1. 現在の本社に共通する問題点
- 後方オフィスの手法:不透明なサービスプロセス、従業員の暴走、質の悪いサービスエクスペリエンス、無秩序なリソース管理、行き詰まったプロセス、低いサービス効率
- 価値が認識されていない：企業や従業員にとってのサービスの価値が測れない、サービスのコストパフォーマンスが測れない
- サービスイノベーションの難しさ：企業の発展レベルにサービス品質が追いつかず、イノベーションが体系的に導入されていない
- 情報化のコストが高い:標準的な情報化システムは差別化されたサービスプロセスを満たしておらず、システム開発コストが高く、サービス部門にはそれを支払う余裕がありません。
2. OAオフィスシステムとは
OA オフィス システムとは何かを明確にする前に、いくつかの概念を明確にしましょう。
1. OAとは何ですか?
OAには、各種オフィススマートデバイス、基本ソフトウェア、オフィス管理システム（OAシステム）が含まれます。コピー機、勤怠管理、電子メール、IM、オフィスソフト等を含む。
2. OAシステムとは何ですか?
OA システムとは、組織の日常的な管理と運営を指向し、組織の高頻度の作業行動に対するソリューションを提供するシステム モジュールを指します。全体として、これは組織が効率を向上させ、人件費を削減するための自動化された情報プラットフォームです。
3. OA システムとは単にシステムを指しますか?
いいえ、上記の説明から、組織がオフィス効率の最適化を達成するのに役立つ機能は、実際には、市場で一般的な OA 機能モジュールを含む (ただしこれに限定されない) OA システムのモジュールの 1 つに起因することが理解できます。
つまり、OA システムのユーザーは特定の部門や専門職ではなく、大多数の従業員であるため、その概念の定義は常に変化しています。
3. 企業にとってのOAシステムの重要性
1. 作業効率の向上
従業員はOAシステム上で休暇申請や経費精算申請などを行うことができ、承認プロセスもシステムが自動で行うため、手動処理の時間と手間が大幅に削減されます。
さらに、OA システムはタスク管理、スケジュール、ファイル共有などの機能も提供し、従業員が自分の仕事をより適切に整理および管理し、作業効率を向上させるのに役立ちます。
2. 情報管理の最適化
従来の紙文書管理には、情報が見つけにくい、保管スペースが大きいなどの問題がありました。OAシステムは、企業のさまざまな文書、資料、契約書などをデジタル管理し、情報の一元保管と迅速な検索を実現します。
情報セキュリティの保護も OA システムの重要な部分です。一般的な OA システムでは、機密情報のセキュリティを確保するためのアクセス許可を設定できます。これにより、物的資源が節約されるだけでなく、情報管理の効率と正確性も向上します。
3. 連携とコミュニケーションの強化
OA システムを通じて、チーム メンバーはファイルを共有したり、問題について話し合ったり、タスクを割り当てたりすることができ、情報伝達の遅延や損失を回避できます。オンライン会議やインスタント メッセージングなどの機能も、チーム メンバー間のコミュニケーションと協力を促進する上で重要な役割を果たします。
部門を超えたプロジェクト チームは、OA システムを通じて協力して作業できます。チームメンバーは、システム内でプロジェクトの進捗状況を共有し、問題について話し合い、タイムリーにタスクを割り当てることができます。これにより、情報の不具合や作業の重複を回避し、チームの連携効率やプロジェクトの実行効果を向上させることができます。
4. データ分析と意思決定のサポート
企業の各部門がデータ分析をうまく行うことは難しい場合が多いですが、OA システムの中にはさまざまな経営指標をリアルタイムで監視・分析し、企業の経営状況や市場動向を把握できるものもあります。これにより、企業はデータに基づいて意思決定を行い、より科学的で効果的な開発戦略を策定できるようになります。
4. OAオフィスシステムの機能
OA オフィス システムには強力な機能があり、Jiandaoyun オフィス システムを例に、OA オフィス システムの機能について詳しく説明します。
公式ウェブサイト： https: //www.jiandaoyun.com
案件承認 - 申請一元管理、便利で簡単な操作
- 契約承認:デジタル契約承認、分厚い契約書を取る必要はありません
- 残業申請：残業時間を自動計算し、成果給にも連動可能
- 外出申請：出張手続きの標準化：外出の理由や期間などを記入し申請を提出
- 統計レポート:承認要件とその処理状況を分析し、遅延を明確にします。
車両使用管理 - 詳細が明確で、プロセスが一目でわかる
- 自動車の使用:統一基準、オンライン照会、および社内と社外のレンタカーの明確な境界
- 車の返却:ワンクリックで車両返却の選択がすぐに実行されます。
- 給油:燃料カード情報データベースを確立し、金額をインテリジェントに換算し、燃料カードから自動的に引き落とします。
- メンテナンス:メンテナンスプロセスが明確で、車検/事故登録が完全にプリセットされており、ワンクリックで使用できます。
- レポート:すべての車両情報、使用、返却、給油、メンテナンス、その他の詳細が明確です
料金管理管理 - いつでもどこでもレポートが作成でき、請求書が明確になります
- プロジェクト予算：プロジェクト承認評価、プロジェクト予算のオンライン登録、フルデジタル運用
- 料金管理申請:プロジェクト料金申請を標準化し、オンラインで記入し、リアルタイムで処理および承認します。
- レポート統計:すべての予算入力詳細の統計分析、透明性のある料金管理アプリケーション処理の進行状況
材料管理 - 自動ファイリング、柔軟な呼び出し
- マテリアル ライブラリ:明確で明確なマテリアル情報ライブラリを確立し、いつでも新しいストレージを迅速かつ便利に追加します。
- 調達：資材の調達を標準化し、在庫量が見える、購入数が明確になる
- 購買依頼:ワンクリックで購買依頼の関連付けを行うことができ、インテリジェントに在庫を計算し、在庫制限を超えた購買依頼を行うことができます。
- 返却: 該当する資料を選択し、直ちに保管場所に返却します。
- 材料統計：在庫状況を包括的に監視し、材料の使用を管理します
日次および週次レポート - 透明性のあるデータ、進捗状況の追跡
- 週次レポート:日次の内容と要件を部門ごとに設計し、ターゲットを設定します
- 毎日: 1週間の作業内容の概要と次の週の計画を明確かつ明確に標準化します。
- To Do のプロセス:毎日のタスクのリマインダーを毎日設定し、チームに毎日の報告を促す
- 要約統計：各部門の労働時間と日次および週次報告書の提出を監視するための統計委員会を設置します。
要約すると、企業にとってOA オフィス システムの重要性は無視できません。作業効率が向上し、企業の共同能力が強化され、より優れたデータ管理とセキュリティが提供され、企業の意思決定能力が向上し、企業のサービス品質が向上します。科学技術の絶え間ない進歩に伴い、OAオフィスシステムが企業において果たす役割はますます重要になります。
この記事がお役に立てば幸いです。