Hay muchas tareas del proyecto, el progreso es difícil de comprender y la gestión es difícil de coordinar.¿Cómo podemos garantizar que el proyecto se entregue a tiempo y con alta calidad, y que se pueda garantizar el beneficio del proyecto? ¿Cómo usar el código cero de la nube de socios para hacer un buen trabajo en la digitalización de la gestión de proyectos?
01 Gestión de proyectos VS gestión de tareas: ciclo largo y más complejo
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de proyectos y la gestión de tareas? Se puede decir que la gestión de tareas es un subconjunto de la gestión de proyectos, y las tareas complejas a largo plazo forman un proyecto.
La gestión de tareas es más una gestión de un solo punto, que es adecuada para algunos asuntos temporales, de corto plazo o internos, como actividades de marketing, reuniones anuales, trabajo en equipo, etc.; si es a largo plazo, con muchos colaboradores. , y los elementos de alta complejidad son más adecuados para la gestión de proyectos.
02El núcleo de la gestión de proyectos de entrega: gestionar bien la calidad y las ganancias
Los escenarios de gestión de proyectos se dividen principalmente en dos categorías, una es la entrega y la otra es la investigación y el desarrollo. Los proyectos de entrega son principalmente para clientes, como consultoría corporativa, servicios de estudios en el extranjero, servicios de diseño, etc.; los proyectos de I+D, como su nombre lo indica, incluyen desarrollo de productos, investigación y desarrollo de producción de equipos, investigación y desarrollo de software, etc.
La gestión de proyectos en la nube de socios se centra en la entrega. El núcleo de los proyectos de entrega es gestionar dos puntos:
1. Gestione bien la calidad: el proyecto atrasado, la calidad del proyecto que no cumple con las expectativas del cliente, los riesgos frecuentes del proyecto pero sin contramedidas, etc., afectarán la satisfacción del cliente en diversos grados. Solo mediante la gestión de la calidad del proyecto y la entrega según la demanda y el cronograma podemos ganar una buena reputación y generar más oportunidades de proyectos.
2. Gestión de beneficios: si la gestión de beneficios del proyecto no se hace bien, la empresa se enfrentará a la situación de que el costo total del proyecto excede el presupuesto, hay muchas deudas incobrables y la pérdida por cobrar no está clara. Por lo tanto, es necesario administrar de manera eficiente cada nodo del proyecto.
03Gestión de proyectos de prestación de servicios en la nube de socios: posicionamiento preciso, sistema de gestión de cadena completa
El recurso central de la entrega orientada al servicio son las personas, y la consultoría, la capacitación y el desarrollo personalizado son todas entregas orientadas al servicio. La gestión de proyectos de entrega basada en servicios en la nube de socios se basa en los cinco procesos principales de inicio, planificación, ejecución, supervisión y cierre de proyectos, creando un sistema de gestión de proyectos de cadena completa, que también incluye la aprobación de nodos clave del proyecto: aprobación del proyecto, proyecto aprobación de cambios, aprobación final del proyecto, etc.
En el proceso de gestión de proyectos, debido al largo proceso, muchos nodos y muchas personas involucradas en el proyecto de entrega, surgen problemas sin cesar: el objetivo no está claro, es difícil evaluar con precisión el progreso y los resultados del proyecto; la gestión de riesgos del proyecto es insuficiente, y los riesgos potenciales no se pueden identificar y abordar de manera oportuna. Las dificultades en la planificación del proyecto y la gestión del tiempo afectan la satisfacción del cliente y la eficiencia en la utilización de los recursos; es difícil calcular con precisión los costos e ingresos del proyecto, y es difícil evaluar el estado de pérdidas y ganancias y los márgenes de beneficio... Entonces, ¿qué problemas puede resolver el sistema de gestión de proyectos de entrega basado en servicios en la nube del socio?
P: ¿Cómo resolver el problema del seguimiento deficiente del progreso del proyecto y las fallas en la gestión?
Establecer las etapas clave del proyecto, establecer la etapa del proyecto por adelantado en el sistema, desmontar el proceso del proyecto de manera ordenada y administrarlo de manera unificada;
Una vez que el contrato se firma y aprueba con éxito, el sistema crea automáticamente el proyecto, lo divide automáticamente en varias etapas de acuerdo con la etapa del proyecto y genera un cronograma. Después de que el líder del proyecto formula el cronograma para cada etapa, la aprobación del proyecto es iniciado;
A través del diagrama de Gantt y el banco de trabajo del proyecto, la visualización general de la cantidad de tareas y el progreso de finalización de cada etapa del proyecto;
Si el proyecto está atrasado y no ha comenzado ni finalizado, el sistema de gestión de proyectos en la nube del socio se puede integrar con Qiwei, Feishu y DingTalk para realizar recordatorios de tareas atrasadas;
También se configuran nodos de aprobación para cambios de proyectos y finalización de proyectos para garantizar que el proyecto se lleve a cabo de manera estandarizada;
Durante el proceso del proyecto, si el cliente también necesita saber la etapa de progreso del proyecto, el tiempo de finalización esperado, si existe riesgo de retraso, etc., puede escanear el código QR en WeChat a través del portal del cliente para ingresar al sistema a comprobar.
A través de las operaciones anteriores, puede evitar de manera efectiva demasiados proyectos, el progreso inmanejable y la ejecución caótica. Los gerentes pueden comprender el progreso del proyecto de un vistazo a través del diagrama de Gantt del proyecto. El desmontaje de tareas y los recordatorios atrasados ayudan a los empleados a organizar el trabajo de manera más razonable.
P: ¿Cómo resolver el problema de la calidad del proyecto sin control y la baja satisfacción del cliente?
Base de datos de proyectos: para cumplir con las expectativas de los clientes, las empresas orientadas a los servicios primero deben darse cuenta del dominio de los datos y garantizar una información coherente. El sistema de gestión de proyectos en la nube asociado proporciona una base de datos, carga los datos en cada etapa, y el personal del proyecto puede ver los datos generales, lo que garantiza que la información sea simétrica y no haya desviación.
Confirmación de retroalimentación de la tarea: después de que el ejecutor entregue la tarea, enviará un recordatorio al líder del proyecto para su confirmación, a fin de verificar los enlaces intermedios del proyecto a tiempo y confirmar la calidad de ejecución de cada nodo, para garantizar la calidad del proyecto global.
P: ¿Cómo resolver los riesgos de un proyecto sin un plan y una respuesta intempestiva?
En el sistema de gestión de proyectos en la nube de socios, una tabla puede resolver el problema. En la sección de gestión de riesgos, después de que el ejecutor del proyecto identifica un riesgo, puede informarlo en el sistema y el líder del proyecto puede tomar las contramedidas oportunas. En el kanban del proyecto, también puede ver la lista de riesgos sin procesar y cerrados en su conjunto, y realizar un seguimiento de riesgos de manera efectiva.
P: ¿Cómo resolver los problemas de horas de trabajo no declaradas y costos laborales poco claros?
En los proyectos empresariales, los costos laborales son un gran gasto, pero las horas laborales reales invertidas por muchas empresas no están claras y los costos laborales no se pueden calcular, lo que dificulta el análisis de las ganancias del proyecto y carece de una base de datos.
La gestión de proyectos de Partner Cloud puede respaldar el informe de las horas de trabajo de acuerdo con la dimensión del proyecto; proporcionar funciones de configuración de salarios por hora del personal, admitir la importación con un solo clic y admitir el cálculo automático de los costos de las horas de trabajo humano; proporcionar informes de horas de trabajo del proyecto, informes de horas de trabajo del personal y otros informes relacionados con las horas de trabajo, que son convenientes para ver y resumir.
P: ¿Cómo resolver el problema de la falta de resumen de facturación y las frecuentes deudas incobrables?
En general, las empresas orientadas a servicios tienen un ciclo de proyecto relativamente corto, muchos proyectos paralelos y una gran cantidad de carga de trabajo de gestión de cuentas. Es fácil tener la situación de que la factura no se ha pagado o el pago del saldo no se ha cobrado, y incluso el proyecto tiene deudas incobrables.
Las soluciones proporcionadas por el sistema de gestión de proyectos en la nube del socio son:
1. Registrar los ingresos y gastos del proyecto en cualquier momento, y establecer registros de cobro de pagos y facturación del proyecto;
2. El sistema resume y muestra automáticamente el libro mayor del proyecto en la dimensión del proyecto, cuenta los datos de facturación y pago, y el líder del proyecto puede ver visualmente el estado de facturación y pago de cada proyecto;
3. El sistema muestra automáticamente la facturación de pago mensual del proyecto y los datos de resumen de cobro de pago en la dimensión de tiempo;
P: ¿Cómo resolver el problema de la contabilidad retrasada de ingresos y gastos y el proyecto que enfrenta pérdidas?
En la gestión de proyectos de nube de socios, establezca un proceso de aprobación de gastos, y cada gasto de costo debe ser aprobado por una persona designada, para que los gerentes puedan comprender el paradero de cada fondo;
Establecer señales de advertencia de exceso de presupuesto, una vez que el presupuesto excede el límite, se puede encontrar y corregir a tiempo;
El sistema toma el proyecto como unidad contable y muestra automáticamente los datos de ganancias del proyecto en tiempo real de acuerdo con el contrato y los datos de costos, lo cual es conveniente para que la persona a cargo controle en cualquier momento y tome decisiones rápidas.