効果的なオンラインヘルプ ドキュメントを確立することは、高品質のサービスを顧客に提供する際に企業が注意を払わなければならない問題です。優れたヘルプ ドキュメントは、顧客の時間と労力を節約し、顧客が問題を迅速に解決できるように支援し、顧客満足度を向上させることができます。
顧客を支援する効果的なオンライン ヘルプ ドキュメントを作成する方法
- ドキュメント構造を決定する
ヘルプ ドキュメントの作成を開始する前に、ドキュメントの構造を決定する必要があります。つまり、ドキュメントに含めるトピックと章、およびその順序を検討する必要があります。次の質問を検討できます。
あなたの製品またはサービスは何ですか?
よくある問題や質問は何ですか?
ドキュメントに含めるトピックまたは章はどれですか?
各章には何を含める必要がありますか?
ドキュメント構造の目的は、ドキュメントを読みやすく、使いやすくすることです。顧客が必要な情報をすばやく見つけられるように、ドキュメントをわかりやすい章とサブセクションに編成する必要があります。
- 簡単な言葉を使う
優れたヘルプ ドキュメントは、シンプルでわかりやすい言葉を使用する必要があります。顧客が理解できる用語と言葉を使用し、過度に技術的または複雑な語彙を避ける必要があります。考慮できる事項を次に示します。
簡単な文章と段落を使用します。
専門用語は避けるか、言い換えてください。
明確な言葉を使用し、あいまいな言葉や不確かな言葉は避けてください。
シンプルな言葉を使用すると、ヘルプ ドキュメントが理解しやすく、使いやすくなり、顧客は必要な情報をすばやく見つけることができます。
- 明確なガイドラインを提供する
ヘルプ ドキュメントを作成するときは、顧客が必要な情報を見つけやすくするための明確なガイドラインを提供する必要があります。考慮すべきガイドラインを次に示します。
あなたの製品またはサービスが何であるか、およびその主な機能を説明する簡単な概要を書きます。
顧客が必要な情報をすばやく見つけられるように、すべてのセクションとサブセクションをリストした目次を提供します。
各章の冒頭に簡単な要約を記載して、顧客がその章の内容をすぐに理解できるようにします。
顧客が問題を解決したり、タスクを完了したりするのに役立つように、章内に明確な手順またはガイドラインを提供します。
明確なガイドラインを提供することで、顧客は問題をすばやく見つけて解決し、満足度を高めることができます。
- 図と例を使用する
図と例を使用すると、ヘルプ ドキュメントを理解しやすく、使いやすくすることができます。以下にいくつかの提案を示します。
ドキュメント内の図や例を使用して、特定の概念や手順を説明します。
スクリーンショットやビデオ デモンストレーションを使用して、顧客が製品やサービスの使用方法をよりよく理解できるようにします。
例やテンプレートを提供して、顧客がタスクを完了したり、問題をより迅速に解決したりできるようにします。
図や例を使用すると、顧客が製品やサービスをよりよく理解し、使用するのに役立ち、満足度が向上します。
- ドキュメントの更新と保守
優れたヘルプ ドキュメントは、常に最新かつ正確であることを保証するために、定期的に更新および保守する必要があります。ドキュメントを維持および更新するためのいくつかの提案を次に示します。
ドキュメントを定期的にチェックして、情報と手順が最新で正確であることを確認してください。
ドキュメントを更新して、製品またはサービスの最新の変更を反映します。
ドキュメントに関するフィードバックや提案については、定期的に顧客に連絡してください。
ドキュメントは、お客様からのフィードバックに基づいて更新および改善されています。
ドキュメントを更新して維持することで、顧客は常に最新の正確な情報を入手できるようになり、満足度が向上します。
ヘルプ ドキュメント ツールを構築することをお勧めします - Baklib
Web サイトのヘルプ センターの役割顧客が直面している問題と支援方法を理解していることを顧客に示すことで信頼を築き、よくある質問に回答することで顧客サービスを改善し、プロフェッショナルなブランド イメージを向上させます。スタッフのメールをサポートするための繰り返しの電話やメールを減らします。時間とお金を節約する; 検索エンジンでの可視性を高める (より多くのキーワードを含むヘルプ センター ページは、検索エンジンに好まれる可能性が高くなります); サイトを検索する代わりに、探しているものを簡単に見つけられるようにすることで、ユーザー エクスペリエンスを向上させます。
バクリブ
Baklibはオンライン ドキュメント編集およびコンテンツ共有ツールです. ユーザーに効率的な知識整理プラットフォームを提供するだけでなく, 高品質の知識公開プラットフォームも提供します. Baklib によって生成されたドキュメントは自動的に Web サイトに変換されます. ユーザーは次の方法でアクセスできます. url リンクは、ユーザーがインターネット上で製品を参照して理解するのに便利であり、ユーザーが使用するのに便利です。Baklib は、さまざまなアプリケーション シナリオに適しています。製品マニュアル、ヘルプ センター、FAQ、ガイド、ナレッジ ベース、製品紹介、開発ドキュメント、操作が簡単、セットアップが簡単、初心者でも簡単に始めることができます。Baklib のコラムは明確に分類されており、企業がヘルプ センターを設立するための要件を満たしています。優れたヘルプ センターは継続的に改善する必要があり、企業は Baklib の豊富なプラグインを使用してさまざまなニーズを満たすことができます。たとえば、チームワークにより、複数の従業員によるコンテンツ配信を実現し、明確な分業を実現できます。Baklib ヘルプ ドキュメント作成プラットフォームは、ヘルプ ドキュメントを効率的に作成する方法を提供します。さまざまな無料プラグインを提供し、さまざまなテーマ スタイルを無料で使用できます。
- コンテンツはいつでもバックグラウンドで編集でき、フロントデスクに表示され、いつでも変更できます。
- マルチレベルの列、問題の分類と表示は、ツリーのようなディレクトリ構造を使用して、ドキュメントのアウトラインを介して、ドキュメントの要点を自動的に生成できます。
- Baidu の検索ボックスと同様に、キーワードを入力して該当する記事を見つけることができ、検索結果のキーワードが強調表示されます。
- ワードに似たエディタを使用し、マークダウンをサポートし、コンテンツをすぐに書き込んで保存し、データのバックアップとエクスポートをサポートします。
- 携帯電話、コンピューター、タブレットはすべて書き込み可能で、コンテンツは WeChat、DingTalk、QQ などのプラットフォームに直接共有でき、リンクを直接コピーして共有でき、アプリ、製品、ウェブサイトに埋め込むことができます。
- サイトへのアクセス権は自分で設定できます。プライベート、パブリック、パスワード アクセスの 3 つのモードがあり、自由に選択できます。モードは、指定されたグループに開かれた、さまざまなコンテンツに応じて変更できます。
- 無料の第 2 レベル ドメイン名は、 SEO の最適化とブランドのプロモーションに役立ちます。
要約する
効果的なオンライン ヘルプ ドキュメントを作成するには、ドキュメントの構造の決定、簡単な言葉の使用、明確なガイドラインの提供、図と例の使用、ドキュメントの更新と保守など、多くの要素を考慮する必要があります。これらの推奨事項に従うことで、顧客が問題を迅速に解決し、満足度を高めるのに役立つ、理解しやすく使用しやすいヘルプ ドキュメントを作成できます。