互联网软件公司一般规模比较大，即使是小型的也有自己专门的团队，就目前来看大多数互联网软件企业在文件管理方面并没有互联网化，没有文件管理概念或采用落后的文件管理系统。由于互联网软件的行业特性，人才流动频繁，产品迭代计划、产品设计稿源文件、技术知识等核心数据散落在员工电脑或者硬盘里，研发人员的离职，硬盘的损坏，无形之中就会造成企业重要数字资产流失，影响企业的持续高速发展。
企业大量重要文件列如产品设计稿源文件、产品需求、技术知识、软件更新迭代、市场活动、培训资料等，这些专业文件大多是散落存储在电脑、移动硬盘或者u盘上，没有一个统一的存储平台，一旦设备损坏或丢失，员工离职，无形之中就会造成企业重要数字资产流失，同时，因为不能很好的集中管理企业文件，导致查找文件的时候显得非常麻烦，降低工作效率。
在原有的办公模式下，部门之间存在交流信息差，彼此共享信息不及时，除了内部的信息共享外，前期与客户的沟通确认反馈往往也缺乏顺畅的信息共享机制，工作过程中存在大量的文件协作、消息传递，普遍采用微信QQ、邮件的方式来共享，容易导致文件不能实时获取，版本不同步，信息错漏等问题。
互联网软件行业的项目往往多线并行甚至交叉进行，项目协作中的设计文档、产品文档、技术文档、需求文档、产品设计稿等需要多部门协同完成和及时同步，通过微信QQ、邮箱等传统方式频繁传送无法做到及时同步最新消息，而且容易造成版本混乱，协同办公效率低。
企业云盘的存在就是为了实现企业文件的集中存储和备份，按照企业组织架构建立文件管理框架，把重要文件备份到相应的文件夹内，并给相关人员设置对应的权限，实现企业文件集中管理和知识沉淀，使数据价值最大化，以便企业更好地应对大数据时代的挑战，为用户数据进行加密存储，且数据分布在不同的存储平台，防止数据丢失或被窃用造成用户数据资产损失。
在企业云盘上为各分支机构建立文件共享空间，共享文件夹内的成员可根据需求自主访问并获取所需要的资料，通过共享文件夹对文件进行一键分享建立快速信息共享方式，公司最新动作实施同步给各相关部门，确保团队信息高度一致，遍布全国的外派员工可以随时获取最新产品信息，再加上还有灵活的多层级权限设置可以保证共享文件的安全性。
建立以相关项目名称命名的协作文件夹，邀请项目相关人员加入并分配相关的权限，项目组的成员都可以实时查看同步项目资料，并且可对文件进行评论回复，多级的权限设置既保障方案的安全不泄露，又能响应各自的意见和想法，同时解决了文件传输烦恼的问题。