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Autor: Wang Hongshi
Introducción Cómo resolvió problemas Einstein
Cuando se enfrentan a un problema, algunas personas pueden comenzar a actuar a ciegas y trabajar hasta cierto punto, pero de repente descubren que lo que han hecho es inútil.
Alguien le preguntó una vez a Einstein, el gran científico, qué haría con su tiempo si le dieran un problema que le preocupara en su vida y tuviera solo una hora para resolverlo. Respondió que pasaría 30 minutos analizando el problema, 20 minutos planificando la solución y 10 minutos ejecutando la solución.
Si desea resolver un problema, debe dedicar más tiempo a planificar, tomar una decisión antes de realizar un movimiento, que es la premisa para resolver el problema con éxito.
Entonces, ¿cómo pueden las empresas resolver problemas de manera más efectiva? Respondimos esta pregunta anteriormente, es decir, usando un método estructurado de resolución de problemas, consulte el enlace a continuación para obtener más detalles.
Los métodos de resolución de problemas estructurales, ya sea 8D, que es popular en todo el mundo, o A3 desarrollado por Toyota, o 6SIGMA, que fue muy popular en los últimos años, se planifican primero y siguen el principio de PDCA.
Se puede decir que PDCA es el alma de otros métodos estructurados de resolución de problemas.Varias mejoras continuas de las empresas utilizarán PDCA inconscientemente.
En la actualidad, las empresas conceden gran importancia a la eficacia de los procesos, que es uno de los factores decisivos para el desarrollo empresarial continuo. PDCA se ejecuta a través de toda la gestión de operaciones empresariales y es una herramienta de calidad que es aplicable universalmente y aplicable a cualquier tipo de empresa.
Además, los métodos estructurados de resolución de problemas otorgan gran importancia a los datos y utilizan los datos recopilados para analizar la causa del problema, determinar posibles soluciones e implementar una de ellas. Especialmente cuando se resuelven problemas de calidad, es necesario recopilar una gran cantidad de datos en diferentes etapas y utilizar los datos para la evaluación y la toma de decisiones.
A continuación, presentaremos brevemente varios métodos de resolución de problemas estructurados muy populares, incluidos PDCA, 8D, A3 y DMAIC, que son muy adecuados para pequeñas y medianas empresas. La tabla de comparación de pasos de varios métodos es la siguiente:
Para ilustrar la aplicabilidad de cada método, dividimos los diversos problemas encontrados en la operación de la empresa en las siguientes categorías de acuerdo con el tiempo que lleva resolver el problema:
Problema menor: resuelto en 1 día
Problemas de pequeña escala - dentro de 1 semana
Problemas de mediana escala - 1 semana a 3 meses
Problemas masivos - más de 3 meses
PDCA
El método PDCA (ciclo de Deming) es un ciclo de proceso de cuatro pasos de iteración continua: plan ( P lan), ejecución ( D o), verificación ( C heck), acción ( A ct), es un método para la mejora continua del proceso y forma estructurada de resolver el problema.
La razón por la que PDCA es un método iterativo es que para un problema, cada vez que PDCA se repite, el problema estará más cerca del objetivo de resolverse por completo, y cada iteración producirá resultados diferentes, que se acumulan y complementan los resultados de la iteración anterior. . .
El PDCA es un ciclo dinámico, el uso de esta herramienta con el concepto de prevención primero y mejora continua es de gran ayuda para identificar posibles mejoras en productos y procesos, para evitar decisiones aleatorias impulsivas por parte del equipo y desperdicio de recursos.
PDCA se puede utilizar para tratar problemas de pequeña o mediana escala. El ciclo PDCA se puede utilizar para resolver un problema más complejo, iniciar un nuevo proyecto de mejora, implementar cualquier forma de cambio corporativo, formular una planificación estratégica corporativa y realizar una mejora continua.
Las empresas ahora usan métodos como 8D para resolver problemas en lugar de usar PDCA directamente. Si una empresa desea resolver problemas a través de PDCA y hacer que el método PDCA sea ejecutable y operable, debe especificar PDCA y determinar qué herramientas de calidad deben usarse en qué etapa. La más sencilla es diseñar un conjunto de plantillas de Excel que contengan diversas herramientas de calidad, o utilizar herramientas digitales, como software de gestión de calidad, para la gestión de PDCA, resolución de problemas, corrección y prevención, y mejora continua.
1) Etapa "Plan" - PLAN
Esta es la etapa que consume más tiempo y energía, y el tiempo de "planificación" puede ocupar más del 50% de todo el PDCA.
Esta fase se puede dividir en varias subfases, incluida la identificación de problemas, la investigación de problemas, el establecimiento de objetivos, el desarrollo de planes de mejora, etc.
2) Fase "Ejecutar" - HACER
Plan de implementación, el plan de acción desarrollado se pone en práctica.
Desde la perspectiva del control de riesgos, primero puede encontrar un punto apropiado y llevar a cabo una implementación piloto a pequeña escala, de bajo costo y bajo riesgo.
3) Etapa "Comprobar" - COMPROBAR
Recopile y evalúe los datos de implementación para verificar los resultados logrados por el plan de acción seleccionado a fin de verificar la efectividad del enfoque propuesto para resolver el problema.
Si los resultados después de la verificación no cumplen con las expectativas, puede ser necesario volver a la etapa PLAN y comenzar de nuevo.
4) Fase "Acción" - ACT
Si los resultados de la verificación son válidos, ingrese a la etapa ACT para estandarizar y promover la solución.
Si la solución no funciona, vuelva a iniciar el ciclo según los comentarios de la etapa CHECK y continúe iterando hasta que se resuelva el problema.
También es crucial realizar resúmenes por etapas, resumir las lecciones aprendidas y plantear nuevas preguntas para prepararse para el próximo ciclo PDCA.
8D
8D, o informe 8D, algunas industrias también lo llaman 8D PSP ( Problema S loveing Process ), uno es desarrollado por el Departamento de Defensa de los EE. UU., el otro es desarrollado por la Ford Motor Company de los EE. UU., es un problema altamente estructurado
8D se puede utilizar para resolver problemas de pequeña o mediana escala, centrarse en la mejora de productos y procesos, identificar, corregir y eliminar problemas en función del análisis estadístico de problemas.
8D se puede usar para resolver problemas a largo plazo o recurrentes, como quejas frecuentes sobre ajos rotos y cuchillos rotos; también se puede usar para una respuesta rápida y contención de las quejas de los clientes y la mejora de las causas, como quejas repentinas de los clientes en el sitio sobre problemas de montaje.
Al igual que los métodos A3 y DMAIC, 8D utiliza muchas herramientas de calidad diferentes en su aplicación y es altamente especializado, generalmente utilizado por ingenieros u otros profesionales para resolver problemas. Por lo tanto, mediante el uso del método 8D, puede perfeccionar y mejorar las habilidades y los logros de los empleados en la resolución de problemas.
8D es popular en la industria automotriz, y ahora se está promoviendo y aplicando en varias industrias, y a menudo se usa como un lenguaje de trabajo común para la comunicación de quejas de clientes entre clientes y proveedores.
Después de que se ha mejorado 8D, se agrega un paso D0. Muchas empresas implementan nueve pasos en aplicaciones prácticas. Por supuesto, algunas empresas todavía usan 8D con ocho pasos:
1) D0: 8D listo
Evaluar si los problemas específicos requieren la aplicación de 8D para la resolución de problemas; si es necesario, tomar medidas de contención urgentes.
2) D1: Formar un equipo
Se establece el equipo 8D, y los miembros del equipo deben estar compuestos por personas con diferentes funciones y conocimientos profesionales, y el equipo está orientado a resolver problemas.
3) D2: Descripción del problema
Cuantificar (5W2H) Definir y describir problemas, identificar problemas internos y externos.
4) D3: Implementar y verificar acciones correctivas provisionales
Definir, verificar e implementar Acciones Interinas de Contención (ICA, Interim Containment Actions). Las medidas interinas se implementarán hasta que se adopten las medidas correctivas permanentes. Durante este período, se debe monitorear la efectividad de las medidas correctivas interinas para evitar que el problema se expanda o continúe. empeorando.
Si se trata de una queja del cliente, es necesario proteger al cliente, reducir y evitar el impacto en el cliente, incluido el aislamiento de las piezas defectuosas, la selección continua y una inspección más estricta.
5) D4: Identificar y verificar las causas raíz y los puntos de escape
Averigüe todas las posibles causas que pueden conducir a este problema, y confirme y verifique; preste atención para aislar la serie de eventos/entornos/motivos mencionados en la descripción del problema que conducen a desviaciones entre sí, y finalmente determine la causa raíz de el problema.
La identificación y verificación de los puntos de escape es especialmente importante para las quejas de los clientes; la causa raíz de las quejas de los clientes no es necesariamente la causa raíz del escape del problema.
6) D5: Seleccionar y verificar acciones correctivas permanentes
Seleccione las mejores acciones correctivas permanentes (PCA, Permanent Corrective Actions) para eliminar la causa raíz; verifique que la PCA funcione y no cause problemas adicionales.
7) D6: Implementar y confirmar acciones correctivas permanentes
Implementar acciones correctivas permanentes seleccionadas, cancelar acciones temporales, verificar acciones correctivas permanentes y monitorear sus efectos a largo plazo.
8) D7: Evita que el problema vuelva a ocurrir
Actualice el sistema existente, incluidos los documentos del sistema, los documentos de operación, etc., para evitar que se repita el mismo problema o problemas similares a nivel del sistema; documente la experiencia técnica y las lecciones.
9) D8: Reconocer las contribuciones individuales y del equipo
Después de completar el D0 ~ D7 anterior, el problema se ha mejorado, afirma los esfuerzos del equipo de mejora y planifica la dirección de la mejora en el futuro.
A3
A3 fue desarrollado por Toyota Motor Corporation.Todas las ideas, planes y objetivos se reflejan vívidamente en una hoja de papel A3 para la comunicación y resolución de problemas, de ahí el nombre A3 o informe A3.
Al igual que la resolución de problemas 8D, A3 sigue el ciclo PDCA y es una herramienta colaborativa y de visualización (que incluye diagramas) que proporciona un enfoque simple pero riguroso para guiar sistemáticamente a las personas a través de un enfoque estructurado para la resolución de problemas en profundidad.
A3 se usa para resolver problemas de pequeña o mediana escala y se puede usar en casi cualquier escenario de mejora. Por ejemplo, se puede usar para proponer un nuevo plan o idea, se puede usar para informar el estado de un proyecto en curso. proyecto, y se puede usar para estudiar competidores para BEACHMARKING, por supuesto, se puede usar más para resolver el problema.
Los ocho pasos de la resolución de problemas estructurados A3 son los siguientes:
1) Aclarar la pregunta
Una descripción y definición claras, enfocadas e independientes del problema, que detalla cualquier información y datos de fondo, etc. (5W2H).
2) Desglosar el problema
Describa el status quo del problema, describa el problema de forma gráfica y lo más rápida posible, con imágenes y textos, evite los discursos largos y sea conciso (PARETO, etc.).
3) Establecer metas
Proporcione una meta detallada que sea lo suficientemente específica para ser alcanzable y medible (SMART).
4) Análisis de causa raíz
Determine la causa raíz del problema (5POR QUÉ/ESBONA).
5) Hacer contramedidas
Desarrolle contramedidas y planes de acción, enumerando tareas específicas, tiempo de finalización, personas responsables y resultados esperados.
6) Implementar contramedidas
Implementar contramedidas y planes de acción.
7) Resultados y proceso de evaluación
Revisar y evaluar para comprobar si las medidas de mejora adoptadas han solucionado realmente el problema y si se han alcanzado los objetivos marcados.
8) Normalizar el éxito
Expanda horizontalmente para maximizar los beneficios de las contramedidas y amplíe las contramedidas a departamentos, empresas e incluso grupos.
DMAIC
DMAIC se originó a partir del método 6SIGMA, que es un ciclo PDCA de cinco pasos para resolver problemas a gran escala, pero también puede usarse como un método independiente para resolver problemas.
DMAIC se basa en datos para identificar cuellos de botella en los procesos y mejorar, optimizar y estabilizar los procesos comerciales. Por lo tanto, DMAIC tendrá una gran cantidad de datos cuando se despliegue gradualmente, y es un método de resolución de problemas estructurado basado en datos.
DMAIC se utiliza para resolver problemas de mediana y gran escala, y la duración de un proyecto DMAIC puede superar los tres meses, dependiendo de la complejidad del problema o del proceso a mejorar.
DMAIC consta de cinco pasos: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. Cada paso contiene muchas herramientas de calidad específicas.
1) Etapa "Definir" - DEFINIR
Identificar los problemas de calidad clave y los procesos de interés para el cliente, e identificar las características de calidad clave que afectan la satisfacción del cliente.
2) Fase "Medida" - MEDIR
Mida el rendimiento real de las características clave de calidad para la fase actual. Recopile datos sobre qué tan bien está funcionando el proceso.
3) Fase "Analizar" - ANALIZAR
Con base en los datos recopilados, analice las razones que afectan el nivel de desempeño de las características clave de calidad y determine los factores clave que influyen en el proceso para determinar la causa raíz del problema y encontrar oportunidades de mejora.
4) Fase de "Mejora" - MEJORAR
El esquema de diseño busca el valor óptimo de la característica de calidad clave y sus correspondientes pocos factores clave influyentes, y determina el esquema para resolver y prevenir el problema, a fin de mejorar el proceso.
5) Etapa "Control" - CONTROL
Los datos se monitorean continuamente para garantizar que el proceso cumpla con las expectativas, se resuelvan los problemas y se estandaricen las mejoras.
Posdata Deja que el problema se resuelva
Las empresas tienen un sinfín de problemas todos los días. Si no hay un buen método y no se pueden resolver de manera eficiente y eficaz, se agotarán en la lucha contra el fuego y, finalmente, "no habrá salida".
Para las pequeñas y medianas empresas, pueden usar la doctrina y usar directamente el conjunto de métodos 8D o A3; aquellas pequeñas y medianas empresas capaces pueden construir su propio conjunto de soluciones estructuradas sobre la base de PDCA y consultar 8D o A3 .
Mientras las soluciones estructuradas se consoliden verdaderamente, en lugar de fingir, y se conviertan en un arma eficaz para que los empleados resuelvan problemas de calidad, y se integren en la cultura de calidad de la empresa, el desarrollo de la empresa eventualmente "se convertirá en otra aldea".
¡El software de calidad en la nube hace que la calidad sea visible!