Ihre Mitarbeiter betrachten häufig denselben Datensatz in verschiedenen Anwendungen.
Vermarkter können Leads in einer Marketing-Automatisierungsplattform anzeigen, der Vertrieb könnte sie in einem CRM anzeigen; HR-Teams könnten Mitarbeiterinformationen in Personalinformationssystemen verfolgen und IT könnte Informationen in Projektmanagementsystemen verfolgen; Finanzteams könnten Verkaufsaufträge im ERP überprüfen System, während Ihre Mitarbeiter mit Kundenkontakt sie im CRM überprüfen können …
Die Anzeige derselben Datensatztypen zwischen Anwendungen ist natürlich wichtig, aber der Prozess der manuellen Neueingabe von Daten in Anwendungen macht Mitarbeiter anfällig für Fehler, die zu Datendiskrepanzen zwischen Systemen führen.
Dies kann zu einer Fehlausrichtung und Reibung zwischen den Funktionen führen, dazu, dass einzelne Teams zu Fehlentscheidungen verleitet werden und geschäftskritische Berichte ungenau werden. Angesichts dieser Konsequenzen ist es keine Überraschung, dass schlechte Datenqualität Unternehmen jedes Jahr Millionen kostet.
Die Datensynchronisierung löst dieses Problem auf elegante Weise, da sie praktisch sicherstellt, dass die Daten anwendungsübergreifend konsistent und genau sind – vorausgesetzt, Sie verwenden ein fehlerfreies Quellsystem.
Um Ihnen zu helfen, die Datensynchronisierung vollständig zu verstehen , werden wir sie weiter definieren, uns gängige Beispiele ansehen, ihre Vorteile untersuchen und Ihnen zeigen, wie Sie sie implementieren.
Definition der Datensynchronisierung
Bei der Datensynchronisierung handelt es sich um den fortlaufenden Prozess, bei dem die Datensatztypen zwischen zwei oder mehr Systemen gleich bleiben. Dies kann in Echtzeit, nahezu in Echtzeit oder im Batch erfolgen.
Art der Datensynchronisation
Der Synchronisierungsprozess kann auf zwei Arten erfolgen:
Einseitige Datensynchronisierung
Von einer einseitigen Synchronisierung spricht man, wenn Änderungen im Quellsystem Änderungen im Downstream-System verursachen und nicht umgekehrt.
Um diese Definition zu veranschaulichen, verwenden wir ein Beispiel. Angenommen, Sie verwenden ein CRM als Quellsystem und ein ERP-Tool als nachgelagertes System und entscheiden sich für die Synchronisierung der folgenden Datensatztypen. Wenn daher ein Kundendatensatz, eine Problemzusammenfassung oder eine Fallnummer im CRM geändert wird, ändern sich auch die Informationen im entsprechenden Datensatz im ERP entsprechend. Die umgekehrte Situation hat jedoch keinen Einfluss auf CRM-Datensätze.
Zwei-Wege-Datensynchronisation
Von der bidirektionalen Synchronisierung spricht man, wenn Änderungen im Quell- oder Downstream-System Änderungen in anderen Systemen verursachen.
Lassen Sie uns nun das gleiche Beispiel wie zuvor verwenden, jedoch im Kontext der bidirektionalen Synchronisierung. Dabei spielt es keine Rolle, welches die Quelle und welches das nachgelagerte System ist. Immer wenn eine Änderung an einem synchronisierten Datensatz im CRM- oder ERP-Tool vorgenommen wird, wird auch der entsprechende Datensatz im anderen System geändert.
Auch wenn eine Verallgemeinerung schwierig ist, befinden sich die synchronisierten Datentypen normalerweise im Stammdatensatz. Es handelt sich außerdem um Daten, die sich in der Regel seltener ändern und während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet werden.
Lassen Sie uns mit dieser Datensynchronisierungsdefinition einige häufige Anwendungsfälle untersuchen.
Gemeinsame Datensynchronisierung
Wir veranschaulichen die oben genannten Punkte anhand einiger praktischer Beispiele:
1. Mitarbeiterdaten synchronisieren
Der Prozess des Hinzufügens neuer Mitarbeiter zum System beginnt in der Regel mit dem Hinzufügen zu einem Personalinformationssystem, in dem Informationen wie der Vor- und Nachname des Mitarbeiters, die E-Mail-Adresse, der Titel und der einstellende Vorgesetzte hinzugefügt werden.
Nehmen wir an, CRM ist eine der nachgelagerten Anwendungen, die Mitarbeiterinformationen erfordern. Sie können eine einseitige Datensynchronisierung aufbauen, sodass immer dann, wenn sich Mitarbeiterdaten in der Datenquelle ändern, entsprechende Änderungen im CRM erfolgen. Stattdessen können Sie eine bidirektionale Datensynchronisierung erstellen, die sich ähnlich wie oben verhält und zulässt, dass Änderungen im CRM auch entsprechende Änderungen in der Datenquelle verursachen.
2. Ereignisdaten synchronisieren
Wenn die Produkte zweier Unternehmen eng miteinander verflochten sind, möchten sie möglicherweise Probleme in ihren jeweiligen Incident-Management-Plattformen verfolgen. Auf diese Weise können die Teams beider Unternehmen alle Probleme im Auge behalten und bei Bedarf an deren Lösung arbeiten.
Sie können Datensynchronisierungen erstellen, um die ITSM-Tools jedes Unternehmens mit denen eines anderen Unternehmens abzustimmen. Genauer gesagt können Sie eine bidirektionale Datensynchronisierung einrichten, sodass jedes Mal, wenn ein Unternehmen ein Ereignis in seinem Tool erstellt, das Tool des anderen Unternehmens dieses Ereignis ebenfalls empfängt. Dadurch können beide Teams Probleme schneller koordinieren und lösen.
3. Kundendaten synchronisieren
Sobald neue Kunden und deren Informationen zu Ihrem CRM hinzugefügt wurden, müssen diese Daten möglicherweise in verschiedenen anderen Anwendungen verfügbar gemacht werden. Dazu gehören Kundenerfolgsanwendungen, Berichts- und Analysetools, Marketingplattformen, Finanzsysteme und mehr.
Während dies oft unternehmens- und situativ abhängig ist, eignen sich Kundendaten im Allgemeinen besser für die bidirektionale Synchronisierung. Warum? Denn verschiedene Funktionen, die Aktivitäten in Anwendungen außerhalb des CRM ausführen, können Informationen entdecken oder auf Probleme stoßen, die von Personen, die in ihrem CRM arbeiten, angezeigt werden müssen.
Beispielsweise können Mitarbeiter in der Buchhaltung Probleme bei der Ausstellung von Rechnungen an Kunden haben. Mithilfe der bidirektionalen Synchronisierung können sie Fälle im ERP-System erstellen (das Problem hervorheben) und die Fälle auch in das CRM übernehmen. Dort können Vertriebsmitarbeiter auf Rechnungsprobleme aufmerksam werden und schnell Maßnahmen ergreifen.
Vorteile der Datensynchronisierung
Angesichts dieser und unzähliger anderer Anwendungsfälle ist es keine Überraschung, dass die Synchronisierung von Daten Unternehmen zahlreiche Vorteile bringt.
Datensilos beseitigt
Jetzt können Mitarbeiter innerhalb der Anwendungen, in denen sie arbeiten, auf die Daten zugreifen, die sie benötigen, und sie können den mühsamen Prozess vermeiden, Zugriff auf diese Daten anzufordern oder, schlimmer noch, nicht einmal zu wissen, dass die Daten vorhanden sind.
Kann die Massendateneingabe verhindern
Die manuelle Eingabe von Daten ist nicht nur für Mitarbeiter unangenehm. Es kann auch zu menschlichen Fehlern kommen, die sich auf die Datenqualität auswirken, sei es, dass Mitarbeiter falsche Informationen eingeben oder vergessen, diese einzugeben. Als Reaktion darauf waren die Mitarbeiter zu umfangreichen Nacharbeiten gezwungen, die sie daran hinderten, andere geschäftskritische Aufgaben zu erledigen.
Durch die Datensynchronisierung wird sichergestellt, dass Mitarbeiter Daten nicht anwendungsübergreifend erneut eingeben müssen und vermeidet so die oben genannten negativen Folgen.
Kann mehrere Datenoperationen ausführen
Zu diesen Vorgängen gehören das Erstellen von Datensätzen, das Aktualisieren von Datensätzen und das Löschen beliebiger Datensätze.
Durch die anwendungsübergreifende Kombination dieser Vorgänge kann die Datensynchronisierung einen größeren Mehrwert für Mitarbeiter und das Unternehmen bieten.
Daten können nahezu in Echtzeit synchronisiert werden
Während die Batch-Synchronisierung von Daten in manchen Fällen ausreichend sein kann, ist eine Synchronisierung nahezu in Echtzeit oft sehr wertvoll für die erfolgreiche Ausführung von Geschäftsprozessen.
Durch die Datensynchronisierung in Echtzeit können Vertriebs- und Finanzteams effektiver zusammenarbeiten, um Geschäfte zu verwalten, Produkt- und Kundensupport zu erhalten, Probleme schneller zu lösen und vieles mehr.
Herausforderungen bei der Datensynchronisierung
Zu den häufigsten Herausforderungen bei der Datensynchronisierung gehören Skalierbarkeitsprobleme, Sicherheitsrisiken und Leistungseinschränkungen.
Schauen wir uns jede Frage genauer an:
Probleme mit der Skalierbarkeit
Viele Methoden zur Implementierung und Aufrechterhaltung der Datensynchronisierung sind ressourcenintensiv. Sie erfordern ein Engagement und einen erheblichen Zeitaufwand von Ihren Entwicklern, die sich auf die Kernproduktinitiativen konzentrieren müssen.
Dies kann schwierig oder sogar unmöglich sein, da Ihr Unternehmen möglicherweise Dutzende und letztendlich Hunderte von Datensynchronisierungen implementieren und verwalten muss.
Sicherheitsrisiko
Die verbundenen Anwendungen und die daraus resultierenden Datensynchronisierungsflüsse können vertrauliche geschäftskritische Informationen enthalten.
Wenn die Drittanbieter- oder internen Lösungen, die Sie zum Verbinden dieser Systeme und zum Ermöglichen dieser Synchronisierungen verwenden, keine ausreichenden Sicherheits- und Governance-Kontrollen bieten, können sensible Daten leicht in die falschen Hände geraten und auf eine Weise verwendet werden, die dem Unternehmen schadet.
Leistungseinschränkungen
Obwohl Datensynchronisierungen offensichtlich wertvoll sind, vereinfachen sie lediglich den Prozess des Informationsaustauschs zwischen Anwendungen. Sie bieten auch nicht die vorgeschriebenen Leitlinien, die Mitarbeiter benötigen, um auf der Grundlage der Daten zu handeln.
Wenn Sie beispielsweise Fälle in Ihrem CRM mit Vorfällen in Ihrem ITSM-Tool synchronisieren, weiß Ihr Support-Team möglicherweise nicht, wie es sofort auf diese Probleme reagieren soll. Selbst wenn dies der Fall ist, kann es sein, dass sie aufgrund ihrer Reaktion zusätzliche, aufwändige manuelle Schritte unternehmen müssen, was sie daran hindert, eine schnelle Lösung bereitzustellen.
So synchronisieren Sie Daten
Sobald Sie mit der Synchronisierung Ihrer Daten beginnen, sollten Sie verschiedene Lösungen in Betracht ziehen, die Ihnen bei der Synchronisierung helfen.
Hier ist eine Aufschlüsselung der einzelnen Lösungen:
1. Benutzerdefinierte Codierung
Bei dieser Methode muss der Entwickler benutzerdefinierten Code verwenden, um die Daten zu synchronisieren.
Dieser Ansatz ist hilfreich, da er es Ihnen ermöglicht, die Zusammenarbeit mit Dritten und die Abhängigkeit von ihnen zu vermeiden. Allerdings müssen Ihre Ingenieure viel Zeit für die Implementierung und Wartung dieser Datensynchronisierungen aufwenden, was sie von anderen geschäftskritischen Arbeiten abhält, für die sie eigentlich geeignet sind.
2. Native Integration
Dabei wird die vorgefertigte Integration und der Datenfluss einer Anwendung mit einer anderen Anwendung verwendet.
Dies kann kostengünstig sein, da der Anwendungsanbieter, der die Integration anbietet, diese möglicherweise zu einem niedrigen Preis anbietet oder sie sogar in Ihr Abonnement einbezieht. Abhängig von der Datensynchronisierung, die Sie erstellen möchten, kann sie außerdem Ihren Anforderungen entsprechen.
Allerdings besteht eine gute Chance, dass der Anbieter nicht sofort einsatzbereite Konnektivität für alle Apps bietet, mit denen Sie eine Verbindung herstellen möchten. Selbst wenn dies der Fall ist, stellen diese Integrationen möglicherweise keine Verbindung zu den Endpunkten her, die Sie benötigen.
3. Robotic Process Automation (RPA)-Software
Mit RPA-Software können Sie Daten synchronisieren, indem Sie im Wesentlichen Softwareskripte oder „Bots“ verwenden, um Daten zwischen Anwendungen auf der UI-Ebene zu kopieren und einzufügen.
Dies mag Ihren Anforderungen kurzfristig genügen, kann aber im Laufe der Zeit zu Problemen führen. So kann beispielsweise eine so einfache Änderung wie die Änderung des Namens eines bestimmten Felds oder Objekts ausreichen, um eine Integration zu unterbrechen. Selbst das Verschieben eines Felds oder Objekts an eine andere Stelle in der Benutzeroberfläche kann dazu führen, dass die Datensynchronisierung unterbrochen wird. Darüber hinaus erfordern „Bots“ technisches Fachwissen zur Implementierung und Wartung. Ähnlich wie bei benutzerdefinierter Codierung erschwert dies die Skalierung von RPA-Software.
4. Integrationsplattform als Service (iPaaS)
iPaaS kann Ihnen bei der Datensynchronisierung helfen, indem es Anwendungen auf API-Ebene integriert. Dies bietet eine höhere Stabilität als die UI-basierte Integration, da Änderungen an einer der Benutzeroberflächen der Anwendung nicht dazu führen, dass die Datensynchronisierung unterbrochen wird. Darüber hinaus bietet iPaaS eine hohe Leistung, da Sie mit der API eine Datensynchronisierung in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit erreichen können.
iPaaS-Lösungen bieten in der Regel auch eine breite Palette an Anwendungskonnektoren und Automatisierungsvorlagen, die Ihrem Team helfen können, Integrationen schnell und ohne Beteiligung des Entwicklers zu implementieren.
Es ist zu beachten, dass sich iPaaS-Anbieter hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit, der von ihnen behandelten Anwendungsfälle und der Qualität des von ihnen bereitgestellten Supports stark unterscheiden können, was bedeutet, dass Sie Ihre Optionen sorgfältig abwägen müssen.
Verwenden Sie Datalink, um Daten in großem Umfang zu synchronisieren
Datalink, der führende Anbieter für die Integration von Unternehmensanwendungen, bietet eine Low-Code/No-Code-Plattform, die es Ihren Teams ermöglicht, Daten zu synchronisieren, ohne Entwicklerressourcen in Anspruch zu nehmen, und ihnen so die nötige Bandbreite gibt, um sich auf andere wichtige Aufgabenbereiche zu konzentrieren.
Darüber hinaus kann unsere Plattform die Synchronisierung über Trigger mithilfe von Webhooks oder Polling durchführen; Ersteres ermöglicht Ihnen die Synchronisierung in Echtzeit, wenn ein Triggerereignis auftritt, während Letzteres Ihnen die Synchronisierung nahezu in Echtzeit in einem vordefinierten Zeitrhythmus (z. B. alle) ermöglicht 5 Minuten) Synchronisieren.
Häufig gestellte Fragen zur Datensynchronisierung
Die Datensynchronisierung kann eine Reihe von Problemen verursachen. Wenn Sie noch Fragen haben, gehen wir weiter unten darauf ein.
F: Was ist der Unterschied zwischen Echtzeitsynchronisation und nahezu Echtzeitsynchronisation?
Diese Definitionen sind oft subjektiv, aber im Allgemeinen umfasst Echtzeit die Synchronisierung von Daten zwischen Systemen in Millisekunden oder einstelligen Sekunden, während nahezu Echtzeit in Sekunden oder einstelligen Minuten gemessen werden kann. In der Zwischenzeit kann die Stapelsynchronisierung über längere Minutenbereiche (z. B. alle 30 Minuten) oder über Stunden oder Tage durchgeführt werden.
F: Was ist der Unterschied zwischen Datensynchronisierung und Datensicherung?
Bei der Datensicherung werden in einem bestimmten Rhythmus Snapshots Ihrer Daten erstellt (z. B. tägliche Snapshots), sodass Sie sie in der Form wiederherstellen können, in der sie sich während eines bestimmten Zeitraums befanden. Gleichzeitig führt die Datensynchronisierung keine Datensicherung durch, da ihr Ziel darin besteht, das System synchron zu halten.
F: Welche Beziehung besteht zwischen Datenintegration und Datensynchronisierung?
Die Definition von Datenintegration unterscheidet sich grundlegend von der Definition von Datensynchronisation.
Bei der Datenintegration werden Daten aus verschiedenen Quellen abgerufen, die Daten validiert (um Redundanz und Ungenauigkeiten zu beseitigen), die Daten transformiert (um sie an das vom Data Warehouse verwendete Datenmodell anzupassen) und dann in das Data Warehouse geladen zu werden.
Sobald die Daten im Lager sind, können sie nahezu in Echtzeit oder mithilfe eines Stapelverarbeitungsansatzes mit nachgelagerten Systemen synchronisiert werden.
F: Sind Datensynchronisierung und Datenreplikation dasselbe?
Datensynchronisation und Datenreplikation werden oft fälschlicherweise als derselbe Teil betrachtet. Im Gegensatz zur Datensynchronisierung wird die Datenreplikation jedoch typischerweise zur Sicherung vollständiger Datensätze mit dem Ziel verwendet, eine hohe Datenverfügbarkeit aufrechtzuerhalten.
F: Welche Arten von Datensynchronisierungstools gibt es?
Es gibt eine Reihe von Datensynchronisierungslösungen. Dazu gehören Integrationsplattformen als Service, die Anwendungen über ihre Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) verbinden; RPA-Software, die Bots verwendet, um menschliche Aufgaben auf der UI-Ebene nachzuahmen; und (wie bereits erwähnt) Unternehmensautomatisierungsplattformen, die über integriert werden können Integrieren Sie APIs in Ihre Anwendungen und automatisieren Sie Ihren Workflow durchgängig.
F: Was sind asynchrone Daten?
Es liegt lediglich vor, dass ein Datensatztyp in einem System andere Informationen enthält als derselbe Datensatztyp in einem anderen System.
Dies kann auf eine mangelnde Synchronisierung zwischen den Datensatztypen des Systems zurückzuführen sein. Es ist jedoch wahrscheinlicher, dass sich der Synchronisierungsrhythmus nicht kurz nach der Änderung anpassen kann. Wenn beispielsweise ein Kundendatensatz im CRM angepasst wird, ist derselbe Kundendatensatz im ERP-System nun eine veraltete Version und wird möglicherweise mehrere Wochen lang nicht aktualisiert (oder wenn der nächste Synchronisierungsprozess ausgeführt wird). Fälle wie dieser verdeutlichen die Notwendigkeit einer Synchronisierung in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit.
F: Was ist Datenbanksynchronisierung?
Die Datenbanksynchronisierung folgt der Definition der Datensynchronisierung, gilt jedoch nur für Datenbanken. Mit anderen Worten handelt es sich um den fortlaufenden Prozess, bei dem die Datensatztypen zwischen zwei oder mehr Datenbanken gleich bleiben.