マトリックス型プロジェクト管理組織は、企業の関連機能部門から業務指導を行うためにプロジェクト管理担当者が派遣され、プロジェクトマネージャーが直接指揮するマトリックス状の組織です。これは、類似または重複するスキル要件を持つ複数のプロジェクトに取り組んでいる企業にとって理想的な戦略です。
マトリックス組織はどのように機能するのでしょうか?
マトリックス組織は、所属する部門やチームに関係なく、スキル セットに基づいてさまざまなプロジェクトにリソースを展開できる共有サービス モデルをサポートするように設計されています。
これにより、サイロ化が解消され、部門を超えたコラボレーションが促進されます。さらに、共有リソースプールにより、同様のスキルを持つ新規候補者を雇用するコストが削減され、全体的な利用率が最適化されます。
この操作モードは非常に単純に思えますが、同時に実行されている複数のプロジェクトが同じ機能を必要とする場合、操作は複雑になります。したがって、マトリックス構造では、これを簡素化するために特定の役割と責任が必要になります。
マトリックスプロジェクト管理の重要性
マトリックス管理は、現在のダイナミックで機敏な職場で企業が成長するのに役立ち、既存の従業員の可能性を最大限に活用できるようになります。
1. 資源の有効活用を推進する
マトリックス管理は共有サービス モデルをサポートしているため、従業員が自分のスキルを活用し、さまざまなプロジェクトで同時に真の可能性を引き出すことができます。
たとえば、企業は、プロジェクトのスケジュールと可用性に基づいて 2 つのプロジェクトに同じリソースを使用することで、リソース コストを削減しながら、収益性の高い利用率を最大化できます。
また、リソースが十分に活用されていない場合、リソース マネージャーはリソースを別のプロジェクト (部門全体) に割り当てることで、適切な仕事を提供できます。これらの実践により、ワークロードの均一な分散と人材プールの効率的な活用が保証されます。
2. コスト効率の高いリソースの活用を支援する
リソースは高価な投資であるため、プロジェクト予算の超過を防ぐために最適なチームを編成することで収益性を確保します。
マトリックス構造により、リソース管理者は地域の境界を超えてコスト効率の高いリソースを活用できます。
リソースが管理できない場合は、他のリソース マネージャーや部門長と調整して、最適なリソースをより低コストで調達できます。たとえば、リソースコストが高い米国にプロジェクトがあるとします。ここでのマトリックス構造により、リソース管理者は同様のスキルを持つリソースを低コストの国から調達し、品質を損なうことなくプロジェクトのコストを制御できます。
3. イノベーションと自律性の強化
マトリックス組織は、さまざまな機能や場所のリソース間の部門間のコラボレーションを促進し、機能的にも文化的にも多様なチームを形成します。したがって、さまざまな分野の対象分野の専門家が協力する場合、マトリックス構造により、既成概念にとらわれずに考えることができ、イノベーションを促進することができます。
さらに、マトリックス管理は 1 つのレベルの権限を超えて分業を促進します。したがって、プロジェクト マネージャーが自分の責任を専門リソースに委任すると、責任感が醸成されます。また、創造性と革新性を発揮する余地も与えられます。これらすべてが自律性の向上につながります。
4. 部門間の知識共有を促進する
マトリックス管理の機能を理解すると、それがオープンな作業環境を可能にすることは明らかです。言い換えれば、部門を越えたリソースがプロジェクトでの作業を調整すると、知識共有への扉が開かれます。シームレスなコラボレーションは、競争力を維持し、プロジェクトが品質基準を満たしていることを保証するのに役立ちます。
5. より優れた柔軟性と適応性を開発する
マトリックス構造では、異なる部門間でリソースを自由に共有できるため、組織の柔軟性が促進されます。さらに、Matrix リソースがさまざまな機能にわたるさまざまなプロジェクトに取り組む場合、動的な環境で成功する機会が得られます。
さまざまなプロセスや標準に従って作業できるこの広範な能力と、組織全体のチームのダイナミクスは、リソースの適応性を高めるのに役立ちます。
マトリックスプロジェクト管理で良い仕事をするにはどうすればよいでしょうか?
最新のテクノロジーに基づいたプロジェクト管理システムを使用すると、プロジェクトのすべてのマネージャーと幹部、およびプロジェクトの全プロセスが含まれ、企業のプロジェクト管理の要件を満たすだけでなく、企業の運営効率の向上にも役立ちます。 。
8Manage PM を使用してマトリックス管理を適切に行う方法に関するヒントをいくつか紹介します。
1. 役割と責任を割り当てる: PM システムでプロジェクト チームを作成し、チーム メンバーに役割と責任を割り当てます。全員がプロジェクトにおける自分の役割を理解し、より良いコラボレーションのための準備を整えます。
2. 明確な目標と目的を設定する: プロジェクトの目標と目的を明確に定義し、チーム全体で共有します。こうすることで、全員が同じ目標に向かって確実に取り組み、誤解を避けることができます。
3. 集中型コミュニケーション プラットフォームを使用する: PM を集中型コミュニケーション プラットフォームとして使用すると、すべてのインスタント チャットおよびフォーラムのコミュニケーション記録を永久に保存し、いつでも簡単に参照できるようになります。これにより、コミュニケーションが効率化され、全員が同じ情報を入手できるようになります。
4. プロジェクトのタイムテーブルとカレンダーを作成する: PM は、タスクを整理してタイムテーブルを作成することで、進捗状況を監視し、パフォーマンスをレポートして、すべてを順調に進め、リソースの競合を回避するのに役立ちます。
5. プロジェクトのダッシュボードとレポートを使用する: PM は、進捗状況、マイルストーン、および発生する可能性のある問題について全員に情報を提供するために、さまざまな計画および使用状況のレポートを提供します。これにより、全員が同じ認識を持ち、プロジェクトをスムーズに進めることができます。
マトリックス組織構造の複雑さを考慮すると、適切なプロジェクト管理システムは、データの可用性、使用率、リソース容量に関するデータ主導の洞察を提供し、管理者が事前に需要を予測できるようにします。