Revisión de la etapa del proyecto
El informe de revisión de la etapa del proyecto incluye
1. Presente los antecedentes y objetivos del proyecto: el informe debe proporcionar una introducción de antecedentes del proyecto, explicar los objetivos y necesidades del proyecto, para que los futuros lectores y partes interesadas puedan comprender claramente el alcance y los objetivos del proyecto.
2. Analizar el progreso del proyecto: El informe debe registrar en detalle los principales trabajos y resultados realizados durante la fase específica del proyecto, así como evaluar el desempeño del proyecto en términos de presupuesto, cronograma, alcance y calidad, y explicar si se han cumplido las expectativas Target. Esto es para mantener informadas a todas las partes que proporcionan fondos sobre el progreso del proyecto y los próximos pasos.
3. Discutir los problemas y riesgos implementados y las soluciones: el informe debe enumerar los problemas y riesgos clave, y brindar soluciones, para que las partes interesadas y los tomadores de decisiones puedan comprender estos problemas, ayudar a resolverlos y tomar medidas efectivas.
4. Identifique los próximos pasos y objetivos: el informe también debe enumerar las principales tareas y objetivos para el próximo paso y explicar cómo lograr estos objetivos. Esto ayuda a los responsables de la toma de decisiones y a los miembros del equipo a planificar y ajustar el trabajo futuro.
5. Establezca un resumen por etapas: el informe debe resumir el trabajo por etapas, proporcionar datos y análisis para ayudar a los tomadores de decisiones a comprender la situación general del trabajo y hacer sugerencias y opiniones sobre el trabajo actual.
Ejemplo de plantilla de informe de revisión por fases del proyecto
A. Información del proyecto
Proporcione información general sobre el nombre del proyecto, el nombre del cliente, el director del proyecto y el nombre del patrocinador del proyecto.
| nombre del proyecto: |
nombre del cliente: |
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| gerente de proyecto: |
Relator: |
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| Iniciador del proyecto: |
fecha: |
B. Informe de revisión de la etapa del proyecto
Evaluar el progreso, el costo, la calidad, la gestión del equipo, la relación con el cliente, etc. del proyecto completado
| Período de evaluación: de a |
| Principales logros desde la última revisión Complete todas las tareas en el plan de tareas y entregue a tiempo, manteniendo el proyecto dentro del cronograma. Abordó de manera efectiva todos los problemas que surgieron en el proyecto y tomó varias contramedidas de manera oportuna. Las pruebas detalladas y los estrictos controles de calidad garantizan que los resultados entregados cumplan con los requisitos y estándares del cliente. Se ha asignado un propietario claro y un plan detallado para gestionar las actividades clave del proyecto. Haga que el proyecto sea más innovador y estable con algunas tecnologías y herramientas nuevas. |
| Estado actual de la ejecución del proyecto Es necesario proporcionar el progreso del proyecto actual, incluido el progreso de las tareas del proyecto, el estado de los resultados de la implementación, etc., para que la gerencia y las partes interesadas puedan comprender el estado actual del proyecto. |
| La solución a los problemas planteados en la última revisión. Aquí es necesario explicar la resolución de los problemas planteados en la última revisión del proyecto, incluyendo la naturaleza de los problemas, su impacto en el proyecto y sus soluciones. Esto permite que las partes interesadas conozcan las capacidades de resolución de problemas del equipo del proyecto. |
| Problemas actuales o previsibles: Aquí es necesario anticipar posibles problemas y describir la naturaleza, alcance e impacto de los problemas que han ocurrido. Esto ayuda al equipo del proyecto a identificar y resolver problemas y mitigar el impacto de esos problemas en el proyecto. |
| ¿Cuáles son las soluciones a estos problemas? ¿Cuáles son las medidas previstas? Es necesario aportar qué planes y medidas se han adoptado para solucionar los problemas actuales o previstos. Esto permite que las partes interesadas sepan que el equipo está abordando los problemas de forma activa para minimizar su impacto en el proyecto. |
| ¿Cuáles son los hitos esperados para la próxima revisión? Es necesario enumerar los objetivos clave de la siguiente etapa, lo que ayudará a las partes relevantes a comprender el enfoque y los resultados esperados del próximo proyecto. |
| Comentarios del director del proyecto firmar: |
En la revisión de la etapa del proyecto, a veces encontrará problemas sin palabras, ¿cómo se deben tratar estos problemas?
Por ejemplo, "Los revisores vinieron aquí durante mucho tiempo y todavía leen el prefacio y el epílogo del proyecto, ¡pero no observaron la esencia del proyecto!" O, "El líder del equipo de revisión puede usar el "sesgo de supervivencia". para explicar el fracaso del proyecto".
Aún más interesante, algunos de los miembros del equipo en la revisión podrían responder con algo como: "Creo que la jefa quiere decir que tenemos que terminar mañana por la mañana, cuando en realidad lo dijo por la tarde..."
De hecho, estos problemas y problemas comunes son desconcertantes. Pero al enfrentarnos a estas situaciones, debemos usar una actitud racional para resolverlas.
En primer lugar, debemos definir un proceso de revisión claro al inicio del proyecto para garantizar que cada etapa del trabajo tenga metas claras y criterios de revisión, experimente y comprenda el progreso y las metas del proyecto;
Al mismo tiempo, los criterios de revisión deben cuantificarse tanto como sea posible para facilitar la comparación y el análisis entre diferentes revisores; además, se debe enfatizar la comunicación y el intercambio de información durante el proceso de revisión para resolver mejor los problemas relacionados y coordinar la cooperación entre los miembros del equipo;
Finalmente, debemos prestar atención al trabajo prospectivo, revisar y evaluar los riesgos existentes y formular las estrategias de afrontamiento correspondientes para enfrentar los problemas u oportunidades que puedan surgir.
A través de las medidas anteriores, podemos lograr una revisión eficiente y completa en la revisión del proyecto por fases para garantizar el progreso sin problemas del proyecto en el desarrollo posterior.
Lista de preguntas de revisión de la fase del proyecto
1. ¿Está el proyecto dentro del presupuesto? ¿Hay suficiente financiación para continuar con el proyecto?
2. ¿Está progresando el proyecto según lo planeado? ¿Existen retrasos o factores que afecten el cronograma del proyecto?
3. ¿Cumple el proyecto con las necesidades y expectativas de las partes interesadas clave? ¿Hay mensajes clave que no se comunican adecuadamente?
4. ¿Hay problemas de calidad en el proyecto? ¿Hay modificaciones y mejoras que deban ser consideradas?
5. ¿Hay suficiente personal y recursos para respaldar el progreso sin problemas del proyecto? ¿Hay un problema de recursos insuficientes?
6. ¿Se ha rastreado y estimado el arreglo del proyecto existente? ¿Existen conflictos de recursos o situaciones que requieran una reasignación?
7. Durante la fase de revisión, ¿cumplió el equipo del proyecto algún criterio o hito?
8. ¿El gerente del proyecto presta suficiente atención a los riesgos asociados con el manejo del proyecto? ¿Se toman precauciones para riesgos potenciales?
9. ¿Se retrasó o no se completó alguna tarea durante el proceso de revisión de fase? ¿Hay algún problema sin resolver que requiera más investigación?
10. ¿El proyecto satisface las necesidades del cliente y tiene una gestión de cambios adecuada?