1. Los puntos débiles comunes en la oficina corporativa actual
- Métodos de oficina atrasados: proceso de servicio opaco, los empleados se vuelven locos, experiencia de servicio deficiente, gestión de recursos caótica, procesos atascados y baja eficiencia del servicio
- El valor no se reconoce: el valor del servicio para la empresa y los empleados no se puede medir, y el rendimiento del costo del servicio no se puede medir
- Dificultades en la innovación del servicio: la calidad del servicio no puede mantenerse al día con el nivel de desarrollo de la empresa, y la innovación no se implementa sistemáticamente
- Alto costo de informatización: el sistema de informatización estándar no cumple con el proceso de servicio diferenciado, el costo de desarrollo del sistema es alto y el departamento de servicio no puede pagarlo
2. ¿Qué es el sistema de oficina OA?
Antes de aclarar qué es un sistema de oficina OA, aclaremos algunos conceptos:
1. ¿Qué es el AA?
OA incluye varios dispositivos inteligentes de oficina , software básico y sistema de gestión de oficina (sistema OA) . Incluyendo fotocopiadoras, control de asistencia, correo electrónico, mensajería instantánea, software de oficina , etc.
2. ¿Qué es el sistema OA?
El sistema OA se refiere al módulo del sistema que está orientado a la gestión y operación diaria de la organización y brinda soluciones para el comportamiento laboral de alta frecuencia de la organización . En definitiva, es una plataforma de información automatizada para que las organizaciones mejoren la eficiencia y reduzcan los costos laborales .
3. ¿El sistema OA solo se refiere a un sistema?
No, a partir de las explicaciones anteriores, podemos entender que las funciones que pueden ayudar a las organizaciones a lograr la optimización de la eficiencia de la oficina en realidad se pueden atribuir a uno de los módulos del sistema OA , incluidos, entre otros , los módulos de función OA comunes en el mercado.
En otras palabras, los usuarios del sistema OA son la mayoría de los empleados y no departamentos o puestos profesionales específicos, por lo que la definición del concepto cambia constantemente.
3. La importancia del sistema OA para las empresas
1. Mejorar la eficiencia del trabajo
Los empleados pueden enviar solicitudes de licencia, solicitudes de reembolso, etc. a través del sistema OA, y el sistema llevará a cabo automáticamente el proceso de aprobación , lo que reduce en gran medida el tiempo y el esfuerzo del procesamiento manual.
Además, el sistema OA también puede proporcionar funciones como administración de tareas, programación y uso compartido de archivos para ayudar a los empleados a organizar y administrar mejor su trabajo y mejorar la eficiencia laboral.
2. Optimizar la gestión de la información
La gestión tradicional de documentos en papel tiene problemas como la dificultad para encontrar información y un gran espacio de almacenamiento. El sistema OA puede administrar digitalmente varios documentos, materiales, contratos, etc. de la empresa y realizar un almacenamiento centralizado y una recuperación rápida de la información.
Proteger la seguridad de la información también es una parte importante del sistema OA. Los sistemas generales de OA pueden establecer permisos para garantizar la seguridad de la información confidencial. Esto no solo ahorra recursos materiales, sino que también mejora la eficiencia y la precisión de la gestión de la información.
3. Fortalecer la coordinación y la comunicación
A través del sistema OA, los miembros del equipo pueden compartir archivos, discutir problemas, asignar tareas, etc., evitando la demora y la pérdida de transmisión de información . Las funciones como las reuniones en línea y la mensajería instantánea también juegan un papel importante para facilitar la comunicación y la cooperación entre los miembros del equipo.
Un equipo de proyecto interdepartamental puede trabajar en colaboración a través del sistema OA. Los miembros del equipo pueden compartir el progreso del proyecto, discutir problemas y asignar tareas de manera oportuna en el sistema. De esta forma, se pueden evitar las fallas de información y la duplicación de trabajo, y se pueden mejorar la eficiencia de la colaboración en equipo y los efectos de ejecución del proyecto.
4. Análisis de datos y apoyo a la toma de decisiones
A menudo es difícil que los distintos departamentos de la empresa puedan hacer un buen trabajo en el análisis de datos.Algunos sistemas OA pueden monitorear y analizar varios indicadores comerciales en tiempo real para comprender las condiciones operativas de la empresa y las tendencias del mercado. De esta manera, las empresas pueden tomar decisiones basadas en datos y formular estrategias de desarrollo más científicas y efectivas.
4. Funciones del sistema de oficina OA
El sistema de oficina OA tiene funciones poderosas.Tomemos el sistema de oficina Jiandaoyun como ejemplo para hablar sobre las funciones del sistema de oficina OA en detalle.
Sitio web oficial: https://www.jiandaoyun.com
Aprobación de artículos: solicite una gestión unificada, operación conveniente y simple
- Aprobación de contrato: aprobación de contrato digital, sin necesidad de tomar contratos gruesos
- Aplicación de horas extras: calcula automáticamente las horas extras y también se puede vincular a los salarios por desempeño
- Solicitud de salida: estandarizar el proceso de viaje de negocios: completar el motivo y la duración de la salida y otros elementos, y enviar la solicitud
- Informe de estadísticas: analice los requisitos de aprobación y sus condiciones de procesamiento, y los retrasos son claros
Gestión del uso del vehículo: los detalles son claros y el proceso es claro de un vistazo
- Uso del automóvil: estándares unificados, consultas en línea y límites claros entre el alquiler de vehículos interno y externo
- Devolución del automóvil: la selección de devolución del vehículo con un solo clic se realizará de inmediato
- Reabastecimiento de combustible: establezca una base de datos de información de la tarjeta de combustible, convierta de manera inteligente la cantidad y deduzca dinero automáticamente de la tarjeta de combustible
- Mantenimiento: el proceso de mantenimiento es claro, la inspección del vehículo/registro de accidentes está completamente preestablecido y se puede usar con un solo clic
- Informe: toda la información del vehículo, uso, devolución, repostaje, mantenimiento y otros detalles son claros
Gestión de control de tarifas: informe en cualquier momento y en cualquier lugar, y la factura es clara
- Presupuesto del proyecto: evaluación de la aprobación del proyecto, registro en línea del presupuesto del proyecto y operación digital completa
- Solicitud de control de tarifas: estandarice la solicitud de tarifas del proyecto, complete en línea y procese y apruebe en tiempo real
- Estadísticas de informes: análisis estadístico de todos los detalles de entrada de presupuesto, progreso de procesamiento de aplicaciones de control de tarifas transparente
Gestión de materiales: archivo automático, llamada flexible
- Biblioteca de materiales: establezca una biblioteca de información de materiales, que sea clara y clara; agregue nuevo almacenamiento en cualquier momento, rápido y conveniente
- Adquisición: estandarice la adquisición de materiales, se puede ver la cantidad de inventario y el número de compras es claro
- Requisición: la asociación de solicitudes se puede hacer con un clic, calcular el inventario de manera inteligente y la solicitud más allá del límite de inventario
- Devolución : seleccione los materiales relevantes y devuélvalos al almacenamiento de inmediato
- Estadísticas de materiales: supervise de forma exhaustiva el estado del inventario y controle el uso de materiales
Informes diarios y semanales: datos transparentes, seguimiento del progreso
- Informe semanal: diseñe el contenido y los requisitos diarios por departamento, y establezca objetivos
- Diariamente: estandarice el resumen del contenido del trabajo de una semana y el plan de la próxima semana, claro y claro
- Tareas del proceso: establezca recordatorios diarios para las tareas diarias e inste al equipo a informar diariamente
- Estadísticas resumidas: establecer un panel estadístico para monitorear las horas de trabajo de cada departamento y la presentación de informes diarios y semanales
En resumen, no se puede ignorar la importancia del sistema de oficina OA para las empresas. Mejora la eficiencia del trabajo, mejora la capacidad de colaboración de la empresa, proporciona una mejor gestión y seguridad de datos, mejora la capacidad de toma de decisiones de la empresa y mejora la calidad del servicio de la empresa. Con el progreso continuo de la ciencia y la tecnología, el sistema de oficina OA desempeñará un papel cada vez más importante en las empresas.
Espero que este artículo te sea útil.