のもとでの管理の高度化のニーズに応えます。意思決定情報を多面的に企業に提供することで、企業経営や財務業務に変革と改善をもたらします。
iBox インテリジェント電子会計ファイル管理プラットフォームは、 Yunchu の新しいスター製品であり、金融分野における Yunchu の数十年にわたる経験と、高効率かつ低耐障害性の RPA ツールを組み合わせて、企業の会計データ管理の効率を向上させ、企業のデジタル化を支援します。 . 変身。
iBox は、RPA ロボット処理または API インターフェースの使用という 2 つの情報およびデータ収集方法をユーザーに提供します。各種OAシステム、ERPシステム、金融システムからのメタデータやソースファイルを会計ファイル管理端末iBoxに直接収集し、データの信頼性と安全性を確保するための関連付けを確立できます。会計データをアーカイブする際、RPA ロボットと iBox は、ソース ファイルと収集されたファイル、ソース データと収集されたデータを自動的に比較し、4 つのプロパティの検出レポートを生成して、電子会計ファイルの信頼性、完全性、使いやすさ、および信頼性を実現します。
信頼性: iBox は、電子一般 VAT 請求書や電子特別 VAT 請求書など、さまざまな請求書検証機能を提供しており、電子伝票は、伝票の内容が完全なままであり、作成時から変更されていないことを確実に保証できます。それが反映する事柄、活動、または事実。
完全性:アーカイブされた会計伝票の電子ファイルと元の財務システムの電子ファイルの必要なコンポーネントを比較します。必要なコンポーネントが欠けている伝票の電子ファイルは不完全な電子ファイルです。会計伝票の電子ファイルを収集します。メタデータが比較されます。必要なメタデータ要素が欠落している場合、メタデータは不完全であると判断する必要があります。
可用性：電子伝票のコンテンツデータが正常に開いて閲覧できるか、コンテンツデータの形式がアーカイブ要件を満たしているかを検出します（検出項目には、コンテンツデータ形式の検出、コンテンツデータの可読性検出、電子伝票に記録されたソフトウェアおよびハードウェア環境の検出など）電子属性メタデータ 情報がアーカイブ要件を満たしているかどうかのテスト項目は、ソフトウェアおよびハードウェア環境のコンプライアンス テストです。
信頼性: iBox にアーカイブされたデータは、MD5 データ概要検証を使用して保存されます。ファイルの取得中に、データの整合性がチェックされ、アーカイブされた情報が信頼でき、アーカイブと保存のプロセス中に事実と一致しているかどうかが検出されます。