Establecer un documento de ayuda en línea efectivo es un problema al que cualquier empresa debe prestar atención cuando brinda servicios de alta calidad a los clientes. Un buen documento de ayuda puede ahorrar tiempo y esfuerzo a los clientes, ayudar a los clientes a resolver problemas rápidamente y mejorar la satisfacción del cliente.
Cómo crear un documento de ayuda en línea eficaz para ayudar a sus clientes
- Determinar la estructura del documento.
Antes de comenzar a escribir documentación de ayuda, debe determinar la estructura de su documentación. Esto significa que debe considerar qué temas y capítulos deben incluirse en el documento y en qué orden. Puedes considerar las siguientes preguntas:
¿Cuál es su producto o servicio?
¿Cuáles son algunos problemas o preguntas comunes?
¿Qué temas o capítulos deben incluirse en el documento?
¿Qué debe contener cada capítulo?
El propósito de la estructura del documento es garantizar que su documento sea fácil de leer y usar. Debe organizar su documentación en capítulos y subsecciones comprensibles para que los clientes puedan encontrar rápidamente la información que necesitan.
- usa un lenguaje sencillo
Un buen documento de ayuda debe utilizar un lenguaje sencillo y comprensible. Debe utilizar una terminología y un lenguaje que sus clientes puedan entender y evitar un vocabulario demasiado técnico o complejo. Aquí hay algunas cosas que puede considerar:
Usa oraciones y párrafos simples.
Evite los términos técnicos, o parafraséelos.
Utilice un lenguaje claro y evite palabras ambiguas o inciertas.
El uso de un lenguaje sencillo hace que la documentación de ayuda sea más fácil de entender y usar, y los clientes pueden encontrar rápidamente la información que necesitan.
- proporcionar pautas claras
Al escribir documentación de ayuda, debe proporcionar pautas claras para ayudar a los clientes a encontrar la información que necesitan. Aquí hay algunas pautas a considerar:
Escribe una breve reseña explicando qué es tu producto o servicio y sus principales características.
Proporcione una tabla de contenido que enumere todas las secciones y subsecciones para que los clientes puedan encontrar rápidamente la información que necesitan.
Proporcione un breve resumen al comienzo de cada capítulo para que los clientes puedan comprender rápidamente de qué trata el capítulo.
Proporcione pasos o pautas claras dentro de los capítulos para ayudar a los clientes a resolver problemas o completar tareas.
Brindar pautas claras puede ayudar a los clientes a encontrar y resolver sus problemas rápidamente, lo que aumenta su satisfacción.
- Usa diagramas y ejemplos.
Los diagramas y ejemplos pueden hacer que su documentación de ayuda sea más fácil de entender y usar. Aquí hay algunas sugerencias:
Use diagramas y ejemplos en la documentación para ayudar a ilustrar ciertos conceptos o procedimientos.
Use capturas de pantalla o demostraciones en video para ayudar a los clientes a comprender mejor cómo usar su producto o servicio.
Proporcione ejemplos o plantillas para ayudar a los clientes a completar tareas o resolver problemas más rápido.
El uso de diagramas y ejemplos puede ayudar a los clientes a comprender y utilizar mejor su producto o servicio, lo que aumenta su satisfacción.
- Actualizar y mantener la documentación.
Un buen documento de ayuda debe actualizarse y mantenerse regularmente para garantizar que siempre esté actualizado y sea preciso. Aquí hay algunas sugerencias para mantener y actualizar su documentación:
Verifique la documentación con regularidad para asegurarse de que la información y los procedimientos estén actualizados y sean precisos.
Actualice la documentación para reflejar los últimos cambios en su producto o servicio.
Comuníquese regularmente con los clientes para obtener sus comentarios y sugerencias sobre la documentación.
La documentación se actualiza y mejora en función de los comentarios de los clientes.
Actualizar y mantener la documentación puede ayudar a sus clientes a tener siempre información actualizada y precisa, aumentando su satisfacción.
Cree una herramienta de documentación de ayuda, recomiendo - Baklib
La función del centro de ayuda de un sitio web Genera confianza al mostrarles a los clientes que usted comprende a lo que se enfrentan y cómo puede ayudarlos; mejora el servicio al cliente al responder las preguntas frecuentes y mejora una imagen de marca profesional; reduce las llamadas y los correos electrónicos repetidos para apoyar el correo electrónico del personal, ahorrar tiempo y dinero; mejorar su visibilidad en los motores de búsqueda (las páginas del centro de ayuda con más palabras clave tienen más probabilidades de gustar a los motores de búsqueda); mejorar la experiencia del usuario al hacer que sea más fácil encontrar lo que están buscando en lugar de buscar en el sitio.
baklib
Baklib es una herramienta de edición de documentos e intercambio de contenido en línea. No solo brinda a los usuarios una plataforma de organización de conocimiento eficiente, sino que también proporciona una plataforma de publicación de conocimiento de alta calidad. Los documentos generados por Baklib se convertirán automáticamente en sitios web. Los usuarios pueden acceder a través de Los enlaces URL son convenientes para que los usuarios exploren y comprendan los productos en Internet, y es conveniente que los usuarios los usen. Baklib es adecuado para una variedad de escenarios de aplicación: manual del producto, centro de ayuda, preguntas frecuentes, guía, base de conocimiento, introducción del producto, documentación de desarrollo, fácil de operar, fácil de configurar, incluso un novato puede comenzar fácilmente. Las columnas de Baklib están claramente clasificadas y cumplen con los requisitos de las empresas para establecer un centro de ayuda. Baklib solo necesita cuatro pasos simples para establecer un centro de ayuda. Un buen centro de ayuda debe mejorarse continuamente, y las empresas pueden usar los complementos enriquecidos de Baklib para satisfacer diversas necesidades. Por ejemplo, el trabajo en equipo puede realizar la entrega de contenido de varios empleados y lograr una clara división del trabajo. La plataforma de producción de documentos de ayuda de Baklib le proporciona una manera eficiente de producir documentos de ayuda. Proporcione una variedad de complementos gratuitos y use una variedad de estilos de temas de forma gratuita.
- El contenido se puede editar en segundo plano en cualquier momento, se puede mostrar en la recepción y se puede cambiar en cualquier momento;
- Columnas de varios niveles , clasificación y visualización de problemas, utilizando una estructura de directorios en forma de árbol, a través del esquema del documento, puede generar automáticamente los puntos principales del documento;
- Al igual que en el cuadro de búsqueda de Baidu , puede encontrar el artículo correspondiente ingresando palabras clave, y las palabras clave en los resultados de búsqueda se resaltan;
- Use un editor similar a Word , admita Markdown, escriba y guarde contenido inmediatamente , admita copia de seguridad y exportación de datos;
- Los teléfonos móviles, las computadoras y las tabletas pueden escribir , y el contenido se puede compartir directamente en WeChat, DingTalk, QQ y otras plataformas, copiar directamente el enlace para compartir y se puede integrar en aplicaciones, productos y sitios web;
- Los derechos de acceso al sitio los puede configurar usted mismo, hay tres modos de acceso privado, público y con contraseña, puede elegir a voluntad. El modo se puede cambiar de acuerdo con diferentes contenidos, abierto a grupos designados;
- El nombre de dominio de segundo nivel gratuito es propicio para la optimización SEO y la promoción de la marca.
Resumir
La creación de una documentación de ayuda en línea eficaz requiere la consideración de muchos factores, incluida la determinación de la estructura de la documentación, el uso de un lenguaje sencillo, el suministro de directrices claras, el uso de diagramas y ejemplos, y la actualización y el mantenimiento de la documentación. Al seguir estas recomendaciones, puede crear un documento de ayuda fácil de entender y usar que ayuda a los clientes a resolver problemas rápidamente y aumenta su satisfacción.