Necesario: Microsoft ya no recomienda la creación y el uso de bases de datos web de Access 2010. Para obtener más información, consulte la hoja de ruta de la base de datos web de Access 2010.
Puede usar Access 2010 y Access Services (componentes de SharePoint) para crear aplicaciones de bases de datos web. Esto ayuda a:
Proteger y gestionar el acceso a los datos.
Comparta datos en toda la organización o por Internet.
Nota: Se requiere la cuenta de usuario para usar la base de datos web. El acceso anónimo no es compatible.
Cree aplicaciones de bases de datos que se puedan usar sin Access
Este artículo proporciona una descripción general del diseño de la base de datos web de Access. Para obtener una introducción al diseño de la base de datos de escritorio, consulte los dos artículos, Creación de una nueva base de datos de escritorio y Conceptos básicos de diseño de bases de datos
Resumen
Crear una base de datos web
Publicar y sincronizar cambios en la aplicación.
Access 2010 y Access Services (un componente opcional de SharePoint) le proporcionan una plataforma para crear bases de datos que se pueden usar en la Web. Puede usar Access 2010 y SharePoint para diseñar y publicar una base de datos web, y los usuarios con cuentas de SharePoint pueden usar la base de datos web en un navegador web.
Cuando publica una base de datos web, Access Services creará un sitio de SharePoint que contiene esta base de datos. Todos los objetos y datos de la base de datos se mueven a la lista de SharePoint en el sitio. El siguiente video describe este proceso.
Después de publicar, los visitantes de SharePoint pueden usar su base de datos en función de sus permisos en el sitio de SharePoint.
Control total Esto le permite cambiar los datos y el diseño.
Participar en esto le permite realizar cambios en los datos, pero no le permite realizar cambios en el diseño.
Leer Esto le permite leer datos, pero no puede realizar ningún cambio.
Puede abrir la base de datos web en Access, modificar el diseño y luego sincronizar los cambios, que en realidad es guardar los cambios en el sitio de SharePoint. El siguiente video describe el proceso de realizar cambios de diseño después de publicar una base de datos web.
También puede desconectar la base de datos web, usar la versión sin conexión y luego sincronizar los datos y los cambios de diseño una vez que esté en línea.
Nota: Para crear una base de datos web, debe tener permisos de control total en el sitio de SharePoint en el que se publica la base de datos. Para obtener más información sobre los permisos de SharePoint, consulte la sección "Ver también".
Los formularios e informes se ejecutan en el navegador
Los formularios, informes y la mayoría de las macros se ejecutan dentro del navegador. Esto permite que Access actualice los datos en la pantalla sin tener que restaurar toda la página.
Puede crear un formulario que ayude a los usuarios a navegar por su aplicación. Los nuevos controles (es decir, los controles de navegación) le permiten agregar fácilmente botones de navegación de estilo web estándar al formulario para lograr esto.
Nota: El panel de navegación (la función utilizada para explorar objetos en la base de datos en Access) no está disponible en un navegador web.
Los datos se almacenan en listas de SharePoint
Todas las tablas se convierten en listas de SharePoint, y todos los registros se convierten en elementos de la lista. Esto le permite usar permisos de SharePoint para controlar el acceso a las bases de datos web y aprovechar otras características de SharePoint.
Nota de seguridad: la cadena de conexión de la tabla de enlaces no está cifrada, incluida la información de usuario y contraseña, siempre que la información se guarde y el destino del enlace sea compatible con las cuentas de usuario. En una base de datos que tiene un enlace a una lista de SharePoint y el enlace incluye un nombre de usuario y contraseña, un usuario malintencionado puede usar credenciales guardadas para cambiar qué lista es el destino del enlace. Incluso si las credenciales no se guardan con una cadena de conexión, los usuarios malintencionados pueden modificar los permisos en el sitio de SharePoint con la ayuda de colaboradores que ya tienen permisos suficientes. Tenga cuidado al compartir una copia de una base de datos y la base de datos contiene enlaces a listas en bases de datos web publicadas.
Las consultas y las macros de datos se ejecutan en el servidor
Todo el procesamiento de SQL se realiza en el servidor. Esto ayuda a mejorar el rendimiento de la red al limitar el tráfico del conjunto de resultados.
Intranet o Internet
Puede publicar en su servidor de Intranet SharePoint, también puede publicar en Internet. Microsoft proporciona una solución de alojamiento de SharePoint para Internet.
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Esta sección presenta las principales características nuevas y proporciona los pasos para completar las tareas básicas de diseño necesarias para crear una base de datos web.
Antes de comenzar
Diferencias de diseño entre bases de datos web y de escritorio
Función de solo escritorio (sin función correspondiente de Servicios de acceso)
Considere usar plantillas
Comience con una base de datos web en blanco
Mesa web de diseño
Crear una nueva tabla web
Agregar campos de la biblioteca de campos
Agregue campos haciendo clic en la tabla de datos
Cambiar propiedades de campo
Agregar campos calculados
Establecer reglas de validación de datos
Establecer reglas de validación de campo y mensajes
Establecer reglas y mensajes de verificación de registros
Crear una relación entre dos tablas web
Cree un campo de búsqueda en la vista Tabla de datos
Modificar el campo de búsqueda en la vista "Tabla de datos"
Utilice macros de datos para mantener la integridad de los datos.
Crear una consulta web
Crear un formulario web
Crear un informe web
Cree un formulario de navegación y configúrelo como el formulario predeterminado que se muestra al inicio
A continuación se enumeran algunas tareas que deben realizarse antes de comenzar a diseñar una base de datos web. Además, debe comprender las diferencias de diseño entre las bases de datos web y las bases de datos de escritorio, especialmente para los desarrolladores de Access con experiencia.
Determine el propósito de la base de datos y desarrolle un plan claro para tomar decisiones informadas al hacer detalles de diseño.
Las tablas vinculadas no se pueden usar en la base de datos web para buscar y organizar la información requerida. Antes de publicar, debe importar todos los datos que desea usar, pero no desde la base de datos. Si tiene datos listos antes de comenzar a diseñar, puede evitar reajustar su diseño para enfrentar desafíos inesperados de datos.
Asegúrese de que el sitio de SharePoint que se utilizará para la publicación no tenga SharePoint, y no puede publicar ningún contenido. Si desea probar su diseño en el navegador en el momento del diseño (buena idea), primero debe publicarlo.
Planificación de la seguridad Utilice la seguridad de SharePoint para controlar el acceso a las bases de datos web. Planifique la seguridad con anticipación para que pueda incorporarse a su diseño.
Algunas funciones de la base de datos que están disponibles en las bases de datos de escritorio no están disponibles en los Servicios de Access. Sin embargo, muchos escenarios admitidos por ciertas características nuevas son los mismos que los admitidos por estas características de escritorio.
La siguiente tabla enumera las características de solo escritorio y las nuevas características que pueden ayudar a soportar el mismo escenario.
Esquema
Funciones solo de escritorio
Nuevas características
Diseñar objetos de bases de datos
Vista de diseño
Vista de tabla de datos mejorada; vista de diseño
Ver datos de resumen, como sumas, promedios y grupos
Función de grupo
Macros de datos; funciones de grupo en informes
Programacion de eventos
VBA
Macros y macros de datos; use macros inteligentes para diseñar nuevas experiencias
Navegar al objeto de la base de datos
Panel de navegación; panel de interruptores
Controles de navegación u otros elementos de formulario.
Importante: puede crear muchos objetos de cliente en la base de datos web, pero no puede usarlos en el navegador. Sin embargo, son parte de la base de datos web y se pueden usar en Access 2010 en el escritorio. Los usuarios pueden abrir la base de datos web en Access y usar objetos de cliente. Esta es una forma efectiva de compartir bases de datos y crea nuevas oportunidades para trabajar juntos a través de la Web. SharePoint maneja todos los problemas de concurrencia.
Nota: La lista a continuación no es exclusiva.
Consulta conjunta
Consulta de tabla cruzada
Controles superpuestos en el formulario
Relación de mesa
Establecer formato condicional
Diversas operaciones y expresiones macro
Al determinar qué debe hacer una aplicación, considere si la plantilla de la base de datos es útil. Las plantillas de base de datos son aplicaciones preconstruidas que se pueden usar tal cual o modificar para satisfacer sus necesidades específicas.
Puede ver las plantillas disponibles en la pestaña "Nuevo" en la vista Backstage. Para obtener más información sobre las plantillas incluidas con Access 2010, consulte el artículo Seleccionar y usar plantillas de Access.
En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.
La pestaña Archivo abre la vista Backstage, que es una parte nueva de la interfaz de Access, donde puede encontrar comandos que se aplican a toda la base de datos, por ejemplo, "Publicar en SharePoint".
En la vista Backstage, la pestaña Nueva contiene comandos para crear bases de datos.
1. En Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos web en blanco.
2. Marque el nombre de archivo sugerido en el cuadro Nombre de archivo y la ruta del archivo de la base de datos que se detalla a continuación. Puede cambiar el nombre del archivo escribiendo en el cuadro "Nombre del archivo".
3. Para cambiar la ruta, haga clic en el icono de la carpeta junto al cuadro "Nombre de archivo" y busque la ubicación del archivo de la base de datos.
4. Haga clic en Crear. Se abrirá una nueva base de datos web y se mostrará una nueva tabla vacía.
Use la vista Tabla de datos para diseñar tablas web.
Cuando cree por primera vez una base de datos web en blanco, Access creará una nueva tabla y la abrirá en la vista Hoja de datos. Puede usar comandos en la pestaña Campos y la pestaña Tablas para agregar campos, índices, reglas de validación y macros de datos. Las macros de datos son una nueva característica que le permite cambiar los datos en función de los eventos.
Después de editar y usar la nueva tabla, lo más probable es que desee crear más tablas.
Abra su base de datos web y haga lo siguiente:
En la pestaña Crear, en el grupo Tabla, haga clic en Tabla.
Cuando se crea la tabla por primera vez, contiene un campo: el campo ID de AutoNumber. Puede agregar nuevos campos para almacenar los elementos de información requeridos por el tema de la tabla. Por ejemplo, es posible que desee agregar un campo que almacene la fecha en que comenzó a rastrear cierto contenido.
Puede usar la biblioteca de campos para seleccionar entre múltiples campos en formatos preestablecidos y agregarlos a su tabla.
En la pestaña Campos, en el grupo Agregar y quitar, haga clic en el tipo de campo requerido.
Después de abrir la tabla, haga clic en "hacer clic para agregar" y seleccione el tipo de campo requerido.
Dé a este campo un nombre que refleje su contenido.
Consejo: Para cambiar el nombre de un campo existente, haga doble clic en el nombre del campo.
Repita este paso para cada campo que desee crear.
El formato y los atributos determinan el comportamiento del campo, por ejemplo, el tipo de datos que se pueden almacenar. Puede cambiar esta configuración para que el campo funcione como lo desee.
Seleccione el campo con el formato y los atributos para cambiar.
En la cinta, haga clic en la pestaña Campos.
Use los comandos en los grupos Formato y Propiedades para cambiar la configuración.
Puede agregar un campo para mostrar valores calculados a partir de otros datos en la misma tabla. Los datos en otras tablas no se pueden usar como fuente de datos calculados. El campo calculado no admite ciertas expresiones.
Después de abrir la tabla, haga clic en "haga clic para agregar".
Señale Campo calculado y luego haga clic en el tipo de datos requerido para el campo.
Se abrirá el "Generador de expresiones".
Use el Generador de expresiones para crear cálculos para campos. Recuerde que solo puede usar otros campos en la misma tabla que la fuente de datos para los cálculos. Para obtener más información acerca de la ayuda para usar el generador de expresiones, consulte el artículo Uso del generador de expresiones.
Puede usar expresiones para verificar la entrada de la mayoría de los campos. También puede usar expresiones para validar la entrada de la tabla. Esta característica es útil si necesita validar la entrada para campos que no admiten la validación, o si desea validar la entrada de campo en función de los valores de otros campos en la tabla. Para obtener una descripción más completa de la verificación, consulte el artículo Restringir la entrada de datos mediante reglas de validación.
También puede especificar el mensaje (también llamado mensaje de verificación) que se muestra cuando la regla de validación bloquea la entrada.
Seleccione el campo para agregar la regla de validación.
En la cinta, haga clic en la pestaña Campos.
En el grupo Validación de campo, haga clic en Validación y luego en Reglas de validación de campo.
Se abrirá el "Generador de expresiones".
Use el generador de expresiones para crear reglas de validación. Para obtener más información acerca de la ayuda para usar el generador de expresiones, consulte el artículo Uso del generador de expresiones.
En el grupo Validación de campo, haga clic en Validación y luego en Mensaje de validación de campo.
Escriba el mensaje que desea que se muestre cuando los datos de entrada no sean válidos y luego haga clic en Aceptar.
Puede usar reglas de verificación de registros para evitar registros duplicados, o puede exigir que los registros cumplan una determinada combinación de condiciones, por ejemplo, [Fecha de inicio] es mayor que el 1 de enero de 2010 y menor que [Fecha de finalización]
Abra la tabla donde desea agregar una regla de verificación.
En la cinta, haga clic en la pestaña Campos.
En el grupo Validación de campo, haga clic en Validación y luego haga clic en Grabar regla de validación.
Se abrirá el "Generador de expresiones".
Use el generador de expresiones para crear reglas de validación. Para obtener más información acerca de la ayuda para usar el generador de expresiones, consulte el artículo Uso del generador de expresiones.
En el grupo Verificación de campo, haga clic en Verificación y luego en Grabar mensaje de verificación.
Escriba el mensaje que desea que se muestre cuando los datos de entrada no sean válidos y luego haga clic en Aceptar.
Para crear una relación en una base de datos web, puede usar el Asistente de búsqueda para crear un campo de búsqueda. El campo de búsqueda va a la tabla en el extremo "muchos" de la relación y apunta a la tabla en el extremo "uno" de la relación.
Abra la tabla que desea colocar en el "muchos" final de esta relación.
Haga clic en la flecha al lado de "Haga clic para agregar" y luego haga clic en "Referencias y relaciones".
Siga los pasos del asistente de búsqueda para crear un campo de búsqueda.
Abra la tabla que contiene el campo de búsqueda que desea modificar.
Realice una de las siguientes acciones:
En la pestaña Campos, en el grupo Propiedades, haga clic en Modificar búsqueda.
Haga clic con el botón derecho en el campo de búsqueda y luego haga clic en Modificar búsqueda.
Siga los pasos del Asistente de revisión.
Use macros de datos para lograr actualizaciones y eliminaciones en cascada. Puede usar los comandos en la pestaña Tabla para crear macros incrustadas que modifiquen los datos. El siguiente video muestra los conceptos básicos.
Para obtener más información sobre la creación de macros de datos, consulte el artículo Creación de macros de datos.
Puede usar consultas como fuentes de datos para formularios e informes. Las consultas se ejecutan en el servidor para ayudar a minimizar el tráfico de red.
Por ejemplo, suponga que usa una base de datos web para rastrear donaciones de caridad. Desea ver quién donó dinero mientras se realiza el evento. Puede usar consultas para seleccionar datos y preparar los datos para su uso en formularios e informes.
Nota: Este proceso utiliza una plantilla de recaudación de fondos de caridad como ejemplo. Si utiliza la plantilla de base de datos de recaudación de fondos de caridad para crear una nueva base de datos, puede seguir este proceso.
En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en cada tabla que desee incluir y luego haga clic en Cerrar.
En este ejemplo, haga doble clic en Constituyentes, Donaciones, Eventos y Asistentes de eventos.
En la ventana de diseño de la consulta, arrastre los campos de un objeto a otro y cree las uniones requeridas de esta manera.
En este ejemplo, arrastre el campo ID en Constantes al campo DonorConstituentID en Donations, y luego arrastre el campo DonorConstituentID de Donations al ConstantID de EventAttendees.
Agregue los campos para usar. Puede arrastrar el campo a la cuadrícula o hacer doble clic en el campo para agregarlo.
En este ejemplo, agregue Eventos en la tabla Eventos, DonationDate en la tabla Donaciones y Saludo, Nombre y Apellido en la tabla Constantes.
Agregue las condiciones que se aplicarán.
En este ejemplo, desea limitar DonationDate entre StartDate y EndDate activos. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila "Condición" en DonationDate, escriba> = [StartDate] y <= [EndDate].
Los formularios son la forma principal de ingresar y editar datos en una base de datos web, y también son útiles para revisar datos. El formulario se ejecuta en el navegador, lo que ayuda a optimizar el rendimiento. Cuando se abre el formulario, el navegador recuperará los datos necesarios del servidor de SharePoint. Puede filtrar y ordenar los datos en el formulario sin tener que recuperar los datos del servidor nuevamente.
Consejo: para lograr el mejor rendimiento, limite el número de registros recuperados del formulario principal y el informe.
Seleccione la tabla o consulta para usar como fuente de datos.
Nota: Si desea crear un formulario independiente, omita este paso.
En la pestaña Crear, en el grupo Formulario, haga clic en uno de los siguientes botones:
El formulario utiliza un objeto seleccionado como fuente de datos para crear un formulario simple que muestra un registro a la vez.
Nota: Si está creando un formulario independiente, este botón no está disponible.
Varios proyectos usan objetos seleccionados como fuentes de datos para crear formularios que muestran múltiples registros a la vez.
Nota: Si está creando un formulario independiente, este botón no está disponible.
Un formulario en blanco crea un formulario sin contenido.
Una tabla de datos utiliza objetos seleccionados como fuente de datos para crear un formulario que se ve y se comporta de manera similar a una tabla de datos.
Nota: Si está creando un formulario independiente, este botón no está disponible.
Los informes son la forma principal de revisar o imprimir los datos en la base de datos web. El informe se ejecuta en el navegador, lo que ayuda a optimizar el rendimiento. Al abrir el informe, el navegador recuperará los datos necesarios del servidor de SharePoint. Puede filtrar y ordenar los datos en el informe sin tener que recuperar los datos del servidor nuevamente.
Consejo: para lograr el mejor rendimiento, limite el número de registros recuperados del formulario principal y el informe.
Seleccione la tabla o consulta para usar como fuente de datos.
En la pestaña Crear, en el grupo Informe, haga clic en uno de los siguientes botones:
El informe utiliza el objeto seleccionado como fuente de datos para crear un informe básico.
Un informe vacío crea un informe sin ningún contenido.
Los usuarios necesitan una forma de navegar por su aplicación. ¿Recuerdas? El panel de navegación no está disponible en un navegador web. Para que los usuarios utilicen los objetos de su base de datos, debe proporcionarles un método. Puede crear un formulario de navegación y especificar que este formulario de navegación se muestre cuando otros abran su aplicación a través de un navegador web. Sin embargo, si no especifica un formulario que se mostrará cuando se inicie la aplicación, no se abrirá ningún formulario y será muy difícil para cualquiera usar la aplicación.
Sugerencia: es posible que deba esperar hasta el final para crear un formulario de navegación, de modo que pueda agregarle todos los objetos al crear este formulario.
En la cinta, haga clic en la pestaña Crear.
En el grupo Formulario, haga clic en Navegación y luego seleccione el diseño de navegación de la lista.
Para agregar un elemento, arrástrelo desde el panel de navegación al control de navegación.
Nota: Solo puede agregar formularios e informes al control de navegación.
Agregue cualquier otro control que desee al cuerpo del panel de navegación. Por ejemplo, es posible que deba proporcionar la funcionalidad de búsqueda en todos los paneles agregando algunos controles al panel de navegación.
En la pestaña Archivo, en Ayuda, haga clic en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de acceso, haga clic en Base de datos actual.
En Opciones de aplicación, haga clic en Formulario de visualización web y luego seleccione el formulario requerido de la lista.
Nota: No es necesario seleccionar el formulario de navegación como formulario de visualización web. Puede especificar cualquier formulario web.
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Puede ver un video de este proceso en la sección "Descripción general".
En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y publicar, y luego haga clic en Publicar en Servicios de acceso.
Haga clic en Ejecutar verificador de compatibilidad.
El verificador de compatibilidad lo ayudará a asegurarse de que la base de datos se publique correctamente. Si encuentra algún problema, debe resolverlo antes de publicarlo.
Nota: Si se encuentran problemas, Access almacena los problemas en una tabla llamada "Problemas de compatibilidad web". Cada fila de la tabla contiene enlaces a información de solución de problemas.
En "Publicar para acceder a los servicios", complete lo siguiente:
En el cuadro URL del servidor, escriba la URL del servidor de SharePoint donde desea publicar la base de datos. Por ejemplo, http: // Contoso /.
En el cuadro Nombre del sitio web, escriba el nombre de la base de datos web. Este nombre se agregará a la URL del servidor para generar la URL de la aplicación. Por ejemplo, si la "URL del servidor" es http: // Contoso / y el "Nombre del sitio" es CustomerService, la URL es http: // contoso / customerservice.
Haga clic en Publicar para acceder a los servicios.
Después de completar los cambios de diseño o desconectar la base de datos, eventualmente necesita sincronizar. La sincronización puede marcar la diferencia entre el archivo de la base de datos en la computadora y el archivo de la base de datos en el sitio de SharePoint.
Puede ver un video de este proceso en la sección "Descripción general".
Abra la base de datos web en Access y realice cambios de diseño.
Cuando termine, haga clic en la pestaña "Archivo" y luego en "Sincronizar todo".
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