En el entorno empresarial digital actual, la demanda de RPA (Automatización robótica de procesos) crece día a día porque puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia, reducir errores, ahorrar costos y mejorar la satisfacción de los empleados. Sin embargo, a pesar del enorme potencial de RPA, no todos los procesos o tareas son adecuados para la automatización y no todas las organizaciones tienen las capacidades técnicas para implementar RPA. Por lo tanto, una evaluación precisa de las necesidades de RPA es crucial. Esto implica una comprensión y un análisis profundos de los objetivos, procesos, capacidades técnicas y recursos de la organización.
En este artículo, analizaremos cómo evaluar sus necesidades de RPA para ayudarle a determinar si RPA es adecuada para su organización y cómo aprovechar mejor RPA. Puede consultar los cinco puntos clave en la siguiente imagen.
1. Gran número y repetido
A lo que se debe prestar atención es al retorno de la inversión (ROI) de un determinado requisito. Cuanto mayor sea la magnitud, más trabajo repetitivo se realizará cada mes. Si se reemplaza por RPA, el numerador del ROI será mayor. rentable, y mayor será el valor económico del proyecto.
No entraré en detalles sobre la importancia del alto volumen y la repetición aquí, pero aquí hay una pequeña referencia: a diferencia del desarrollo de sistemas tradicionales, aunque el valor de RPA tiende a ser tareas a largo plazo y de alta frecuencia (diarias o incluso cada hora). También hay muchas tareas únicas pero enormes, y RPA también puede realizar sus tareas.
En un proyecto histórico, nos enfrentamos a una actualización a gran escala para adaptarnos al crecimiento empresarial. Esta actualización implica la iteración del sistema ERP y cambios en las reglas de codificación de las cuentas financieras, extendiéndose de la codificación original de 6 dígitos a 10 dígitos. Además, también se ha ajustado la codificación de los campos auxiliares relevantes. Durante este proceso de actualización, podemos completar la actualización importando la base de datos dentro del sistema ERP.
Sin embargo, el problema radica en nuestro sistema de adquisiciones, que es una plataforma SaaS externa que interactúa con el sistema ERP. Debido a consideraciones de seguridad, el proveedor del sistema de adquisiciones no proporciona modificaciones de la base de datos en segundo plano ni ajustes de interfaz. Solo admiten operaciones a través de la página de inicio, es decir, debemos abrir manualmente la página web del sistema de adquisiciones, encontrar los pedidos relevantes uno por uno, actualizar el código de la cuenta financiera y el código del campo auxiliar y luego guardar. él.
Este trabajo implica decenas de miles de datos y lleva miles de horas, una carga de trabajo que va mucho más allá de lo que los humanos pueden soportar.
Sin embargo, ante un trabajo repetitivo de tal magnitud, incluso si el proceso RPA desarrollado se usa solo una vez, valdrá la "precio" invertido en el desarrollo inicial. Al final, después de menos de diez horas de desarrollo y depuración, se configuraron 10 computadoras y pasaron por cuatro días de operación continua, y el proyecto de migración de datos se completó fácilmente con una precisión del 100 %.
Se puede ver que ya sea que un proyecto RPA tenga un ciclo de vida largo o sea una aplicación única, el punto de medición clave es si su resultado puede cubrir la inversión de desarrollo inicial, y cuanto más, mejor.
2. Reglas claras
Las reglas claras tienen tres niveles de requisitos: 1. Reglas detalladas, 2. Contenido preciso, 3. Cumplimiento estricto.
- Reglas detalladas
Tomando como ejemplo el inicio de sesión del sistema, aunque es una tarea simple, de hecho, los pasos pueden variar mucho según el método de inicio de sesión específico.
Por ejemplo, si utiliza el método de escaneo de código QR para iniciar sesión, debe haber iniciado sesión en el software de su teléfono móvil y haber ingresado al modo de escaneo de código QR. Después de completar el escaneo de código QR, debe confirmar su inicio de sesión en el teléfono móvil.
Si inicia sesión con un código de verificación, debe ingresar su número de teléfono móvil, luego buscar el mensaje de texto de verificación y completar el código de verificación recibido nuevamente en el sistema.
Si inicia sesión con una cuenta y contraseña, la cuenta y la contraseña deben almacenarse con anticipación y luego leerlas e ingresarlas cuando necesite iniciar sesión.
Además, existen otros métodos de inicio de sesión, como inicio de sesión mediante salto, inicio de sesión con Ukey, inicio de sesión con código aleatorio de token, etc. Diferentes métodos de inicio de sesión requieren diferentes soluciones de automatización. Es posible que algunos métodos de inicio de sesión no estén completamente automatizados debido a limitaciones técnicas, lo que requiere la consideración de mecanismos de colaboración entre humanos y máquinas. Por lo tanto, son especialmente importantes normas detalladas sobre los pasos de inicio de sesión.
- El contenido es exacto.
Tome el sistema en la figura siguiente como ejemplo. Aunque los módulos de los dos sistemas tienen nombres similares y funciones similares, una determinada función es exclusiva de la versión "Nueva". Si el solicitante comercial no está familiarizado con el sistema y da información incorrecta guía, el robot desarrollado puede estar en la dirección incorrecta. Por supuesto, la mejor manera de responder es explorar nuevamente de acuerdo con las pautas proporcionadas por el demandante del negocio. La mayoría de los problemas pueden quedar expuestos durante el proceso de exploración y corregirse a tiempo en el plan de diseño.
También hay algunos problemas que pueden estar relativamente ocultos. Por ejemplo, en la imagen a continuación, el demandante empresarial requiere que se exporten todos los datos que se muestran en la página. La guía dada es marcar todas las casillas en el círculo rojo y luego hacer clic en Exportar. . Esta es una operación lógica normal y no hay problema con la simulación a pequeña escala, sin embargo, después de que se entregó el proyecto RPA, se descubrió que cuando se encontraban docenas de datos, los datos exportados por RPA a menudo carecían de contenido. . Después de seguir rastreando, descubrí que el problema estaba precisamente en el cuadro Seleccionar todo. Cuando el cuadro Seleccionar todo está marcado, significa que todos los datos de la página están seleccionados. Cuando los datos exceden el límite de páginas de 15 elementos o más, el enfoque correcto es hacer clic en Exportar directamente sin realizar ninguna verificación.
Por supuesto, la lógica de verificación y selección de diferentes sistemas puede ser diferente y el demandante comercial no es el gerente del producto. La guía de operación proporcionada es solo como referencia y no se puede copiar. Además, la solución RPA no se limita a la simple imitación del trabajo manual, porque la eficiencia de la operación del código es mayor que la del trabajo manual. Se pueden transformar y optimizar muchos escenarios. Por ejemplo, la operación manual consiste en descargar datos individualmente, mientras que RPA puede usar la función de descarga por lotes y luego desmantelar los datos de puntos en segundo plano. Por supuesto, esta es la siguiente fase del diseño de la solución, y el artículo ampliará el análisis más adelante. En resumen, antes de diseñar la solución RPA, la familiaridad y la comprensión de las funciones de los sistemas relevantes también es uno de los requisitos clave de el equipo del proyecto RPA. Solo familiarizándonos con el sistema podemos asegurarnos de que podemos comprender correctamente e incluso corregir algunas operaciones de orientación incorrectas de la empresa después de comunicar las necesidades a la empresa.
- cumplir estrictamente con
Si el proceso de RPA implica interacción persona-computadora, este es un requisito para el lado comercial, y el nivel de cooperación del lado comercial debe confirmarse con anticipación. Por ejemplo, si un formulario se entrega manualmente a un robot, si el contenido está en la hoja 1, no lo rellene en la hoja 2; si se acuerda la contraseña, no la cambie; si se acuerda proporcionarla en una hoja de cálculo, no se puede empaquetar en un paquete comprimido. Si no se sigue estrictamente, los humanos pueden responder con flexibilidad, pero para los robots RPA, puede ser un gran problema que no puedan funcionar correctamente.
En términos generales, si el número de participantes del "lado comercial" en la interacción persona-computadora es uno o dos, el grado de cooperación empresarial será mayor. Si el número de participantes del "lado comercial" es un equipo mediano a grande, o incluso un Decenas o incluso decenas de personas, será difícil garantizar que todos cumplan las reglas al 100%, y es inevitable que alguien se pierda. El mal funcionamiento causado al robot puede variar desde el fallo de una sola tarea hasta el fallo de todo el proceso. quedar atascado, retrasando el avance de la obra.
Por ejemplo, en un proyecto, designamos un buzón público para recolectar las tareas de facturación enviadas por la empresa. Cuando RPA recibió el archivo adjunto en el correo electrónico, comenzó una serie de trabajos de seguimiento para verificar la factura del sistema. Para evitar que otros correos electrónicos interfieran con el robot, se configura una carpeta de buzón de "Facturación pendiente" para que la lea el robot, y el asunto contiene las palabras clave "Primera factura" y "Segunda factura" que se colocarán automáticamente en esta carpeta. . Después de sincronizar las reglas con el equipo empresarial, recibimos con frecuencia comentarios del equipo empresarial de que RPA estaba "ausente del trabajo sin ningún motivo" y "no se escuchó nada" después de que se enviaron los correos electrónicos de tareas a RPA. Después de revisar el buzón, los resultados fueron ridículos. Muchos colegas de negocios nombrarían incorrectamente los temas como "Bill", "First Bill" y "Re-Bill". Este tipo de denominación es fácil de entender desde una perspectiva humana, pero no es adecuado para máquinas. En términos de código, los correos electrónicos que no tienen un nombre de acuerdo con las reglas no pueden ingresar a la carpeta especificada y es imposible que RPA ejecute y complete la tarea. Se puede ver que, como en los proyectos de interacción persona-computadora, un alto grado de cooperación por parte del equipo empresarial también es una parte indispensable.
3. Datos estructurados (semiestructurados)
Basura entra, basura sale, sin una entrada estandarizada y correcta, es difícil para los robots RPA u otros sistemas dar resultados correctos e ideales. Para las máquinas, los textos largos y hermosos son datos a nivel de basura. Incluso con el rápido desarrollo de la inteligencia artificial inteligente y la comprensión semántica, todavía existe una gran brecha entre la comprensión de las máquinas y los seres humanos.
Como herramienta de oficina diaria, las hojas de cálculo también son uno de los soportes de datos más comúnmente procesados por RPA. La función de celda combinada de la hoja de cálculo es fácil de usar, pero es un tabú para RPA. Si los datos combinados se entregan a RPA, le resultará difícil completar el trabajo sin problemas. Por ejemplo, en el caso de la imagen siguiente, si una "persona" completa el formulario, incluso otras "personas" pueden entender el contenido del formulario sin explicación especial. Sin embargo, la misma forma se vuelve difícil de entender cuando se trata del "robot" llamado RPA, e incluso se puede perder la información correcta del encabezado, lo que genera errores operativos.
Por lo tanto, si nuestro equipo comercial está acostumbrado a fusionar celdas, al menos antes de entregar los datos a RPA, restaure las tablas fusionadas a tablas normales. Después de verificar que los datos sean correctos, RPA los procesará.
4. El negocio y el sistema son relativamente fijos
Es más fácil de entender si el negocio es relativamente fijo. Si el negocio cambia cada tres días y los requisitos cambian cada dos días, es posible que la lógica del código RPA no pueda satisfacer las últimas necesidades comerciales o se ejecute incorrectamente. no tendrá sentido por muy eficiente que sea la automatización.
El sistema relativamente fijo significa que si hay requisitos que se espera que RPA automatice, el sistema o plataforma involucrado debe ajustarse con la menor frecuencia posible, y preferiblemente no ajustarse en absoluto. Una vez trabajamos en un proyecto de automatización de descarga de canales para el equipo financiero basado en una determinada plataforma comercial de pagos Paypay y Xin. El proyecto se puso en línea rápidamente, pero después de ejecutarse durante un período de tiempo, el trabajo de RPA no fue fluido. La razón es que estas dos plataformas de pago eran demasiado iterativas. Con frecuencia, la interfaz se cambia en unos pocos días y el método de descarga se ajusta en unos pocos días. El robot RPA está en un estado de semi-ejecución y semi-depuración durante mucho tiempo. , lo que dificulta el funcionamiento estable durante mucho tiempo. Después de múltiples evaluaciones, se descubrió que los costos de operación y mantenimiento de los ingenieros de desarrollo eran incluso mayores que los beneficios de la automatización, y el mantenimiento de este proyecto tuvo que abandonarse.
También tenemos un proyecto RPA que involucra la herramienta de chat Ding. El plan de diseño es descargar materiales relacionados con las entradas que los empleados pueden cargar en esta herramienta de chat, como identificaciones, certificados y otra información, lo que puede reducir la carga de trabajo de los colegas de RR.HH. en la recopilación. información hasta cierto punto. Sin embargo, detrás del ideal completo, la realidad es aún más cruel: la herramienta de chat Ding no solo presenta nuevos con mucha frecuencia, sino que también tiene muchas medidas anti-robot: código de verificación deslizante, código de verificación por SMS, verificación de código de escaneo y otros obstáculos que hacen La automatización de RPA es difícil de lograr sin problemas.Continúa.
Por lo tanto, cuando un nuevo requisito involucra un sistema o plataforma que cambia con frecuencia o puede sufrir ajustes en un futuro cercano, se recomienda que varias partes evalúen el riesgo de cambios y lo piensen dos veces antes de continuar.
5. Pocas excepciones
En términos de sistemas, además de las funciones fijas, también se debe considerar la estabilidad. Si la estabilidad de un sistema es pobre, aunque nuestro proceso de escritura de RPA es solo para hacer una cosa, debemos preparar cuatro o cinco respuestas inesperadas. medidas El trabajo general La eficiencia se reducirá considerablemente y las contramedidas adicionales también producirán más carga de trabajo de desarrollo y abultarán todo el proceso.
Una vez tuvimos un proyecto para un cliente extranjero para implementar la función de facturación automática del sistema de órdenes de trabajo a través de RPA. El contenido no era complicado: iniciar sesión, crear una nueva orden de trabajo, configurar el grupo de destinatarios, insertar archivos adjuntos, guardar y enviar. Sin embargo, debido a que el sistema de órdenes de trabajo del cliente ha sido descuidado durante muchos años y tiene poca estabilidad, y hay varias excepciones que deben abordarse, la carga de trabajo real aumentará significativamente de lo esperado.
Como se puede ver en la comparación en la figura siguiente, a partir del sistema de inicio de sesión, la interfaz de inicio de sesión es una interfaz aleatoria en chino o en inglés. Tuvimos que crear dos conjuntos de módulos de inicio de sesión bilingües para este propósito y usar todo lo que encontramos. A continuación, incluso si inicia sesión con la cuenta y contraseña correctas, es posible que aún no se cargue. Solo puede seguir cerrando el navegador e iniciar sesión nuevamente para volver a intentarlo. También existen factores de inestabilidad al enviar archivos adjuntos. Existe una cierta probabilidad de que el sistema juzgue erróneamente el archivo adjunto de hoja de cálculo cargado como si tuviera riesgo de virus. La solución también es muy simple. Vuelva a intentarlo con el mismo archivo. Por lo tanto, se pueden realizar varios juicios de estado. debe agregarse a la acción de cargar archivos adjuntos y luego continuar con el siguiente paso según los diferentes estados.
Por supuesto, tener demasiadas excepciones no significa que deba darse por vencido, sino que debe tratarlo con cuidado. Aunque hubo muchas excepciones en la evaluación del caso anterior, la automatización lograda por RPA puede ahorrar entre 0,5 y 1 hora al día. Para un equipo de más de diez personas, vale la pena superar la importancia general de cambiar la carga de trabajo de las frecuentes horas extras, aunque hay muchas excepciones.
resumen
Después de recibir los requisitos de RPA, no debemos apresurarnos a desarrollar, realizar una investigación en profundidad, calificar y evaluar los requisitos y priorizar el desarrollo y lanzamiento de requisitos con altos rendimientos, reglas sólidas y estabilidad y confiabilidad, lo que será más útil. al negocio o empresa.
Fuente de información del artículo: FA Tech-Centro de información digital-Departamento de empoderamiento digital
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