Con el desarrollo de la ciencia y la tecnología y la popularización de la tecnología de la información, la oficina sin papel se ha convertido en una tendencia de las empresas modernas. La oficina sin papel se refiere a reducir o no usar papel como soporte de trabajo en el trabajo diario de una empresa , y realizar la transmisión y el intercambio de información a través de correo electrónico, documentos electrónicos, formularios electrónicos y otras herramientas . La oficina sin papel no solo favorece la protección del medio ambiente, reduce el consumo de papel y las emisiones, sino que también mejora la eficiencia del trabajo y el nivel de gestión, y reduce los costos operativos de las empresas. Por lo tanto, la oficina sin papeles se ha convertido en una tendencia inevitable en el desarrollo de las empresas modernas.
Lee este artículo para aprender sobre:
1. Importancia de la oficina sin papeles
2. Infraestructura para la Oficina Sin Papeles
3. ¿Cómo pueden las empresas realizar una oficina sin papeles?
4. Casos de éxito de oficina sin papeles
1. Importancia de la oficina sin papeles
1. Mejorar la eficiencia del trabajo
La oficina sin papel puede ahorrar mucho tiempo y mano de obra, reducir los costos de transmisión y almacenamiento de documentos y mejorar la eficiencia del trabajo y el nivel de gestión.
2. Mejorar la seguridad de la información
La oficina sin papel puede garantizar la seguridad y la estabilidad de la información empresarial a través de medidas como el cifrado y la copia de seguridad, lo que reduce el riesgo de fuga y pérdida de información.
3. Ahorro de costes
La oficina sin papel puede reducir los costos de compra y mantenimiento de papel, impresoras, fotocopiadoras y otros equipos de oficina, reducir los costos operativos de las empresas y mejorar los beneficios económicos de las empresas.
Por lo tanto, la oficina sin papel se ha convertido en una tendencia inevitable del desarrollo empresarial. Las empresas deben promover y aplicar activamente la oficina sin papel para promover el desarrollo sostenible y la oficina verde de las empresas.
2. Infraestructura para la Oficina Sin Papeles
Con el desarrollo de la digitalización, la oficina sin papel se ha convertido en una tendencia importante de la oficina empresarial actual. Para lograr una oficina sin papeles, la infraestructura requerida por la empresa es la siguiente:
Las siguientes imágenes son de Jian Daoyun >>>> https://www.jiandaoyun.com
1. Sistema de acceso abierto
El sistema OA es un sistema de software para gestionar y procesar documentos, procesos e información de oficina, cuyo objetivo es convertir los documentos en papel tradicionales en formato digital y realizar la oficina sin papel. El sistema puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia del trabajo, reducir los costos de mano de obra y materiales y reducir la contaminación ambiental. A través del sistema OA, los empleados pueden realizar cómodamente operaciones como aprobación electrónica, firma electrónica y archivo electrónico, y también pueden acceder a documentos e información de la empresa a través de Internet en cualquier momento y lugar.
Darse cuenta de las necesidades de la oficina sin papel debe comenzar desde muchos aspectos, como la circulación de documentos, el archivo de documentos, la firma y aprobación, etc. El sistema OA puede personalizar diferentes flujos de trabajo y permisos según diferentes necesidades, para satisfacer las necesidades específicas de las empresas.
2. Base de conocimientos
Una base de conocimientos es una forma de almacenar archivos en Internet, lo que permite compartirlos y acceder a ellos fácilmente. Las empresas pueden almacenar documentos importantes en la nube, lo que permite que varias personas accedan a ellos y los editen al mismo tiempo, lo que elimina la necesidad de enviar documentos por correo, fax o servicio de mensajería. Al mismo tiempo, el almacenamiento en la nube también se puede respaldar y restaurar para garantizar la seguridad de los datos.
3. Firma electrónica
La firma electrónica es una tecnología de firma digital que se puede utilizar para firmar y autenticar documentos electrónicos, evitando así el engorroso proceso de impresión, firma y escaneo. Las empresas pueden usar firmas electrónicas para firmar varios documentos, como contratos, órdenes y poderes notariales, mejorando así la eficiencia del trabajo y reduciendo los costos de tiempo.
4. Sistema de conferencias sin papel
El sistema de conferencia sin papel puede reducir el uso de documentos de conferencia en papel, mejorar la eficiencia de la conferencia y reducir los costos. Las empresas pueden utilizar el sistema de conferencias sin papel para digitalizar todos los documentos de las reuniones, como las agendas de las reuniones, los materiales de las reuniones y las actas de las reuniones, y mostrarlos digitalmente durante la reunión. El sistema de conferencia sin papel también puede proporcionar votación en línea, preguntas y respuestas en línea, pantalla compartida y otras funciones para mejorar la interactividad y la eficiencia de la reunión.
Cabe señalar que la oficina sin papeles no consiste simplemente en reemplazar los equipos en papel por equipos electrónicos, sino en establecer un flujo de trabajo completo sin papeles. Las empresas deben formular una solución de oficina sin papel adecuada para ellos en función de sus propias necesidades comerciales, combinada con la infraestructura anterior, para mejorar la eficiencia del trabajo, reducir costos y lograr un desarrollo sostenible.
3. ¿Cómo pueden las empresas realizar una oficina sin papeles?
Las empresas modernas enfrentan cada vez más desafíos de informatización y digitalización. Para satisfacer las necesidades operativas diarias de las empresas, mejorar la eficiencia y mejorar la calidad del trabajo, las empresas deben adoptar herramientas y tecnologías avanzadas para realizar una oficina sin papel.
Por ejemplo, nuestra empresa adopta la plataforma de construcción de código cero de Jiandaoyun.Usar Jiandaoyun para construir con éxito un sistema interno adecuado para nuestra empresa, ayuda a la empresa a realizar la gestión de la información, la oficina colaborativa, la automatización de procesos, la oficina móvil, el análisis de datos y otras funciones, mejorando así la eficiencia de gestión y la competitividad de la empresa.
A continuación se toma Jiandaoyun como ejemplo para presentar cómo las empresas pueden realizar una oficina sin papel.
Sitio web oficial de Jiandaoyun >>>> https://www.jiandaoyun.com
1. Gestión de la información
Jiandao Cloud puede ayudar a las empresas a administrar varios tipos de información, como información de clientes, información de pedidos, información de contratos, etc. Las empresas pueden usar Jiandao Cloud para realizar la recopilación, el almacenamiento, la consulta, las estadísticas y otras funciones de información, mejorando así la eficiencia y la precisión de la gestión de la información. Además, Jiandao Cloud proporciona funciones como campos y filtros personalizados, que se pueden configurar de manera flexible de acuerdo con las necesidades reales de las empresas para satisfacer las diferentes necesidades de gestión de la información.
Por ejemplo, una empresa puede construir un sistema de gestión de información de clientes en Jiandao Cloud para integrar toda la información básica de los clientes, pedidos históricos, registros de comunicación y otra información. De esta manera, las empresas pueden comprender mejor las necesidades de los clientes y brindar mejores servicios, aumentando así la satisfacción y lealtad de los clientes.
2. Oficina colaborativa
Jiandao Cloud puede ayudar a las empresas a realizar una oficina colaborativa, como la colaboración en equipo, la gestión del flujo de trabajo, la asignación de tareas, etc. Las empresas pueden usar Jiandao Cloud para realizar comunicaciones en tiempo real, compartir archivos, asignar tareas y otras funciones entre los miembros del equipo, a fin de mejorar la eficiencia de la colaboración y la calidad del trabajo. Además, Jiandaoyun proporciona gestión de derechos, funciones de recordatorio y otras funciones, que pueden controlar mejor el comportamiento de los miembros del equipo y garantizar la seguridad y el progreso sin problemas del trabajo.
Por ejemplo, una empresa puede crear un sistema de gestión de facturación en Jiandao Cloud para integrar todos los flujos de trabajo, incluida la asignación de tareas, el seguimiento del progreso, el proceso de aprobación, etc. De esta manera, los miembros del equipo pueden colaborar mejor, mejorando la productividad y la calidad.
3. Automatización de procesos
Jiandao Cloud puede ayudar a las empresas a realizar la automatización de procesos, como el proceso de aprobación, el proceso de reembolso, el proceso de adquisición, etc. Las empresas pueden utilizar Jiandao Cloud para realizar funciones como la automatización de procesos, la supervisión del estado de procesos y el análisis de datos de procesos, a fin de mejorar la eficiencia y la precisión del proceso. Además, Jiandao Cloud proporciona funciones como formularios personalizados y procesos personalizados, que se pueden configurar de manera flexible de acuerdo con las necesidades reales de las empresas para satisfacer las diferentes necesidades de automatización de procesos.
Por ejemplo, una empresa puede crear un sistema de gestión de procesos de adquisición en Jiandao Cloud para integrar el proceso de adquisición, incluida la solicitud de compra, el proceso de aprobación, la generación de pedidos, etc. De esta forma, las empresas pueden controlar mejor los costos de adquisición y mejorar la eficiencia y precisión de la adquisición.
4. Oficina móvil
Jiandao Cloud puede ayudar a las empresas a realizar oficinas móviles y mejorar la flexibilidad y la velocidad de respuesta de las empresas. Las empresas pueden trabajar en teléfonos móviles o tabletas en cualquier momento y en cualquier lugar a través de la aplicación móvil de Jiandaoyun, como revisar correos electrónicos, procesar tareas y procesos de aprobación. De esta manera, las empresas pueden adaptarse mejor al entorno del mercado que cambia rápidamente y mejorar la eficiencia y la competitividad del trabajo. Además, la aplicación móvil de Jiandaoyun proporciona funciones como la operación fuera de línea y el envío de mensajes, que pueden satisfacer mejor las necesidades reales de las empresas.
5. Análisis de datos
Jiandao Cloud puede ayudar a las empresas a realizar análisis de datos y comprender sus condiciones operativas y tendencias del mercado. Las empresas pueden usar la función de análisis de datos para analizar y mostrar varios datos comerciales de la empresa, incluidas las ventas, la satisfacción del cliente, la participación de mercado, etc. De esta manera, las empresas pueden comprender mejor sus fortalezas y debilidades, formular mejores estrategias comerciales y mejorar su competitividad en el mercado. Además, Jiandao Cloud proporciona funciones como informes personalizados y pivotes de datos, que se pueden configurar de manera flexible de acuerdo con las necesidades reales de las empresas para satisfacer las diferentes necesidades de análisis de datos.
4. Casos de éxito de oficina sin papeles
Después de usar Jiandaoyun durante más de un año, las escuelas de la Universidad Zhengzhou Jingda han trasladado gradualmente los escenarios comerciales de gestión logística, gestión de inscripciones, reembolso financiero, gestión de personal y gestión de información de los estudiantes en línea, lo que ha desempeñado un papel muy importante en la mejora de la eficiencia laboral general de la escuela y la oficina sin papel, y también ha reducido en gran medida los costos operativos y de gestión de la escuela.
❌Anteriormente: Durante el mantenimiento logístico, el personal de mantenimiento usaba sus propios cuadernos para registrar. Como gerentes, no podían verificar el progreso general del mantenimiento a tiempo.
✅Ahora: a través del formulario en línea de Jiandaoyun, puede completar directamente la ubicación, la categoría, la hora, etc. de la reparación en su teléfono móvil. También puede cargar directamente fotos del daño en el sitio para informar claramente el daño. El personal de mantenimiento puede ver esta información en cualquier momento y en cualquier lugar a través del teléfono móvil, y preparar herramientas y accesorios de acuerdo con el contenido del informe de reparación.
❌En el pasado: es necesario verificar los datos recopilados y los datos reparados todos los meses. El personal de mantenimiento a menudo usa abreviaturas al registrar los resultados del mantenimiento en papel. La información individual debe verificarse una por una. Las estadísticas manuales son ineficientes y propensas a errores.
✅Ahora: a través de la aplicación de la fábrica de datos y la tabla de agregación, se han realizado estadísticas de mantenimiento automáticas y el cálculo de bonificación de los trabajadores de mantenimiento, lo que ahorra directamente el trabajo estadístico al final del mes. Todo el proceso está completamente digitalizado, lo que mejora enormemente el trabajo de verificación de las órdenes de mantenimiento. Solía llevar una semana realizar estas tareas, pero ahora los datos se pueden recuperar en cualquier momento.
En el proceso de uso futuro, Zhengzhou Jingda espera utilizar la plataforma en la nube de Jiandao para realizar operaciones basadas en datos y en la nube para todas las operaciones de la escuela y mejorar la eficiencia en la toma de decisiones de la administración de las escuelas de la empresa.
Espero que este artículo pueda ayudarlo a comprender cómo las empresas pueden realizar una oficina sin papel.