세계가 전례 없는 다양한 충격에 직면하면서 기업들은 위기를 견디는 것뿐만 아니라 위기 이후의 전진을 준비하기 위한 방법을 모색하고 있습니다. 많은 기업에서는 준비할 시간이 거의 없이 원격으로 작업할 수 있는 능력을 갖추고 있습니다. 이러한 일이 발생하기 전에 디지털 혁신을 수행하는 기업은 더 빠르고 효율적으로 대응할 수 있습니다. 이들 기업 중 다수는 한때 사일로에 존재했던 기능이 이제 완전한 협업 시대에 적응해야 한다는 점을 인식하면서 전체적으로 변화를 살펴보았습니다.
조달 및 금융과 관련하여 이러한 협업 방식을 통해 기업은 혼란에 대처할 수 있을 뿐만 아니라 경제가 개선되기 시작할 때 번영을 누릴 수 있습니다. 조달 및 지급 계정은 제품이나 서비스 주문부터 송장 지불까지 거래 상태를 언제든지 확인할 수 있어야 합니다. 이는 조달-지불의 연속체인데, 이 용어는 실제로 무엇을 의미합니까?
——"결제 후 구매"란 무엇입니까? ——
말 그대로 구매 요청을 하고, 주문을 하고, 주문이 접수되면 공급업체의 송장을 기준으로 대금을 지불하는 프로세스입니다. P2P(조달-지불)는 실제로 조달과 지급 계정을 통합하여 프로세스를 간소화하고 정확성을 보장하며 비용과 시간 효율성을 높이는 자동화된 시스템을 의미합니다. 조달-지불 프로세스의 단계는 다음과 같습니다.
1. 구매신청
경영진(조직 내 모든 부서)이 특정 제품이나 서비스에 대한 필요성을 식별하고 승인한 후 요청이 구매 부서에 제출됩니다.
2. 구매주문서
조달팀은 먼저 승인된 공급업체 목록을 검토한 후 요청 데이터를 기반으로 최상의 공급업체를 선택합니다. 구매 부서는 시스템에서 구매 주문(PO)을 생성하며, PO(구매 주문)는 승인을 위해 자동으로 전송되고 공급업체에 전송됩니다.
3. 수령/서비스
배송 또는 서비스가 완료된 후 공급업체는 송장을 지급 담당 부서로 보냅니다. 상품이 실제로 수령된 후 구매 시 상품 정보가 시스템에 입력됩니다.
4. 전자계산서
송장은 P2P(지불 조달) 솔루션의 일부로 공급자 포털을 통해 공급자에 의해 전자적으로 전송되거나 이메일 또는 팩스를 통해 전송됩니다. 전자적으로 제출하지 않은 경우 송장을 스캔하여 관련 데이터를 추출, 표준화하고 전자 송장으로 변환합니다.
5. 송장 매칭
전자 송장은 구매 주문서(PO) 및 입고된 상품과 자동으로 일치합니다. 모든 항목이 합의된 기준을 충족하는 한 송장은 사전에 자동으로 승인됩니다.
위의 일련의 과정을 모두 마친 후, 승인절차를 통과하면 결제가 가능합니다.
——결제 구매 혜택——
1. 조달 프로세스 간소화 - 조달 소프트웨어는 조직 전반에 걸쳐 연결을 제공하므로 구매 요청을 더 빠르게 요청하고 승인할 수 있으며, 데이터를 기반으로 올바른 공급업체를 선택하고, 구매 주문서를 생성하여 공급업체에 보낼 수 있습니다. 이 모두를 쉽게 추적할 수 있습니다. 전자적으로.
2. 송장 처리 비용을 80% 절감 – 종이 없는 방식으로 전환하면 시간과 비용이 줄어들고 회사는 직원을 자동화보다는 보다 전략적인 이니셔티브에 활용하여 반복적인 작업을 더 효과적으로 완료할 수 있습니다.
3. 100% 가시성 확보 – P2P(Procure to Pay) 솔루션은 전체 공급망에 대한 가시성을 제공하여 구매자와 공급업체 모두 송장 상태를 실시간으로 확인할 수 있습니다.
4. 더 나은 예외 관리 활성화 – 대부분의 송장을 직접 처리함으로써 예외에 대한 관심을 끌고 더 빠르게 해결할 수 있습니다.
5. 공급업체 관계 개선 – 공급업체 포털을 활용하면 공급업체는 지급 시기를 알 수 있고 더 나은 결정을 내리는 데 필요한 정보를 제공할 수 있습니다.
6. 협상력 활용 – 공급업체가 자신의 지불 상태를 확신할 때 구매자에게 더 유리한 조건을 기꺼이 제공하는 동시에 공급업체가 비즈니스 성장에 필요한 수익을 받도록 보장할 수 있습니다.
7. 더 나은 의사결정을 위한 데이터 캡처 - 강력한 P2P(지불 조달) 솔루션은 강력한 주문형 보고 기능을 제공합니다. 제공된 실시간 및 과거 데이터를 사용함으로써 기업은 현금 흐름과 운전 자본에 대한 통제력을 강화할 수 있습니다.
기존의 수동 프로세스는 특별한 상황에서 쉽게 회사를 정보의 섬으로 만들 수 있습니다. 전염병이 발생한 2년은 기업에게 가장 어려운 2년이었습니다. 구매에서 결제까지의 편리성과 적시성은 기업의 자본 흐름에 직접적인 영향을 미쳤습니다. P2P와 마찬가지로 금융정보의 종합적인 전자화 역시 향후 대세 중 하나입니다.
——금융 정보는 완전히 전자적입니다——
금융정보의 종합전자화는 기본적으로 금융정보에서 종이문서를 버리고 완전한 전자화, 지능화를 이루는 것을 의미하며, 종이-전기 하이브리드는 점차 종합전자화를 향해 꾸준히 발전하고 있다.
완전 전자 금융 정보의 이점은 다음과 같습니다.
1. 편리한 파일 관리: 검색이 쉽고, 검색이 빠르며, 사후 감사 프로세스가 간단합니다.
2. 비효율적인 운영 방지: 전자 상환 시나리오에서는 제본 및 보관을 위해 종이 자료를 인쇄할 필요가 없습니다.
3. 업무 중복 감소: 전자 회계 환급 전표가 기록 및 보관되므로 여러 시스템에서 정보를 반복적으로 수집하고 일치시킬 필요가 없습니다.
4. 인건비 절감(디지털 노동): 전자 환급 시나리오를 사용하면 보관된 데이터를 수동으로 인쇄, 정렬 및 일치시킬 필요가 없으며 전체 프로세스가 자동화되는 경향이 있습니다.
iBox는 기업이 새로운 상황에서 재무 정보 관리 문제를 완벽하게 해결할 수 있도록 도와줍니다. 데이터 수집, 분석 및 관리 프로세스를 완료할 뿐만 아니라 전자 회계 데이터 보관 솔루션을 제공하고 송장과 회계 전표 간의 일치 관계를 설정합니다.
오늘날 iBox 는 RPA+AI+비용 관리 시스템+송장 관리+전자 회계 파일 시스템+블록체인을 포함한 전체 서비스 세트 를 구현하여 기업의 금융 정보의 포괄적인 전자 개발을 완벽하게 지원합니다.